從實務操作方麵來講，大多機關是將食堂成本分為直接成本、間接成本和期間費用。直接成本包括員工接受餐飲服務時直接食用的蔬菜、肉類、蛋類、糧食、食用油、米、麵、加工調料等等。間接成本則是與提供服務有關的各項費用，包括人工成本、水電費、燃氣費、物業費、維修費、培訓費、設備購置、勞保支出、交通費以及管理費用等。期間費用是指機關單位內部食堂的工作管理部門和管理人員為管理食堂的服務活動而發生的各種費用，如管理等相關人員的辦公費用、物資采購費用、外聘廚師發生的費用以及其它雜費等。
三、機關食堂成本管理存在的問題及其原因
1、成本管控欠缺
第一，成本管控意識欠缺。節約意識發出的主體有兩類人，不走群眾路線的上級領導和每天親臨食堂的機關員工。盡管“光盤”政策一再推廣，但是機關食堂成本節約意識仍舊淡薄。糾其原因，上層領導不在食堂用餐，機關單位職工食堂成為名副其實的“職工”食堂，在意識方麵、在理念上沒有認識到食堂餐飲質量和食堂成本管控的重要性。第二，成本管控能力匱乏。對於大多數機關單位來說，食堂的經營收入隻占很少的比重，更有甚者，食堂的開支是上級部門撥付的，隻是做為職工福利費開出。所以機關單位很少關注食堂成本，更不用說雇傭或分派專門人員進行會計記錄與計量。糾其原因，主要是人員尤其是專業人員的不配備、不作為，使得機關單位食堂成本管控能力匱乏。第三，成本管控製度缺失。縱觀全國，對於機關單位食堂的規定並不多，有的是參照旅遊、餐飲企業成本管控製度，有的則直接受控於上級單位財政補助款或財政撥款。糾其原因，法律或相關規章製度沒有涉及到機關單位食堂方麵。另外，機關單位內部也沒有製定相關製度，造成食堂成本管控製度的缺失。
2、收支管理欠缺
第一，收入管理方麵。機關單位食堂營業收入存在現金坐支現象。所謂現金坐支，是指收到餐飲營業收入的現金後不存往銀行，而是直接從收到的現金中進行費用開支。此時，銀行無法準確掌握機關單位實際收入情況，對銀行進行收入監管存在幹擾，甚至擾亂國家金融秩序。因此，根據《現金管理暫行條例實施細則》的規定，坐支現金是違反財經紀律的行為，會受到財經紀律的懲罰。糾其原因，機關單位領導沒有意識到食堂收入管理的重要性，因其餐飲收入占比很少而疏於收入方麵的管理。第二，支出管理方麵。前已述及，收入現金不存入銀行而直接“坐支”違反了現金收支管理的規定。另外，有的機關食堂會產生違規列支本屬於食堂的福利費用的情況，更有甚者，擠占食堂應有的開支、弄虛作假、虛列支出、克扣采購食材的成本。糾其原因，除了與收入管理相同，機關單位領導沒有樹立正確的管理觀念，更重要的是，對於上級撥付的款項或者補助款項的監管不嚴，從上至下全員都沒有認真對待，並且，對於這些款項的支出項目瑣碎，不方便進行及時的會計記錄和賬目監管。第三，票據管理方麵。涉及的票據大致涉及以下幾類，均存在不同程度的問題：員工充值時票據不規範甚至沒有票據；采購員在菜市場采購相關食材時無法取得正規的票據；餐飲部門供應食材時領用無票據。糾其原因，沒有一項具有強製性的法規或法規對機關單位食堂的票據使用進行規範；再者，食材瑣碎，難以分散、實時記錄。
3、采購、驗收及領用等環節不規範
采購、驗收及領用等環節是食堂成本管控的關鍵控製點。但是，機關單位食堂的關鍵控製環節不健全、無規範，從而導致機關食堂成本控製困難。糾其原因，第一，人員配備未達標準，有的機關單位食堂沒有專人進行管理，隻是兼任或臨時起到監督作用；第二，會計記錄不規範，食堂的賬目不清晰，很難由會計專業的人員進行專業的記錄和計量；第三，各環節程序不合法，以采購程序為例：本屬於政府集中采購的材料，未嚴格按照采購要求進行采購，而是自行購置。