企業電子檔案歸檔與管理探析
科學發展
作者：柴福中
摘 要：本文結合當今社會背景論述電子檔案歸檔必要性，並對具體實施過程中應用的方法及措施進行了探究。
關鍵詞：電子檔案；歸檔管理；高效率
當今社會，電子文件幾乎已成為業務往來的主要方式。電子文件的存放如果自由散亂，沒有一定的規劃管理，則容易出現丟失或泄密等不安全事故。多數外資企業和部分國有企業也已建立或正在建立形成完整的電子檔案管理體係。在這種前提下，處理檔案的工作人員正麵臨著一個全新的課題。即如何將電子檔案進行處理、保管、利用或傳遞，形成一個信息資源庫，建立一個獨立而高效的領域。
1 電子檔案的含義及構成
電子文件是電子檔案的基本組成部分，而電子文件這個概念本身產生於上世紀中期。國際檔案理事會電子文件委員會賦予電子文件的定義為：“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。”即將人們在各種社會活動中產生的一係列信息資源進行數字化處理。隨著信息社會的發展，將電子資料進行存儲的工具也越來越豐富，例如光盤，磁盤等。目前企業用於電子文件歸檔的工具多選用光盤。
2 建立電子文件歸檔意識
文件整合後的最終載體是檔案。而電子文件整理後的最終載體則是電子檔案。電子檔案也是檔案的一種，兼容紙質檔案的本質屬性，即可靠性和真實性。從企業製度形成之初直到二十一世紀，傳統的紙質檔案管理觀念已先入為主地進入人們的思維體係，人們對電子檔案還持著觀望、不信任、甚至是恐懼的心理。究其原因在於紙質檔案管理要相對簡單，而電子檔案在磁盤損壞、黑客入侵、捆綁病毒等一係列互聯網的聯發因素下，其管理更複雜、更棘手。這也無形中增加了工作人員的工作量。
然而，在信息社會化的今天，電子檔案體係的建立有著不可替代的優越性。前提是企業工作人員了解電子文件管理的基本概念和性質界定，在掌握這些理論常識後，再基於電子文件本身的特點，進行完善並將其優越性充分發揮出來。
3 做好電子文件的收集與積累
3.1重要意義
要想企業不偏離健康發展的軌道，必須做好電子文件的收集以及歸類存檔。這種類型的收集積累工作對企業檔案的健全具有深遠的意義。這種舉措可以維護電子文件的係統性、完整性、真實性。防止因個人操作失誤而造成的電子文件的丟失與損壞，從而確保電子檔案的安全性。
3.2收集積累範圍
文本文件、數據文件，圖像、影像文件，聲音、命令文件等，這些都屬於電子文件的收集積累範圍。企業必須根據企業自身性質的不同及日常業務的偏向來側重於信息收集的不同方麵，選擇合適的側重點。例如，部分企業側重於行政文件、科研課題文件，設計圖紙以及一些軟件文件這些主要集中於文本的文件，則可以將企業的信息數據庫設置為文本偏向性。
3.3收集積累方法
電子文件的收集方法很多，總體概括後，可分為兩種：一種是利用互聯網係統，這種係統通常會進行自動化記錄。無論是原始文件的形成，還是後期的加工、修改或者刪除，均會有所記錄。第二種則是借助各種存儲工具進行傳遞的零散電子文件。對於原始電子文件或加工修改後的文件，均存有備份。若期間需進行改單審批等手續，則無須擔心冗雜的程序，可高效完成，很大程度上減少了差錯出現率。同時，這些原始文件的收集也必須具體到各部門與個人，責任分工明確。要嚴格避免個人的分散保管。