4 電子文件歸檔體係的完善
4.1確保電子文件的長期有效性
電子文件類別繁雜，如果不能建立電子文件管理元數據庫，那麼檔案部門的需求將遠遠得不到滿足。必須做好電子文件的收集與積累，不僅僅要保障電子檔案的真實性與可用性，更應該進行及時的更新與維護，保障電子文件的安全性，避免歸檔前的不必要損害。
4.2建立科學有效的電子文件歸檔方法
工作人員在對電子文件歸檔的過程中，要具體指明各種規定性要求，以彰顯其自身真實性。例如：對於電子印章、數字簽名等一些加密工具切實有效的規定等。此外，在係統功能模板、應用模塊等方麵的係統接口要求。而要保障電子文件的可靠性，最為行之有效的方法分為三種：立法手段、技術手段和完善的組合與管理。這就要求企業的管理機製與製度必須完善而有效，直接方法就是規範企業員工的行為，強化其職業道德。
4.3對電子文件從形成到歸檔的全過程管理
采取合適的技術措施，安裝高防護技術軟件保證企業生產、建設的現代化。同時、檔案管理人員必須有專業而全麵的相關知識與技術，了解文件形成和運行特點。分類編號體係是一項行之有效的措施。它能在文件之間建立起有機聯係，為文件檔案資源庫的服務與共享打下必要條件。無論是不同部門的電子文件的讀寫形式是否一致，在建立了信息轉換中間件後，都能實現讀寫接口的移交。是原點子檔案的信息量更為完整，不失時效。
4.4建立並執行嚴格的保管利用製度
與紙質文檔不同，由電子文件組成的檔案本身有其特殊性。首先，電子文檔管理人員需將電子文件設為隻讀狀態。在將電子文件進行格式轉換時，要觀察軟硬件平台是否發生改變，如果發生了改變，則需注意在處理過程中是否存在信息失真的情況。與此同時，需再一次檢測電子文檔的保密性和安全性。若發現文件有所損壞，則需及時修複補救，將損失最小化。其次，已經入庫的電子文檔不得隨意外借，非工作人員也不得非法查看，對電子文檔的訪問權限進行嚴格控製。其三，必須建立電子文件管理的記錄係統，在經過各種載體進行格式轉換後，電子文件會改變其自身的存在形式，這時候，便需要有相關信息來證明其真實性。
5 總結
綜上所述，完善的企業電子檔案管理，首先要做到對電子文件歸檔意識的增強。意識指導行動，意識得到了強化，行動才能產生高效率的先進性。其次，要建立科學的歸檔製度。在電子文件原件成形後，若不能科學歸檔，則很容易出現信息流失或者失真的現象，拉低整個企業的運行效率。其三，在建立科學的歸檔製度後，還要對整個歸檔體係進行與時俱進的完善。建立電子文件管理元數據標準等，減少歸檔過程中不必要的文件損失。其四，企業必須建立並且執行嚴格的保管利用製度。定期檢測電子檔案的安全性，若信息有所損傷，也便於盡快采取維護措施，將損失最小化。隻有做到以上幾點，才能不斷地進行企業的內部完善，加強企業綜合競爭力。
參考文獻
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