從檔案保護的角度看檔案的原始記錄性
圖書與檔案
作者：吳旭靜
[摘 要]本文在劉東斌先生等文件是檔案的複製件觀點的基礎上，從檔案形成的條件不可複製、檔案信息與檔案載體不可分割、檔案信息不可變更三個方麵，對檔案的原始記錄性，進行了深入的研究。
[關鍵詞]檔案；文件；記錄；管理
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）35-0216-01
前一段《檔案管理》有過檔案與文件關係的辯論，有人認為檔案形成在前，文件是檔案的複製件，此論調似乎占據了上風。持此論者，以劉東斌先生為代表，曾多次撰文見諸《檔案管理》。但筆者認為這個觀點值得商榷。
劉東斌先生的邏輯推理：一、檔案的本質屬性是原始記錄性。二、“如果按照事物的一般規律，形成在前的，最初的第一手材料才具備原始記錄性，那麼文件形成在前，就應該具備原始記錄性，而檔案轉化在就不應該具備原始記錄性，或者繼承了文件的原始記錄性，但這樣原始記錄性又不為檔案獨有，文件和檔案也無法區別了。”於是，就得出了“嚴格意義上的檔案實質上都是文件的定稿，文件定稿不等於文件，文件隻是根據文件定稿印製的複製件，即文件是檔案的複製件”的結論。[1]
上述推論是以文書檔案為例，得出這種結論看似能夠自圓其說，其實存在很大的牽強成份，跡近文字遊戲。一是人為割裂了文件的形成過程。文件的出台要經過嚴格的程序，中央辦公廳中辦發[1996]14號文印發的《中國共產黨機關公文處理條例》和國務院國發[2000]]23號發布的《國家行政機關公文處理辦法》對公文的處理進行了規範。大體上說發文要通過草擬、校核、簽發、印製、用印等多個環節，經過本機關領導審批簽發的稿本，稱為定稿，可見定稿隻是公文形成過程中的一個中間環節，與其它環節一樣，成為公文形成過程中不可缺少的一部分。二是存在目的先行的嫌疑。按照劉東斌先生的觀點，文件是根據檔案（定稿）複製的，我們是不是可以這樣理解，公文製發機關先帶著目的性去做一個檔案，然後再去製發文件，這顯然與實事不符。
放在載體豐富的檔案領域裏看，這種觀點也是站不住腳的。在以紙張為載體的檔案出現之前，中國就曾有過其它載體形式的檔案，比如甲骨檔案、金石檔案等。甲骨檔案是中國古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。主要產生於商代後期 （約公元前14～前11世紀） 的占卜活動中。是現存最早的中國古代檔案。占卜活動是中國上古盛行的一種習俗。至殷商時期，商王朝的一切大小事件，諸如祭祀、征伐、年成、天時以及商王的遊獵、疾病、生育、禍福等，都要通過商王或史官，用龜甲或獸骨卜問於上帝鬼神和先王先公，有的要卜問多次，以求得保佑與賜福。甲骨檔案是占卜活動中直接形成的，不存在複製被複製的情形。青銅檔案是被鑄在青銅器的文獻，它真是被“複製”的，因為在它形成之前，有一個“範”，通常是陶的或泥的。按照劉東斌先生的說法，這個“範”才最具原始記錄性，應該為檔案的，但它在青銅器澆鑄完成之後被打碎了。那當時的人們為什麼要打碎“檔案”而保留一個“複製件”呢？可見這種觀點並不能涵蓋檔案載體的全部。
造成這種觀點的原因，筆者認為是誤解了檔案的原始記錄性，不應該把形成的先與後作為衡量原始記錄性的標準。
筆者仍然堅持傳統的觀點，即檔案是由文件轉化來的，“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件可能是“明天”的檔案。
如何理解檔案的原始記錄性？筆者試從從檔案保護的角度談一點看法。按照檔案保護學，檔案實際是檔案信息通過某種方式與檔案載體的結合。青銅檔案是把檔案信息澆鑄在青銅禮器之上；竹木檔案是把檔案信息刻在或烙在竹片或木片上；現今的文書檔案是把檔案信息印製或書寫在紙張之上。從此入手，大致可以厘清檔案的原始記錄性。檔案的原始記錄性應該從以下幾方麵把握。
一、檔案形成的條件不可複製。有一個哲學名題：人不可能第二次踏入同一條河，說的就是這個道理。檔案是人類活動的真實記錄，因為人類的社會活動不能複製，所以檔案也不可能被“複製”。在收藏界，有一個詞叫“高仿”，指的是根據原物的形狀、材質仿製出的贗品，盡管與原件高度一致，但假的終究是假的。在現在條件下，完全可以通過一些手段來製造與檔案原件高度一致的“複製件”，但這能稱為“檔案”嗎？這隻能反映製造假檔案的活動，是製造假檔案的真實記錄。