鑒於多數管理者造成的直接和間接成本，改善公司效率的方法之一，就是從高層開始精簡機構。2010年加州大學伯克利分校麵臨著巨大財政壓力：由於不斷增加的赤字，州議會削減了加州大學伯克利分校1.5億美元預算。為了維護學校在教學、研究和錄取上的卓越聲譽，必須保障相應資金不受影響，校管理方決定尋找辦法，精簡結構節約開支。
同年夏天，時任該校校長的羅伯特·柏吉諾（Robert Birgeneau）發起“卓越運營”（Operational Excellence）項目。該項目目的是大幅提高學校所屬14所學院和100多個係在人力資源、財政、IT以及行政管理等方麵的效率。通過職能標準化和精簡工作，以及在這些單位之間分擔管理工作，該項目撤掉了數百個管理閑職，為學校節約大量時間。重組和精簡機構每年給學校節省1.2億美元，現在學校運用更少資源，完成更多工作。
5、時間投入需要授權。
就組織會議人員資格問題，很多公司設限頗多。但關於會議時間、與會人員、哪些人必須出席等具體細節，往往留給較低職位員工決定，結果是：在不經嚴格審查情況下，開支高昂的會議被安排下來。
例如，最近一家大型製造業企業高管發現，中層管理者定期安排90分鍾例會，每年開銷超過1500萬美元。當被問及：“誰負責批準該會議”時，管理者們麵麵相覷：“沒人負責”。“湯姆的助理定下了時間，然後團隊就來開會了”。也就是說，一位初級副總裁的行政助理沒經上級批準就通過了一項年開支1500萬美元的活動。如此問題不可能發生在資金預算管理部門。
相比之下，我們合作的另一家製造業企業管理層僅運用簡單兩步，就有效控製住低效會議時間。首先，他們將會議規定時間從1小時減到半小時。其次，管理層規定，將與會人數降低至7人及以下。任何超過90分鍾會議或與會人數超過7人會議，都要經過會議發起人的上級的上級（兩級以上領導）批準。這一舉措大幅節省公司公共時間預算，相當於200名全職員工在6個月內的工作時間。
6、統一決策過程中的各個標準。
很多公司決策權和決策過程十分模糊，所以公司不得不花更多時間處理邊邊角角的外部事物，而不能直接聚焦在決策和執行上。如此情況，以公司整體為基礎建立決策機製，能夠極大提高效率，並節約用於其他方麵的時間。
澳大利亞最大獨立油氣公司伍德賽德（Woodside）就是例證。該公司多年來一直采用矩陣式結構經營，目的是促進各部門間更好合作，但決策權和問責製度模糊不清。因此，花在協調各職能和業務單元之間的時間急劇增多，成本隨之增加。2012年，伍德賽德管理層製定一係列運營規則，清晰地說明業務單元、職能和企業中心各項職責、權利和問責製度。為確保公司高層充分理解新規則及其對他們部門的影響，公司還啟動一個涵蓋範圍甚廣的培訓項目，培養一小批帶頭人，幫助公司上下清楚決策過程中的障礙，加快決策速度。
這一係列變革帶來深遠影響。伍德賽德明確重大決策責任人，精簡決策流程，從而節省大量時間。其中大部分時間用於改善執行和發現新增長機會。
7、公司上下製定用時規範。
公司取消所有會議並不現實，因為促進合作和作出重大決定都需要開會研究。通過製定幾條簡單規定，許多公司就能大幅度提高會議質量。
議程目標明確。英特爾召開的所有會議都目的明確，比如通知A事項，討論B事項和決定C事項。會議過程也和會議目標一樣簡明扼要，與會者專注於完成具體目標
提前準備。在福特，所有周商業計劃回顧都必須提前發出，讓與會者能在會議前查閱。這一舉措大大減少BRP會上分享信息時間。
按時開始。時長一小時會議如果晚5分鍾開始，就會浪費8%的會議時間。但很多管理團隊在任何其他職責領域都不會允許8%的浪費發生。
盡早結束，尤其是在會議無法得出明確結果的情況下。當蘋果公司一次會議效率開始下降，或與會者準備不充分時，喬布斯馬上“緊急叫停”。有人這樣做唐突無禮，但當會議不太可能得出理想結果時，該做法有效製止了時間和金錢浪費。
8、通過反饋管理公司“負擔”。
人們都知道，如果沒有衡量標準，管理也就無從談起。但很少有公司能按時跟蹤那些影響員工生產率的關鍵變數，比如會議時間、會議缺席情況、電子郵箱容量等等。如果對這些變數不加監督，就很難對其進行管理，甚至很難弄清公司生產率存在問題的嚴重程度。如果沒有衡量生產率的參考基準，就不可能製定改善目標。
很多高管已經開始審視他們花在不同方麵和不同問題上的時間。希捷、波音等公司正在嚐試給予高管反饋，衡量他們在會議、電子郵件、即時消息等方麵給公司造成的“負擔”。希捷一些高層參與了類似項目，他們定期收到量化其個人造成負擔的報告，以及其他與他們同級同職能高管平均造成的負擔。這些對比信息，加上來自上級的指導，鼓勵他們改善自己言行。
時間是公司最稀缺資源，但多數時間並沒有得到高效合理利用。再多的錢都買不到25小時的一天，也換不回因低效會議而浪費的1小時。若想讓你的員工達到最高工作效率，必須珍視他們時間，製定規章合理分配時間愛，並投入精力盡可能為公司創造最大價值。