招標文件主要是要引入良性競爭，在保證采購質量不降低的前提下，不斷壓縮采購成本，促使采購經濟效益最大化。其次，要根據企業實際需求，確定合適的采購項目，而不能唯價格、唯品牌至上作出偏離企業利益的決策。對於特種設備、聯合開發研製的產品、高端技術產品、對後期保養維護要求較高的設備采用綜合評分法，要在滿足企業需求的前提下，結合供應企業的技術、財務、信譽等情況進行了全麵打分評估，按性價比進行最終選擇。
3.3建立一套科學完善的招標、投標與開標程序
招標程序主要包含投標人資格預審、公開招標消息、編製和發行招標書等。
在正式招標之前，可以針對有意向的供應商進行資格初審，以壓縮投標企業數量，提高招標工作效率。這是招標資格預審工作主要目標。
在舉行資格預審之前，采購企業要通過社會媒體公開預審信息，詳細說明預審工作方案和流程，並注明預審工作時間和地點等。發布資格預審通告後，采購企業要組織預審文件編製工作，在規定的時限內接受投標企業的資格預審申請書。
在正式招標之前，采購企業要提前告知各投標單位做好投標準備，並保證預留足夠的時間給其準備各種競標資料。如果需要進行預審，可以將招標文件直接發給預審通過的投標企業；如果不需要預審，可以將招標文件直接發給遞交了投標申請書的投標人。
對於大型設備係統招投標工作，招標人可以舉辦通氣答疑會來為投標企業解答各種專業性問題和具體要求。
要嚴格按照在規定的投標時限內接收投標標書，截標後將投標文件做保密保管，保證不透露任何招標文件信息。
3.4評標與決標
評標工作由招標企業或者由其委托專業評標機構來負責實施。評標主要分兩個階段，即初評和詳評。初評階段主要審查投標文件編製是否規範、內容是否詳細周全等；詳評重點審核企業設備技術規範、參數以及經濟性。
采購企業在開展符合性審查工作時，要針對投標企業的實力、規模、股權結構、信譽、法人身份合法性等進行嚴格審查，確保各項指標達到開標要求。隻有通過符合性審查的標書才可進入唱標報價程序。
4、結束語
最後，需要強調的是，機電設備產品使用周期相對較長，其後期運行和維護成本相對較高，除了產品本身的報價以外，不同的機械設備的養護成本存在較大的區別，如果報價較低的產品後期養護成本較高，低價中標後反而會增加采購企業的綜合成本。其次，有些廠家的設備零件定價波動幅度較大，通過低價中標後，其會有意提高後期零配件供應成本來彌補中標價格的虧損，因此同樣導致采購企業最終采購成本高出其他投標企業的報價。因此，采購企業在評標時，一定要結合機械設備後期使用成本來綜合評審，以保證機械設備采購成本達到最優水平。