二、秘書口語交際的實踐素養
由於秘書工作的承上啟下的樞紐位置，以及其從屬性、政策性、事務性的職業特征，因此伴隨而生的是其職業口才特征：思想性強、實踐性強、時間性強、涉及的知識麵廣。秘書要成為一名優秀的溝通人員，不僅僅是掌握一些溝通的方法和技巧，更重要的是要具有較高的職業素養、文化素養和內在素質。作為秘書應使自己的言談體現如下的特征。
1.思想性強
秘書工作曆來就是從屬於某個企事業單位，其工作都是圍繞一定的組織而展開，都是為了保證領導者的工作順利和企事業單位工作的順利進行。尤其是我國的秘書工作，都是為黨和國家各級機關及企事業單位服務，為建設具有中國特色的社會主義服務，這就使得我國秘書工作具有很強的政策性和思想性特征，在其語言表達上體現出較高的思想政策水平。
2.實踐性強
（1）針對專門業務實際。秘書在黨政機關和企事業單位的承上啟下、聯係內外的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級處理日常工作以及其他事務工作中輔助管理的助手作用，決定了秘書工作的絕大多數內容都是與本單位集體或職工個人的實際問題密切聯係，這就使得秘書的口語表達內容必須直接針對本單位的實際和專門的業務。
（2）涉及社會實際問題。秘書的口語表達內容或直接或間接地涉及社會實際問題。社會經濟的變革和發展，一些具體問題一定會在某些行業或基層企事業單位出現，秘書在向上級反映、向群眾解釋時必然觸及社會存在的實際問題。所以，要對情況進行認真調查，積極麵對，並進行慎重、積極有效的說明和解釋。
（3）緊密聯係本單位的業務。秘書工作的口語表達與本單位的業務活動聯係緊密，這是秘書工作的從屬性質、輔助功能所決定的。所以，其言談交流的內容要圍繞本單位的業務實際，貼切、實在。
（4）觸及職工群眾的具體問題。秘書口語交流的很多內容會觸及到職工群眾的思想及利益實際。秘書的日常工作會經常麵對職工群眾非常關心的福利待遇和技術崗位的安排等具體實際的問題，以及職工群眾在思想上出現的各種各樣實際問題，這也促使秘書必須圍繞這些問題作有效的解釋和說明。
3.時間性強
秘書工作的樞紐地位決定秘書口頭語言表達的時間性強這一特征。一個單位的日常管理工作很多時候會由秘書來監督執行。所以，秘書在貫徹黨和國家的方針政策和企事業單位的規章製度時要及時，在處理管理問題和專業技術問題時要有緊迫感，答複客戶和內部職工群眾反映的問題要迅速及時，在談判等交際活動中更要快速有效地進行對話。
4.涉及知識麵廣
秘書是一種特殊的社會角色，他要像心理學家一樣善於洞察別人，要像外交官一樣善於處理各種交際關係。秘書工作的對內對外聯係職能，決定了秘書在工作中要麵對各種各樣的人員，回答各種各樣的問題，如涉及方針政策的，按章辦事；涉及專業知識的，須熟練地運用專業知識宣傳解釋，以解決生產經營中出現的實際問題；涉及文化知識的，積澱豐厚，了然於胸，厚積薄發；涉及心理學知識的，摸準心理需求，了解和學會剖析他人性格心理，以豐富的心理學知識進行溝通協調，準確領會他人的意圖，理解他人的立場，和諧融洽人際關係，掌握主動，知人善言，使談話“正中下懷”。秘書的知識豐富，善於把握和展開話題，敏銳敏感，巧妙運用交談的方法和技巧，在自然和諧的交談中快速了解對方個性和性格，把握對方的心理及需求，使溝通交際和諧有效進行。
三、秘書口語交際的藝術
作為領導和各單位、各部門溝通的重要橋梁，秘書的能言、善言是不可忽視的技能。荀子說：“口能言之，身能行之，國寶也。”一個稱職的秘書，不一定是一個演說家，但一定要能言、善言。說話是一門藝術，秘書口語表達更需要高度和境界。秘書隻有具有良好的素質和素養，以其出色的口才進行交際和溝通，才能協調好關係，輔政參政，為工作的順利進行打下堅實的基礎，從而積極有效地推進工作。
1.善於傾聽顯誠意
傾聽，是對他人的尊重，是建立良好關係的前提。認真傾聽對方的述說，你會更深入地了解他人，了解和客觀、辨證地看待自己。聆聽越多，掌握的信息就越全麵，就越容易與對方成為良好的談話夥伴。善聽是走向善說的捷徑。在交際場中，能說會道的人不一定是善於交際的人，善於傾聽的人才是真正會交際的人。會說的，有鋒芒畢露的時候，也會有言過其實之失。靜心傾聽不僅沒有這些弊病，而且還有兼聽則明的好處。認真傾聽、細心觀察，有助於少作不成熟的評論，避免不必要的誤解。美國傑出的女企業家瑪麗·凱曾風趣地說：“一位優秀的管理人員應該多聽少講，也許這就是上天為何賜予我們兩隻耳朵、一張嘴巴的緣故！”因此，要提高口語表達能力，良好的傾聽習慣是前提。
（1）盡量不打斷說話者的話題。在傾聽的過程中，無論你有多麼渴望一個新的話題，多麼想發表自己的見解，都不要去打斷說話者的話題，而是默默地先將自己想說的話記在心中，直到對方自己結束了說話，再接下去發表自己的見解。講話者最討厭的就是別人打斷他的講話，因為這很容易讓說話者誤解為你打斷他思路是你對他的不尊重。
（2）巧妙表達自己的意見。麵對麵交流時，要認真傾聽，不要表示出或堅持明顯與對方不合的意見，不要表露出自己的不良情緒，哪怕有委屈也不要怨氣衝天，耐心、同情的傾聽會化解怨氣而使人變得通情達理，因為對方希望的是聽的人認真傾聽自己的傾訴，或希望聽的人能設身處地的為他著想，而不是給他意見。但可配合對方的證據，婉轉提出你自己的意見，比如當對方說完話時，你可以重複他說話的某個部分、或某個觀點如以“正如你指出的意見一樣，我認為”、“我完全讚成你的看法”的答話回應，證明你是在注意傾聽他所講的話並有所讚成，使對方把你引為知音知交，之後可以婉轉地提出“關於這個我還認為可以……”使對方容易接受你的建議。
（3）善於體察言外之意。一個聰明的傾聽者，不能隻是僅僅滿足表層的聽和理解，要用心，善於營造談話時的輕鬆自然的氛圍，促使對方積極交談。善於從說話者的言語中聽出話中之話、話外之音，從其語情、語勢、微妙的肢體動作中發現隱含的信息，把握說話者的真實意圖。隻有這樣，才能做到真正的交流和溝通。
（4）善於互動回應。當對方講話時，要注意傾聽，隨時用語言或其他方式積極回應，給予必要的反饋。首先，要有誠心。要抱著謙虛的態度聽。與對方交流時，略微靠近說話者，看著對方眼睛及鼻子的三角區域，維持五至十五秒的目光接觸，用你關注的目光讓他感受到你的尊重和虔誠，贏得他的讚許，獲得他的信任，使其暢所欲言。其次，要有專心。要仔細地聽而不要三心二意。如時不時地給對方一個微笑；讚成對方說話時，可以輕輕地點一下你的頭；對他所說的話感興趣時，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“後來怎麼樣了呢？”等讓對方感覺到你不願漏掉任何一個字，確實在聽和鼓勵、對他所說內容的渴望；在對方話還沒有說完之前，不要打斷對方的話語。有了這樣專注的態度，對方才願吐露心扉。