檔案部門應對突發事件能力的提升
工作園地
作者：翟柱玉
近年來，提升應對突發事件的能力已成為檔案部門的當務之急。須從兩個方麵著手：一是提高預防與防禦能力，二是提高應急處理和恢複能力。
1 提高檔案部門應對突發事件的預防與防禦能力
1.1 提高危機意識，加強日常安全管理。工作部門必須切實增強危機意識，牢牢繃緊這根“弦”，在日常工作中貫徹“以防為主、防治結合”的基本原則，建立健全檔案安全保管的各項製度，將安全觀念和製度落實到具體工作細節中，將災難消滅在“萌芽”中。
1.2 建立健全應急預案體係。為了應對突發事件，各級檔案部門必須預先製訂出一套實用完備的應急方案，健全應急係統，完善應急措施，並保持常備不懈、經常演練。在突發事件出現時能夠迅速完成信息采集、危機判定、決策分析、命令部署、聯動指揮、排險救援、安全轉送、後勤支持等各項應急任務，確保及時、迅速、高效、有序地應對各類突發性公共事件，將突發事件的危害降低到最小程度。
1.3 成立專門機構，強化人員培訓。為確保在突發事件出現時，能夠實現集中領導、統一指揮，提高應急處置能力和效率，檔案部門應成立負責此項工作的專門機構。建立“人人有責、層層負責”的檔案安全管理體係，並根據實際情況明確各自的安全管理目標和職責。對需要應對突發事件的所有相關人員，從領導、技術骨幹到普通員工均需進行不同層次和程度的培訓，使不同人員把握好自己的角色和職責。
1.4 加強異地備份係統建設，做好應急物資準備。完善的檔案異地備份係統，能夠分散檔案保管的風險，降低突發事件帶來的損失。近幾年，在我國發生的災害事件中，由於異地備份係統的缺乏帶來的巨大損失凸顯了異地備份的重要性，異地備份係統的建設逐步納入議事日程。數據備份和異地備份要有針對性地進行，不同的檔案資料采用相應的技術手段。對於價值高的珍貴紙質檔案，必須對縮微件或數字化文本實行異地備份；在兩個距離較遠、處於不同災害地帶的檔案館之間建立檔案文件備份中心；加強區域之間的檔案部門的資源共享和文件備份。應急物資準備是及時應對突發事件的前提，為在突發事件出現後對檔案進行及時處理提供物質保障。應急物資準備應遵循“梯隊層次性”原則，建立檔案部門之間的“聯合儲備體係”，對應急物資進行定期檢查、維護、更換與修訂，並注意做好安全保衛和保密工作。
2 提升檔案部門突發事件應急處理與恢複能力
2.1 建立信息共享機製，完善信息檢測與預警機製。建立完善的檢測和預警機製是應急管理至為重要的一環，檔案部門應急管理應結合自身實際，在區分突發事件種類和特點前提下，建立健全基礎信息數據庫，完善檢測網絡，完善定時報告製度，做到及時、準確。檔案部門還需加強單位各部門及與當地政府應急管理指導部門、軍隊及社會團體之間的溝通與協調，將檔案部門信息係統融入地方政府應急管理信息係統，實現與應急管理相關的有關部門、專業部門和檢測網點間信息係統的融合，加強跨部門、跨層級、跨地區信息共享與合作。
2.2 建立科學高效的應急指揮係統。當檔案部門預測到突發事件時，應迅速成立以當地黨委和政府分管領導為首，由檔案部門行政“一把手”和檔案技術保護專家等組成的應對突發事件領導小組，形成統一指揮、反應迅速、權責清晰、協調有序、運轉高效的指揮係統，負責指揮重大突發事件處理工作，協調相關部門調動人、財、物，確保重要檔案和受災嚴重地區檔案的安全，製訂災後損失評估報告和詳細的修複方案。
2.3 評估突發事件破壞程度，製訂災害恢複計劃。突發事件應急處理後，檔案部門工作重點轉向災害恢複。對突發事件的破壞程度進行正確評估是災害恢複工作前提，必須建立科學的災害評估方法和合理的災害評估指標體係。比如，判斷突發事件的原因以及造成次生性破壞的可能、確定受損檔案的信息、確定硬件設施的破壞程度以及人員的損傷情況等。
2.4 收集突發事件檔案資料，總結經驗教訓。突發事件應對的後期，檔案部門應做好突發事件相關資料（包括災害狀態描述資料、災害造成損失資料、災害應急行動資料，以及各種災害應對技術資料、災害應對政策資料、災害應對外援資料等）的收集工作，堅持“一災一檔，集中保存”的原則建立災害專題檔案，采用分級管理和災地管理相結合的管理方法，綜合反映突發事件應急管理的全過程，為以後應對突發事件提供依據，從而提高檔案部門應對突發事件的能力。
（作者單位：中央民族大學管理學院 來稿日期：2013-02-20）