會計信息化下的會計檔案
會計信息化
作者：馮迎春 李傳雙 盧婷
摘要：會計檔案是會計基礎工作的重要組成部分，也是會計信息的主要來源和結果，會計檔案信息化是會計信息化的重要內容。本文主要介紹了社會信息化給會計檔案帶來的新變化，通過分析目前會計檔案信息化中所存在的不足，提出進一步完善會計檔案信息化的相應對策。
關鍵詞：會計信息化 電子會計檔案 會計檔案信息化
《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》第五條中將會計檔案定義為：“會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經濟業務過程中形成或接收的，具有保存價值並歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件”，同時明確了會計檔案的內容：包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。
一、社會信息化下會計檔案的新變化
（一）電子檔案和電子安全相關法律、法規的出台和完善，使應用電子會計檔案具備前提。近幾年來，與信息和網絡技術相關的法律法規不斷出台。全國人大常委會於2004年8月通過了《電子簽名法》，在第十四條中明確規定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，使電子檔案在法律上得到肯定；中共中央辦公廳、國務院辦公廳在2009年發布的《電子文件管理暫行辦法》中明確了電子文件和電子檔案的概念及相關管理規定；國家檔案局2012年4月發布了《電子檔案管理基本術語》，統一了檔案管理中相關術語的定義和內容，並在2012年8月出台《電子檔案移交與接收辦法》，規範了電子檔案移交與接收工作，明確電子檔案載體的標注內容和存儲結構。上述文件的出台，保證了電子會計檔案的法律有效性，使電子會計檔案具備了實際可操作性。
（二）XBRL下的財務報告成為會計檔案新的內容。可擴展商業報告語言（XBRL）的主要作用是解決各種商業信息在不同軟件、平台之間的共享和交換。我國在2009年和2010年先後出台了《關於全麵推進我國會計信息化工作的指導意見》、《企業會計準則通用分類標準》、《可擴展商業報告語言（XBRL）技術規範係列國家標準》和《關於實施企業會計準則通用分類標準的通知》，這一係列文件和標準的發布是我國會計發展史上的重大裏程碑，標誌著我國進入了以XBRL應用為標誌的會計信息化時代。目前XBRL在會計中主要應用於財務報告數據的存儲、傳遞和再利用，而財務報告是會計檔案的重要組成部分，因此XBRL下的財務報告是會計檔案重要的組成部分。
（三）電子商務、電子發票、網絡銀行的發展，使原始憑證以電子數據形式存在。作為會計檔案重要組成部分的原始憑證是經濟業務發生或完成的證明，傳統原始憑證都是以書麵和紙質的形式存在。隨著電子商務、電子發票、網絡銀行、網絡納稅的應用，諸如發票、銀行回單、繳稅單等的外來原始憑證在經濟業務發生時將以電子數據存在；而隨著單位內部管理信息化的實現，作為單位內部經濟業務證明的自製原始憑證，其在第一時間的存在形式也是電子數據。因此，隨著信息化的不斷深入，越來越多的經濟業務證明不再以紙質形式產生，而是以電子數據方式出現，原始憑證存在形態的變化，必然導致會計檔案產生相應變革。
（四）會計檔案的信息源作用越來越受到重視。會計職能由傳統財務會計向現代管理會計轉變，是會計信息化的重要目標。在這一轉變過程中，由財務會計係統加工處理形成的記賬憑證、會計賬簿和財務報告中所包含的固化信息，已經很難滿足企業內部管理者的信息需求。會計人員更加注重會計檔案的信息源作用，更多利用各種數據處理工具，對會計檔案中的電子數據進行二次數據處理，來滿足企業科學管理對經濟信息的精細需求。