待辦計劃表首先應該簡單明了，使你在百忙中隨意瞄幾眼，馬上明白需要做什麼事。在待辦計劃表中，注意以下這些項目應該簡單明了。
依賴記憶
在睡覺之前想想第二天的工作是個很好的辦法。在確定所有的工作後，人就可以安穩入睡，不會滿腦子胡思亂想。
利用記憶記住你的工作之後，你的腦子就會想盡一切辦法去解決。有時候當我們的問題存在於腦海中時，睡夢中會突然跳出一個理想的解決辦法，也就是人們所說的有所思就有所夢。當我們真正地利用了我們的潛意識來解決問題時，我們就會發現，它的作用是驚人的，不可思議的。
有人曾做過這樣一個實驗：
在一隻鐵盆中放一隻青蛙，盆子的深度略大於青蛙跳起的高度，這樣青蛙就跑不出來了。然後把青蛙拿出來，給盆子加熱，當溫度相當高時，把青蛙放進去，結果青蛙一下子就跳出來了。如果換一個方式，先把青蛙放入鐵盆再慢慢加熱，青蛙就會被燙死。
這個實驗表明，青蛙在突臨變故時，能調動身體所蘊涵的潛能，一下子就從盆中跳出來，脫離危險。
人也一樣，有了計劃，潛意識就要完成它，而記憶會不斷提醒你去完成這件事情。人腦就像一個平行處理器，許多工作在腦中可以同時處理，你一旦記下了一定的事物，就會把它轉移到潛意識中，不知不覺地開拓研究如何解決它的辦法。
適時檢查計劃表
有了計劃表，是否嚴格地執行了，還需要適當地檢查。晚上睡覺前，再翻一翻你前一天的計劃表，看一看你執行的情況和進度，會有助於你下一天工作的安排和完成。
學過英語的人都知道，英語中的單詞是很難記憶的，那麼，需要記憶的英語單詞一共有多少呢？如果你製定一個計劃表，每天完成10個單詞的記憶任務，定時檢查，督促保證完成，那麼一年過去，你就可以掌握3 650個單詞，兩年之後，你所記的單詞已足夠你日常生活中的對話、寫作和運用了。一天記10個單詞並不難，難的就在於一絲不苟地堅持下去。因此，光有計劃表是不行的，還需要適時檢查，督促計劃表的按時完成。
限製計劃數目
每個人的精力是有限的，運用有限的精力去做無窮無盡的事，是不可能的，人在超極限勞動的情況下，很容易導致意想不到的損害。因此，限製一天中的計劃數目，進行科學的調整，使人處於一個協調的工作環境之中，既可完成工作任務，又不影響身體的健康。
按小時計酬的人比按月領薪水的人更能感覺到時間的價值。
因此，為了管理時間，你要認為自己是按小時獲酬的人，不論你是不是如此。要找出你每小時究竟可以得到多少酬勞，請把你一年的薪水除以1000，再除以2，那差不多就可以計算出來了。
你要為你的一天和一周定出計劃，否則你就隻有按照碰巧落在你桌上的東西，去分配你的時間，也就是完全由別人的行動來決定你辦事的優先次序。你將會發現，你犯了隻是應付問題，而不是抓住機會的嚴重錯誤。
為你的一天定出一個概略的工作計劃時間表，尤其要特別重視你要完成的兩三項主要工作。其中一項應該是使你更接近你一生目標之一的重要工作。在星期四或是星期五，照著這個辦法為下個星期做同樣的計劃。
請記住——
研究證實了一項常識：用更多的時間為一項工作做事前計劃，做這項工作所用的總時間就會減少。不要讓今天繁忙的工作把你的計劃時間從你的工作時間表中擠出去。
你應該每天保持兩種工作表——最好在同一張紙上。
在紙的一邊（或在你的記事本上麵）列出在某幾個特定時間裏要做的事情，如會議和約會。在紙的另一邊列出你“待做”的事項——你把想到要在今天完成的每一件事情盡量地列出來。然後審視一番，排定優先次序的編號。表上最有價值的事項可能是標上1號或2號的事項，因此，你要排出一段特定的時間來辦理這兩件事。計劃在時間允許時，再按優先次序做其他的工作。不要為次要的工作排出特定的時間；你需要保持足夠的彈性處理突來的幹擾。否則就會因計劃不能實現而感到泄氣。
“待做事項表”有一項很大的缺點，是我們通常根據事情的緊急性來編訂。它包括需要立刻加以注意的事項，其中有些事項重要，有些並不重要。它通常不包括重要卻不緊急的事項，諸如你要完成但沒有人催促你的長遠計劃和重要的事項。
因此，在列出每天“待做事項表”時，你一定要事先花一些時間來審閱你的“目標表”，看看你現在所做的事情，是不是真正可以使你更接近目標。
在一天結束的時候，你很可能沒有做完“待做事項表”上麵的事項，但是你不要因此而煩心。如果你已經按照優先次序做了，就已經完成了重要的事情，而這正是時間管理所要求的。