(二)存貨發出的內部控製
存貨的發出要嚴格按照出庫要求,根據出庫單據,核對數量、品項、貨號等信息無誤後,經相關責任人簽字確認後出庫。相關部門主管應根據出庫單的具體貨物跟蹤貨物的去向及貨款結算的時效性,保證出庫的貨物能及時安全的到達並確保貨幣資金的及時回籠。相關部門也應根據銷售合同核對出庫單據,及時將合同、訂單、出庫單等單據送往財務部,形成有效的財務憑證,做好貨款的結算工作。
(三)存貨領用核算的內部控製
存貨的領用應確保領用信息的真實與完整,或是將人為的誤差縮減在合理的範圍內。建立存貨台賬製度,倉庫保管員及時登記存貨台賬,確保存貨台賬與存貨實物的一致性;財會部門根據倉庫的出入庫領料單等原始憑證,及時編製財務憑證。
(四)存貨領用的內部稽核
存貨領用除了有健全的領用製度外,還應該有相應的稽核部門或是稽核人員,時時對存貨的領用流程和執行情況進行隨機抽查,保證相應崗位的人員嚴格按照製度和流程辦事。稽核人員可以隨時核對收發憑證和存貨台賬,檢查收發記錄和結存餘額,查看存貨領用的會計核算是否準確等事項,全麵監控各個流程的執行情況。
(五)存貨盤點事項的內部控製
首先,倉庫保管員應定期盤點庫存存貨,編製存貨盤點表,並提出處理建議,相關責任人簽字確認。再次,財務人員應定期與不定期相結合抽查存貨盤點表,抽查比例應占庫存總量50%以上,確保存貨賬實相符。對於已無使用價值或有明顯證據表明貶值的存貨,根據主管領導和相關部門批準的處理意見,會同倉庫管理員共同調整存貨賬務,以確保賬實相符。
倉庫保管員、財務人員及主管領導等部門及人員應時時把握和清楚存貨的增減變化,讓存貨的賬麵數據真正成為企業的管理信息。
一般我們通過以下的方法進行核對:每月進行定期的盤點,此項盤點工作為全盤,包括所有的品項及件數。通過月盤來核實存貨的實際數,將存貨的實際數與倉庫保管員記錄的數據進行比較,得出盤盈或盤虧數,並分析原因,上報處理建議,經相關領導批準後實施,並落實保管部門及相關人員的責任;財務部要定期清理已入庫但入賬手續不齊全未入賬的部分,和已銷售但還未出庫的部分,建立相應的財務台賬製度,將其差異通過台賬進行調整,做到心中有數,差異清楚的要求。一般差異可以通過以下調節表進行調整:財務庫存賬麵數=保管庫存數+已出庫未銷-已銷未出庫-已入庫未購。差異數據同時應提供給內部審計或稽核部門備查,保證其差異的真實性。同時內部審計貨稽核部門應進行定期或不定期的稽核檢查,包括:對倉庫及財務原始單據的檢查;存貨倉庫記錄與實際盤點表的檢查;存貨財務賬與實際盤點表差異的檢查等等,對監督檢查過程中發現的存貨內控中的薄弱環節,應當及時采取措施,加以糾正和完善,確保內部控製管理機製的有效實施。
(六)信息化管理
信息化的管理對於現代管理企業來說是必不可少的手段,通過信息化的管理,將會大大減少人為差錯的可能性,提高工作效率,保證工作質量。因此,將存貨相關的信息通過信息化管理處理得越詳細,相關的風險就越小,監管的力度就會越大,提高企業的運作效率,降低運作成本,增加企業價值。
四、結束語
綜上所述,企業的管理者隻有通過各項有效措施來完善存貨內部控製製度、加強存貨內部控製製度的有效實施、改進存貨內部管理的運行環境,才能減小管理風險,提高管理效率,為企業的後續持續性發展打下堅實的基礎。
參考文獻:
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