新形勢下高校辦公室工作效率提升途徑探析
院校管理
作者：李珣
摘要：校級、院級辦公室作為綜合辦事機構，在中國高校管理與運行中起著承上啟下的中心樞紐作用。本文結合當前宏觀政治、經濟形勢和學校建設與發展等新形勢，係統地分析了高校辦公室工作的作用與職能、存在的不足，並提出了有效提高辦公室工作效率的對策建議。
關鍵詞：辦公室職能效率提升途徑
南京農業大學以建設“世界一流、中國特色與南農特色”的有機統一的世界一流農業大學為目標，開展了一係列戰略規劃和部署，其中，作為深具中國特色的各級“辦公室”建設環節，在創建世界一流農業大學的過程中，對於營造和諧、舒適、高效的工作環境具有重要作用和意義。隨著我校上下齊心建設世界一流農業大學步伐的加快，新形勢下細化學校辦公室工作的職能顯得尤為重要。提高辦公室工作效率，不僅有利於建設運轉有序、協調有力、督辦有效、服務到位的新型高校辦公室，也將進一步優化、促進學校的良性運轉，使我校工作效率得以提升。
一、高校辦公室工作的作用與職能
1 管理服務職能。管理服務是辦公室工作的重要組成部分。其內容主要包括以下幾個方麵：一是公文管理，即辦公室負責公文的收發、傳遞、催辦等各個環節的具體事宜。二是事務管理，一方麵包括會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人，另一方麵包括辦公室的值班、保衛、通訊聯係、單位的辦公環境管理等。三是信息處理，即利用計算機網絡等各種現代化手段，為辦公自動化服務。四是搞好服務，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質和精神兩方麵的服務。
2 綜合協調職能。綜合協調主要包括如下內容：一是統一步調，切實保證領導班子的正確決策能夠認真貫徹落實。二是化解矛盾，即在單位局部利益內部發生衝突或局部利益與全局利益發生衝突時進行協調，進而化解矛盾。三是合理安排，協助領導班子安排好決策實施過程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。
3 監督指導職能。監督指導職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導，使他們迅速、準確、有效地完成決策目標。其主要內容包括：一是監測工作進度，檢查工作質量。二是督辦。三是排憂解難。四是通過傳達、製訂有關方針政策及做出解釋進行指導。
4 參謀谘詢職能。參謀谘詢工作主要包括以下內容：一是通過各種現代化手段為領導決策搜集提供各種信息。二是協助決策，發揮參謀、助手作用。
二、當前辦公室工作職能的不足
1 自身價值定位不準，對自身認識不足。以學院辦公室工作為例，作為教學輔助部門，辦公室需要協調上下，為教師與學生做好基層服務工作，可以說是內容上十分繁重、瑣碎和複雜。因此，高強度的工作有時也難免會出現“臉難看、門難進、話難聽、事難辦”的現象，導致工作效率不高，影響職位的服務形象。這些都與工作人員的自我認識不到位有關，對於自身的工作價值沒有給予正確的認識，導致服務意識不強，觀望等待，缺乏積極主動為基層服務的工作熱情。
2 製度不健全，管理不流暢。俗話說“無規矩不成方圓”，高校辦公室應健全各種製度，提高辦公室的工作效能。但很多高校的辦公室建設中沒有明確辦公室部門的角色定位，導致辦公室工作職能混亂，各職權的行使分工不明確、管理不到位的現象時有發生，甚至偶爾出現工作失誤。
3 辦公自動化使用與建設方麵不足。傳統的辦公方式效率低下主要表現在：文件泛濫；電話頻繁，會議效率低，解決問題緩慢；公務複雜性增強，組織分工不明確等。傳統的辦公方式正在逐步地退出舞台，辦公自動化的發展是辦公室建設的重要硬件標準之～。我校自去年實行OA辦公自動化以來，在很大程度上提升了辦公效率。但是作為學院辦公室的一員，我發現，公文流轉在校級層麵多為電子化，而學院層麵則有時因為任課老師及相關人員不能熟練操作係統，從而影響了OA係統效能的充分發揮。
4 部分重要職能缺失。新形勢下高校辦公職能發生著從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變。作為學校的中樞部門，參與領導的決策參謀、調查、輔助的作用，但人員短缺、管理理念落後等因素影響著辦公參謀與協助的能力，同時帶來的督察督辦效果的不足，甚至有時會出現“決策雷聲大，執行雨點小”和“決策果斷，執行軟弱”以及“決策都知道，執行無人抓”的現象。