二、原因分析
1.檔案工作責任製不健全或有責任製而執行不力是首要原因
對照學校各職能部門的基本職能，發現歸檔的文件材料少、缺是比較普遍的現象，這與各部門實際開展的工作不相適應。從各部門移交進檔案館的文件材料情況來看，存在嚴重的良莠不齊。有些部門材料很殷實、完整，且整理很規範；而有些部門幾次三番被檔案部門督促移交，結果不是材料少，就是沒有材料可交。從整個學校的管理水平上分析，多年出現良莠不齊的現象，隻能說高校對檔案工作的重視程度還不夠高，檔案工作責任製度還不夠健全或者執行不力。工作做了而沒有上交已經產生的文件材料，究其原因發現：工作責任心直接影響文件材料的保管和收集。
2.檔案法律意識欠缺
檔案材料成套性和係統性差的關鍵原因在高校內部，一些職能部門或者個人有文件材料私有化的意識傾向。其表現：一是本部門形成或產生的文件材料具有獨有性，非本部門的人是沒有權利和資格享有的，哪怕是檔案部門的管理者也無權保管，隻能在自己部門或自己手中保管，拒絕上交到檔案部門集中保管；二是教職工出國訪問、深造的資料，科學研究的文件材料，考察辦學的文件材料等等，都認為是自己的私有財產，不願意或拒絕存檔。
3.協作意識欠缺
高校是由不同的職能部門和教學院係組成的複合主體，不同的部門執行相對不同的職能。實際工作中，一些事件必須依靠不同職能部門的協調配合才順利開展和完成，這就要求各職能部門之間相互協作，相互支持。從文件材料收集過程中發現，這種相互協作精神尚欠缺。對文件材料的收集和保管都沒有認真對待，或者即使反映本部門參與該項事件的文件材料收集在手，也不願意交給其他部門，缺乏協作和支持意識不可避免的造成材料缺失。
三、解決措施
1.實行部門職責職能簽字認可製
要保證每個部門上交進館的文件材料真實地反映本部門職能活動，必須做好兩個方麵的落實工作。第一，必須清楚了解各部門的工作職能。對各個部門每年所開展工作情況的掌握應以學校賦予本部門的最新工作職能為主，再參考部門年度工作計劃這兩個方麵為依據。檔案部門管理人員從根本上進行抓，摸清每個部門每年應產生材料的類別和範圍。第二，必須讓職能部門的領導、職工及兼職檔案員確認自己的職能範圍。檔案部門弄清各職能部門每年的基本工作職能以後，製發“部門工作職能認可表”及“職能工作產生文件材料調查表”下發到每個職能部門，要求分管領導和兼職檔案員進行簽字確認，同時從基層調查了解各職能部門本年度工作計劃開展中預期產生的文件材料，再結合本校各類別檔案材料歸檔範圍確定本年度每個部門應產生和移交的文件材料。
當然，這項工作的落實不僅是檔案部門的責任，更重要的是檔案部門管理人員的工作思路要取得學校領導的認可和支持，取得全校教職工的信賴。基層檔案部門提高自身信任度是關鍵，如何提高需要認真深思和努力，這個話題也有待深入研究。
2.掌握部門年度工作計劃
年度工作計劃是了解各部門階段工作進展情況，提前介入文件材料的收集過程，把文件材料的收集工作落到實處。這種工作機製必須從兩個方麵嚴格把關方可達到實效。第一，根據高校工作規律，一般在上學期結束或本學期開始都製定並向學校上報本部門工作計劃，那麼檔案部門掌握和利用各部門提供的學期或年度工作計劃可以預測在各個階段應該產生的文件材料；同時通過工作計劃可以了解各個階段開展的具體工作，便於檔案部門製定階段性的文件材料收集工作的指導計劃。第二，檔案部門必須從自身做起，嚴格執行各項規章製度，同時接受學校檔案工作委員會和全校教職工的監督與考核。檔案部門的工作態度以及各種製度的落實，在實際工作中起著決定性的作用。從某種意義上說，檔案部門的執法力度和工作人員的責任製約了學校檔案事業的發展，更影響了檔案文件材料的及時準確收集。檔案部門從領導到普通工作人員的責任意識和工作規範也應該接受群眾的監督，不能老是埋怨檔案工作不受學校領導和職工的重視，而應該檢討一下自己在這項工作中到底起了什麼作用。