人事檔案管理工作的現狀分析及對策
管理縱橫
作者：熊小俠
[摘要]：人事檔案管理現處於基本落後或不前的狀態，大多數都是以手工操作為主，複雜且繁瑣，雖然有現代化計算機的配備，也隻是加入目錄之類的輸入，沒有現代化管理的模式。查閱個人經曆和個人基本情況主要依據是人事檔案所記載的，運作起來比較緩慢。針對人事檔案管理現狀，著重探討如何做好人事檔案管理工作，充分發揮其在人事管理、優化人力資源配置方麵舉足輕重的作用。通過加強上述工作，可以更好地發揮人事檔案在管理和決策中的作用。
[關鍵詞]：人事檔案 人事管理 人事檔案現狀 對策
人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日後查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學曆、社會經曆的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方麵情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對人力資源開發起著重要作用。
一、人事檔案管理存在的主要問題
一是管理法規滯後。現在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國家檔案局頒發的《幹部檔案工作條例》和1996年的《流動人員人事檔案暫行規定》為標準指導實施的檔案管理工作，其內容仍然保留著計劃經濟體製的某些遺風。計劃色彩濃厚，缺乏應有的生機和活力。《條例》和《規定》的管理權限也不能涵蓋現階段我國各階層各領域的人員情況，依其《條例》和《規定》建立的人事檔案材料也無法滿足市場經濟條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由於中國經濟體製改革較快，人事製度改革跟不上經濟體製改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國人事製度總體框架已定，但很多細則仍在探索和不斷調整的過程中，給人事檔案管理改革帶來了不確定性，也是人事檔案管理法規滯後的一個重要原因。
二是領導不夠重視。這種情況由來已久，領導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作，隻要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現在實際工作中，就會出現檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現在場所、經費、人員上沒有保障的現象。
三是硬件投入不足。檔案室本來應是管理規範、環境良好的地方，但在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不願在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規範、不標準，引起檔案材料黴變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。
四是管理水平不高。在實際工作中，由於對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職，兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應幹部檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方麵，就會體現管理手段較陳舊，由於不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反複調用原件，這樣做的後果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。