如果接通電話後打電話的人說："請問李主任在嗎？"這時候一般有三種情況：一種是正好李主任在接電話，則應該說"我就是，（請問）您是哪一位？"第二種情況是李主任在但不是他接電話，接電話的人應該說："李主任在，請稍等（或請稍候）。"第三種情況是李主任不在辦公室，接電話人則說："對不起，李主任剛好出去了，不能馬上回來，您需要留話嗎？"如果打電話的人需要留話，應清晰記下對方姓名、單位、回電號碼。（一般打電話的人應該主動報出自己的姓名、單位及回電號碼。）
如果電話是打到家裏，接電話的人可以說："你好，請問你找誰？""你好，這是家庭電話，請問找哪位？"或直接說："喂，您找誰？"但聲音要親切、柔和。打電話的人應該說："您好，我是××單位的李×，我可以和王×通電話嗎？（或請問××在嗎）"
打電話的人掛電話前應該說一聲"謝謝，再見！""報歉，打擾您了！""有事來電話，再見"等得體恰當的禮貌用語，彼此恭謹致意，會讓雙方都感到愉快。
一般由打電話的一方先提出結束談話，致告別語。對方是長輩、上級、外賓或女性，要請對方先放下電話筒。聽到對方放下話筒後才掛電話，放話筒時，一定要輕輕放下，這是對對方的一種禮貌，也是愛護電話和不影響他人的舉止。如果來電話的人談話太口羅嗦，聊些無關緊要的事情浪費時間，你可以有禮貌地說："對不起，我有些事情要去辦，以後再談好嗎？"或說："我不想占用你太多時間，我們改日再聊行嗎？"
3控製情緒，保持喜悅的心情
電話交談，應該始終心存尊重、誠懇之意。要保持良好的心情，即使自己心情很不好，剛剛遇到過很煩惱不順心的事情，接電話時也不要讓自己不佳的情緒影響語氣、語調，而使對方感到不舒服。
有句名言：人不是因為傷心才哭泣，而是因為哭泣才傷心。同樣可以說：人不是因為歡樂才笑，而是因為笑才歡樂。打電話時雖然彼此看不見，但應該從歡快、熱情、親切的語調中讓對方受到感染，給對方留下極佳的印象。假如你早晨一上班打電話給某單位，遇到對方一位修養不佳的人接電話，很不禮貌地回答你一句粗俗難聽的話，你會感到這一天開頭便不順利。若是接電話的人用禮貌的、柔美的、溫和親切的聲音回答你，你的心裏一定會很愉快，你會對該單位有了較好的印象。在電話中隻要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。有資料報道，日本一家公司老板為了讓接線員時刻有笑容，給每個接線員配一個鏡子，時刻用鏡子檢查自己，結果取得了很好的效果。
4聲音清晰明朗，語氣語調控製在最佳狀態
打電話時雖然看不見對方的表情和姿態，但從話筒裏傳過來的聲音中能清晰地聽出對方的姿態和表情。語氣語調最能體現細致微妙的情感。語調過高，語氣過重，會讓對方感到你尖刻、生硬、冷淡、剛而柔；語氣太輕，會讓對方感到你無精打采，有氣無力。一般說來，語氣適中，語調稍高，聲音清晰明朗，尾音稍拖一點，會讓對方感到親切自然。
打電話的姿勢也會影響聲音效果，如果打電話時彎腰躺在椅子上，說話時氣流不通暢，傳給對方的聲音是懶散的，無精打采的。若坐姿端正，發出的聲音就會親切悅耳，充滿活力。所以打電話時，即使對方看不見，也應保持端正的姿勢。另外，打電話過程中請不要吸煙、喝茶、吃零食，否則就是對對方的不尊重。
5電話通訊的其他禮儀
接電話最好養成左手拿話筒的習慣，這在快節奏、高效率的企業公司尤為重要，因為接電話時需要記錄的時候非常多。這樣做是為了右手便於記錄。
打電話前最好把要談的重要事情預先整理做成記錄（目的明確），這樣可以提高談話效率。
接電話應迅速，一般應在電話鈴響三聲之內接聽，最好在聽到一次完整的鈴響後即拿起話筒，讓對方長時間久等是不禮貌的。
電話禮貌是維持良好人際關係的重要方式。我們接聽任何人來的電話不管找誰都要熱情、親切、禮貌，即使來電話要找的人與你有矛盾或是你不喜歡的人，也絕不該在電話中體現出不悅、不禮貌，因為那樣做隻能讓對方知道你是一個心胸狹隘、沒有修養的人，對方因此也會對你所在的單位產生不良印象。
最後要談的就是使用公用電話，應互諒互讓，多為他人著想，盡可能縮短通話時間。