（二）高職院校應該注重對檔案管理軟件的開發和使用
高職院校信息化檔案建設的重點在於實現標準化的教學歸檔工作。因高職院校大部分是原來的中專學校合並升格而成，學校的教學行政管理部分和各係的分散分級管理，從領導到員工，檔案意識淡薄。教學檔案如何高效的歸檔一直是高職院校信息化檔案建設的一個難點，檔案管理人員對此頭疼不已，因為教學檔案的信息量非常大，而且信息內容複雜，沒有對信息歸檔的統一標準，檔案管理人員要在很短的周期內完成工作量很大的信息歸檔工作。檔案管理軟件可以為高職院校的檔案信息化建設提供有力的平台，實現對教學的輔助管理，教學軟件和數據庫的應用可以使得電子數據和材料變得標準化，為標準化的信息化檔案建設提供了良好的基礎。高職院校要徹底地實現信息化檔案建設，就必須重視對教學管理軟件的提升，實現文檔一體化管理，將檔案管理工作從文檔管理真正提升到檔案管理層麵。這需要高職院校的教學管理部門要轉變思想，意識到紙質檔案管理模式的落後性，將觀念轉變到檔案信息化的要求上來，教學管理人員要意識到檔案管理工作前期的努力是為了後期的便利。當學校和教師習慣了網絡排課之後，他們便不再習慣於也不再樂意手工排課，這就是信息化檔案建設的優勢。高職院校在日常的工作要注重檔案信息標準化平台的搭建，將沒一項工作都形成標準的數據庫。
（三）高職院校要實現檔案信息化建設的集成化管理
集成化管理是指一種調動各相關部門力量的管理方法，它使得各單位各部門都朝著一個方向努力，實現資源的高效整合，提升了管理的效率。高職院校信息化建設如果能夠實現集成化管理，那麼各個教學部門之間能夠形成相互協調的工作關係，使得檔案信息化建設變得有效率，集成化管理是檔案信息化建設的必由之路。高職院校可以在市場上購買教學管理集成係統，值得注意的是購買的集成係統往往和高職院校的教學管理係統存在不兼容之處，高職院校需要在不改變自身教學模式的基礎上，將自身的集成化管理需求和購買的集成係統之間實現磨合，實現信息化管理和集成化管理的有機結合。
總而言之，高職院校的檔案信息化建設是一項複雜而又艱巨的工程，其建設需要高職院校領導的高度重視，在人力、技術和資金上加大投入，使得信息化檔案建設正式成為其工作目標。信息化檔案建設建成之後，高職院校要對其進行持續監督，運用信息化檔案對各個院部進行工作質量考核。將教學檔案在網絡上實現發布、傳遞和共享，為高職院校的教學管理工作和檔案管理工作更好地服務。
參考文獻
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