首先，需具備檔案信息化數據聚集功能。對於檔案信息管理來說，需對所需要的信息進行數據聚集，可充分利用文字信息摘錄及電子檔案的接收等功能加以完成。同時，對計算機及時進行合理利用，以不同種類數據的內容及特點為依據，構建相應的多媒體數據庫，以此確保數據的真實性及有效性。並且，還需要多媒體數據的整合工作進行完善。因為對於種類具有差異化的檔案來說，需著錄的文件內容也存在差異，因此對於數據庫管理係統來說，需要具備延展性及敏捷性等特點。除此之外，數據庫在設置方麵還需要增多一些必要功能，如刪除及修改等功能，以此實現最大化的檔案信息數據聚集。
其次，實現檔案管理一體化。利用計算機網絡，使檔案工作流程更安全、高效和快捷。從文件的擬稿、簽發，直至最後的分類歸檔、著錄標引，全部通過網絡完成，盡可能杜絕失、泄密問題，同時對文件之間的聯係性進行保留，以此使文件一次性輸入以及多途徑輸出等得以有效實現，進一步使檔案數據資源的利用率得到有效提升。除此之外，還需避免重複勞動，提高工作效率和質量。
3.落實檔案信息化建設的優勢
3.1提高效率和準確性
使效率及準確度得到有效提升，我們知道，計算機具備運算速度快及信息存儲量大等特點，能夠為決策人員提供及時有效的人事資料及相關數據。這樣，不但可以使傳統抄寫形式所造成的失誤得以有效避免，而且還能夠大大降低檔案人員的工作負擔，以此實現工作效率及質量的有效提升。
3.2能夠使檔案的壽命延長
對計算機管理檔案加以利用，能夠使材料的完整性得到有效保障。通常情況下，在信息輸入的時候需使用檔案原件，除此之外便很少會與原件接觸，這樣無疑使檔案的壽命得到有效延長。
3.3便於存儲，並且有效節省了管理經費
對計算機管理檔案加以應用，能夠將大量的檔案資料放置硬盤及優盤等方麵，從而使紙質資源得到有效節約。在傳統模式下，要想使檔案資料得到有效保存，便需要構建庫房，並增加相關管理設備，這樣不但增加了經費投入，還增加了人力資源。但是，利用計算機管理，便能夠使氧化、黴變等破壞實現有效避免。
4.加強檔案信息化建設的有效策略探究
4.1對檔案信息化人才隊伍建設工作進行強化
對於檔案信息化建設中的檔案工作人員來說，便需要對檔案室的各類情況加以了解，並掌握檔案業務的發展動向，同時還需要具備管理計算機數據庫的能力。對於檔案業務部門來說，不但需要對具體業務進行指導，而且還需要指導基層單位檔案室的相關工作，以此使檔案室的各項工作更具完善性。
4.2對著錄格式規範進行統一
以檔案業務部門所製定的相關規範標準為依據，著錄項目需盡可能保持完整，以此使檢索渠道具備多元化的特點。同時，以工作特點為依據，對符合實際的項目進行選錄，使具備統一特性的著錄格式得以充分落實。
4.3加強檔案數據庫的建設
無論是經費、人員，還是設置，均需要落實到位，全麵進行檔案信息化建設，對於在建設過程中所遇到的問題需進行有效解決，投入充足的經費及人員，並配備專用的現代化設備，比如複印機、打印機及專用計算機等，以此為檔案信息化建設工作的開展提供強有力的保障。
4.4做好檔案數據的安全保密工作
對於檔案工作人員來說，需要充分保證數據庫的安全性，同時對數據庫自身機讀目錄的保密給予重視。以我國有關涉及網絡信息保密工作的法律法規為依據，對檔案信息庫信息數據保密工作進行強化，尤其是對於公共網檔案室等，需對計算機設備及數據磁盤等載體進行強化管理。以相關規範標準為依據，做好物理隔離及嚴防等措施。