2.3 降低高校管理費用的需要。資料表明，由於全麵推行辦公自動化，美國政府在1992年-1996年的短短4年間各項開支減少了1180億美元。微軟公司在1997-1998年短短一年時間內至少節省了4000萬美元開支。可見，對於高校而言，大力推行行政管理辦公自動化，可以大大降低辦公用品耗材的使用量，從而節約辦公經費的開支，使學校能夠節約更多的人力、物力、財力用於高校的其他按建設領域，這同時也是構建節約型高校的良好體現。
2.4 實現高校信息共享和增強決策合理性的需要。作出科學決策是高校行政管理人員的重要工作，而擁有足夠的有效信息是進行科學決策的必要前提。大力推行行政管理辦公自動化，可以實現信息交流快捷通暢，充分實現信息資源共享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環境，使決策能夠變得準確、及時，從而提高高校的行政管理工作效率。
2.5 國際化接軌的需要。目前，我國的高等教育事業正逐步與國際接軌。國內高校能否把握發展機遇，是當前我國教育界普遍關注的問題。大力推行和實施行政管理辦公自動化，一方麵可加強國際合作交流，另一方麵還可加快國內高校向國際化發展的步伐。可見，辦公自動化的簡曆是國內高校在借鑒國際一流大學成功經驗的基礎上對國際先進的高等教育管理模式的學習和改進策略。
3 我國高校行政管理辦公自動化麵臨的主要障礙
由於各高校自身條件情況有所不同，辦公自動化建設水平也存在很大的差異。調查表明，使用辦公自動化係統是我國高校實現辦公自動化的主要方式，但以傳統方式為主的高校仍然高達45％，使用辦公自動化係統的高校為40％；隻有5％的高校基本實現了對網絡辦公自動化的使用。由此可見，目前我國高校推行行政管理辦公自動化仍然是一個十分艱巨的任務，從目前來看，主要還麵臨以下障礙。
3.1 高層領導的重視程度不夠。高校行政管理辦公自動化建設過程中麵臨的最大困難在於一些高校的高層領導在思想觀念上存在滯後性。例如，有些高校的高層領導缺乏足夠的的計算機應用水平，因此存在抵觸情緒；再如，有的高校領導仍然沿襲傳統的思維方式，習慣於傳統的手工辦公；又如，盡管有些高校領導對辦公自動化並不持反對態度，但考慮到辦公自動化的前期工作需要大量的人力、物力、財力投入，同時，隨著我國高等教育事業的快速發展，在招生規模連年擴大的前提下，許多高校不得不將大量的資金投入到新建教學樓、宿舍樓以及教學儀器設備的添置上，從而在辦公自動化方麵形成了資金短缺的狀況。
3.2 條塊分割現象嚴重，缺乏整體規劃。如前文所述，當前我國完全實現網絡辦公自動化辦公的高校比例還隻有5％，絕大多數高校部門之間條塊分割，資源還不能實現校內共享，相互之間缺乏統籌安排。具體而言，由於各個部門之間的辦公軟件相對獨立，軟件之間缺少接口定義，信息交流也就無法實現，這同時還會形成部門之間管理軟件出現重複開發的現象，另外，由於許多部門購買的辦公軟件並不符合本部門實際工作的需要，導致工作效率低下，因此，隻有通過學校進行統籌規劃以及各部門積極配合，才能實現係統的網絡辦公自動化建設，從而真正發揮自動化辦公的功能。
3.3 辦公人員的培訓力度不足。隨著網絡的（下轉第61頁）
（上接第116頁）普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，絕大部分高校已經具備了辦公人員“一人一機”的條件，隨著時間的推移，辦公人員的計算機應用水平也相應地逐步提高，這就為大力推行辦公自動化奠定了良好的基礎。但由於一些曆史遺留問題的存在，有的高校把管理崗位當作安置人員就業的地方，部分年齡較大的辦公人員計算機應用水平相對低下，導致辦公人員的水平參差不齊，從而影響了辦公自動化的正常推行。因此，隻有把辦公人員的管理實踐和計算機操作能力結合起來，才能真正發揮辦公自動化的作用。