目前，有些參建方尤其是非開發商企業，由於第一次辦理竣工驗收備案手續，對建設工程竣工驗收備案的流程不清楚，有些備案材料的填寫內容也不規範，不符合要求，既降低了備案工作效率，也為企業帶來了不便。針對這種情況，我們將備案所要審查的文件內容及辦理各文件涉及的相關部門的地址、聯係方式印製成《備案須知》，在相關辦事單位前來谘詢或報備案之初即發放到手，讓相關辦事單位對備案流程一目了然。另外，我們將需要申報的表格電子版上傳到網上，讓大家自由下載，並且在每張表格後，都附上填表說明，逐步規範申報材料的填寫內容。通過這些方式，更好地為相關辦事單位服務，並提高了工作效率。
4）加強對新文件的學習，以更好地貫徹國家的新文件、新精神
2009年10月19日住房和城鄉建設部關於修改《房屋建築工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》的決定的第2號令實施。其中第五條第一款刪去第（三）項中的“公安消防”，增加一項“（四）法律規定應有公安消防部門出具的對大型的人員密集場所和其他特殊建設工程驗收合格的證明文件”。這一條款的修訂，是根據2009年5月1日新修訂的《中華人民共和國消防法》而增刪的。修訂後消防法規定公安機關消防機構對國務院公安部門規定的大型的人員密集場所和其他特殊建設工程，實行消防設計審核和消防驗收製度，對其他建設工程的消防設計和竣工驗收實行備案抽查製度。
另外，修訂後的《房屋建築和市政基礎設施工程竣工驗收管理辦法》第五條將原建設部第78號令中的“商品住宅還應當提交《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》”改為“住宅工程還應當提交《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》”。這就進一步加強了對棚戶區改造及回遷房等住宅工程的質量監督管理。
2009年2月12日，市建委下發關於印發《長春市建設工程招標控製價和竣工結算監督管理辦法》的通知，要求工程完工後，發承包雙方應在合同約定的時間內辦理竣工結算。對未辦理竣工結算備案的工程項目，有關部門不予辦理竣工驗收備案手續，且該工程不得交付使用。
2010年4月16日，市建委下發關於印發《吉林省建設工程質量保證金管理暫行辦法》的通知，要求房屋建築工程發包方應在竣工備案前將工程質量保證金繳納到第三方金融機構專項賬號，保證金由第三方金融機構托管，並簽訂《建設工程質量保證金托管協議書》。
2011年1月1日，新的《吉林省建築工程資料管理標準》也開始實施了。
可見，政府對建築工程的管理政策也在隨著社會的發展現狀而在不斷地調整。因此，在竣工驗收備案工作中，學習是永遠不變的信條。尤其要加強對新文件的學習，以更好地貫徹新文件、新精神，真正在備案工作中做到與時俱進。
5）加強各部門聯動，合力促進建築市場健康發展
竣工驗收備案管理部門，可以說是建築工程整個流程的出口。一個工程直至竣工驗收備案辦理完畢，才可以說是整個建設過程的結束。因此，竣工驗收備案管理部門與其他各個建設行政管理部門之間的聯動機製尤為重要。