2.恰當重複凸信息
無論是在接受上級批評，還是在聽取客戶介紹情況，當對方說完之後，都必須對雙方所談內容的要點加以提煉並重複一遍。特別是對重要工作、會議及商務約談的時間、地點、金額等重要信息要進行再次核對，有效地避免差錯，保證工作的順利開展。
3.陽光微笑傳溫情
微笑是人與人之間最直接的表達，是傳達感情的最直接的方式。西方有一句諺語：“隻有用微笑說話的人，才能擔當重任。”人際交往是一個互動的過程，當你麵帶微笑，對方也會不自覺地被你感染，不由自主地喜歡上你，開始也對你微笑，心情愉悅，交談的氛圍融洽和諧。微笑可以拉近人與人之間的距離。工作生活中遇到困難，用微笑去處事應變往往就能解決許多難以解決的問題，帶來成功。
4.真誠讚美融真情
莎士比亞曾說：“讚美是照在人心靈上的陽光。”心理學家威廉·傑爾士也說：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣賞。”讚美就像協奏曲，那和諧悅耳的聲音讓人如癡如醉；讚美就像潤滑劑，可以調節相互間的關係；讚美如同和煦陽光，讓人們感受人間溫情。每個人都希望獲得別人的肯定，並據以確認自己的重要性，因此，內心都非常渴望他人的讚賞。讚美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。邱吉爾說：“你想要其他人具有怎樣的優點，你就要如何地去讚美他。”所以秘書在交際交流時，不要吝嗇讚美。
人人都喜歡被讚美，但讚美要恰到好處。由衷的讚美給對方帶來愉快以及被肯定的滿足的時候，你也享受到了一份喜悅和生活的樂趣，這是非常難得的感覺。真誠地讚美來自內心深處，是心靈的感應，是對被讚美者的羨慕和欽佩，能使對方受到感染、產生共鳴。真誠、發自內心、友善、無私的、適當的讚美，既給對方帶去快樂，贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，愉快生活。
5.幽默談吐促溝通
幽默是社交的潤滑劑，有時一句幽默的話就會使尷尬沉悶的場麵得到解脫。人際交往中雙方為了某一個問題爭執不清而影響了正常的工作進程時，秘書打圓場的說辭“我們大家是為了共同的利益的，那麼就讓我們先談談共同點吧”，往往就會使談判進展很順利，彼此的見解也便會磨合。
但工作中，秘書要恰當地使用幽默，因為秘書這一特別的職位決定了秘書的特殊身份。秘書是單位的“窗戶”，接觸的人多，為人要穩重，思維要敏捷，處世要幹練。有業務員談生意就是要見老板，而推銷業務其他主管也有權拍板決定。秘書這樣說：“對不起！我們老板很忙的，日理萬機，現在沒時間接待你。你這事找我們專屬的主管就可以了。”業務員還是不依不饒，說：“你們老板一天做一萬件事，我想那麼他也不會多我這件事的啊！”秘書微笑說：“很抱歉，在你還沒到來前，我們老板已經做完一萬件事了。”業務員聽後笑著知趣地就去找主管了。在這裏秘書用了一個小小的幽默就為老板擋了不必要的麻煩，同時又沒讓外人有這個企業服務態度差的印象。
溝通就是維護對方麵子的藝術，從心理上說，誰都不願意自己的行為受到他人的強製或幹預，過於直接的或赤裸裸的威脅，那樣隻會導致對方產生逆反心理。幽默的溝通語不僅能體現秘書的文雅、和藹，也能給他人帶去尊敬和心理的舒適，博得他人的好感和諒解。
6.委婉拒絕好形象
秘書工作並不是領導說什麼就要全部聽話或答應去做。同樣的，當客人或同事提出不合理的要求，單位或秘書個人不能去做或並不能完全做到的時候，也要學會委婉禮貌地拒絕，並說出不合理之處。在拒絕的時候態度要明確，不含糊，有的事情必須要有原則。但講述的過程中要盡可能地講明原因，並真誠地表示歉意，而不可出口傷人。這種婉轉拒絕的藝術，在保護他人麵子的同時，也保護了自己的形象。
7.快慢適宜好節奏
說話時掌握合適的節奏，是實現有效溝通不可缺少的。優秀的秘書通常會通過停頓來調整說話的節奏，正常語速的講話過程中的適當停頓能引起聽話者的注意，有意的重音強調也能使聽話者及時把握內容的重點。不管是秘書還是上級，每天都非常忙碌，為了節省時間，秘書在向上級反映情況或彙報工作時，總是希望快點把話說完，而忽視了上級是否在聽，由此使得工作的開展遇到阻礙。所以，說話速度的快慢節奏，需要合理地把握。
總而言之，說話是一種技能，也是一種藝術。當今社會是一個講究人際溝通的時代，這是一個以口才贏天下的時代。俗話說，語表人意，言為心聲。語言是人類有效的溝通工具，尤其是秘書開展工作的有效工具。語言是人類表達思想的載體，是人類繁衍至今凝煉積澱、不可或缺的成功智慧。秘書的人生在社交中度過，話語交流伴隨著每一刻，好的話語是生活的調味劑，是事業的推進器，是家庭的和諧曲，也是實現自我的凱旋曲。因此，秘書必須掌握好說話的藝術，讓成功的交流推動事業和自己成功的步伐。
參考文獻
[1]可飛.成功秘書說話辦事絕招[M].北京：海潮出版社，2002
[2]吳歡章，趙毅.秘書素養[M].上海：上海文化出版社，2007
[3]譚一平.現代職業秘書實務[M].北京：中國人民大學出版社，2007
[4]陳國強.辦公室禮儀與口才[M].北京：中國經濟出版社，2008
[5]黃高才，劉會芹.怎樣提高口語交際能力[M].北京：北京大學出版社，2012：128-140
[6]陸瑜芳.秘書的口語溝通技巧[J].秘書，2008（10）：18-20
[7]曾國全.秘書口語表達的藝術技巧[N].西昌學院學報·社會科學版，2005，12（17）
[8]張弘，林呂.演講與口才[M].成都：電子科技大學出版社，2007：29-62
[9]陸瑜芳.秘書與上司的溝通技巧[J].秘書，2008（11）：16-19
[10]劉琰.淺談秘書工作中的溝通協調.