3.建議建立優化檔案工作網絡，配備身份和地位適宜材料收集的專兼職人員
根據材料收集過程中出現的材料產生了而無法收集到的現象，通過對很多部門檔案員的調查反饋發現，兼職檔案員的身份成為製約文件材料收集齊全的關鍵因素。兼職檔案員是高校檔案工作網絡中具體實施檔案文件材料收集的執行者，他們在各部門業務工作中的身份和地位非常重要。辦公室主任擔任兼職檔案員相對合適。
4.以務實高效的工作作風改變檔案人的形象，爭得學校各方麵的重視，提高收集效率
無論在什麼行業重視檔案工作應該是領導的事，隻有一個單位的領導才能站在通觀全局的高度上安排各方麵的工作，也隻有領導的策略和指揮棒才能調動各方麵的積極性，老百姓的工作態度和責任意識體現了領導的導向。所以要解決高校檔案材料收集中存在的一係列問題。首先一點是檔案部門的領導要積極爭取學校領導對檔案工作的重視。當然檔案部門領導者不能被動地指望學校領導能自覺地把檔案工作擺在一個很重要的位置，而是要依靠自身，主動地有所作為，用紮紮實實的工作成果向上級彙報，以貢獻來求得認同，以業績來求得投入。比如高校的檔案工作就應緊緊圍繞學校的中心工作來開展，為中心工作提供便捷有效的服務。此外，針對社會上檔案事業影響有限、知名度不高的狀況，領導者還必須改變以往隻知埋頭苦幹、默默奉獻的工作方式，想方設法通過各種手段、借助各種場合和機會，大力宣傳檔案工作的成績，宣傳檔案工作的地位和作用，從而爭取到外界的關心和支持，增強全民的檔案意識，使得檔案工作真正走向全社會。其次，針對當前隻看重當前利用方便而不考慮長遠的現象，檔案管理者應通過各種途徑宣講檔案材料移交與利用的關係，仔細分析和解釋檔案材料集中保管的好處，並以耐心細致、不厭其煩的借閱服務工作營造良好規範的檔案管理氛圍，引導人們配合檔案工作的良好意識的逐漸形成。
5.改變舊有的“無用之人事檔案”的檔案隊伍建設理念
無論是在中國還是在西方國家的曆史上，檔案工作者都曾有過極其崇高的地位。據考證，中西方檔案工作者地位崇高的根本原因歸結起來有三點。一是檔案工作者參與國家大政，幫助維護統治階級的利益；二是檔案工作者擁有淵博的知識；三是檔案工作者的選拔比較嚴格。然而，曆史的車輪轉到今天，我國的檔案工作者卻不複享有以往那種輝煌的社會地位，甚至一度處於地位較低的境地，其原因不能不引起我們的思考。究其原因，主要是現在檔案人員的文化程度、專業程度、職業形象、服務意識和職業拓展能力等內在和客觀因素影響了檔案隊伍乃至整個檔案事業的發展。那麼，我們從這裏可以得到啟發，高校的檔案管理工作應該避免重蹈覆轍的舊有軌跡，首先從檔案管理隊伍建設上尋找突破口，摒棄“無用之人事檔案”的建設理念。對內而言，學校領導者的首要任務是盡快建立起一支熱愛工作、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍。現代的檔案管理係統由檔案人員、檔案管理設施、檔案管理任務和目標等若幹要素組成，而檔案人員是其中最重要、最活躍的因素。因此，領導者應把管理視作從對“事”或“物”的管理轉向“人”。檔以人興，沒有一支高素質的檔案員隊伍，檔案工作的各方麵均無從談起。
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（作者單位：湖北文理學院檔案館，湖北 襄陽441053）