第三步:係統理念與案例學習 經過項目啟動大會的動員,員工對ERP係統充滿了期待。但這個時候各業務部門,包括公司的高層在內,對於ERP係統到底是如何與業務結合,如何實現管理目標的,都還不清楚,甚至一些高層對於ERP係統到底能不能實現公司的管理提升還持質疑態度。在這個環節,就需要由公司的高層帶隊,一起參加係統理念與案例學習。
通過培訓,一來可以讓公司決策與管理團隊堅定實施ERP係統的信心;二來也可以就自己關注的管理問題與ERP谘詢顧問進行充分交流,提出核心的業務關注點,使ERP係統在實施過程中能夠抓住重點;三來就是可以參考同行企業是如何實現的,特別是要關注組織架構、權責體係、績效考核方法等ERP係統成功應用的企業管理保障層麵。
完成學習,基本上就可以達到“全公司上下一心,堅決推進ERP係統應用”這一目的;公司管理層也知道應用係統之後,公司管理的提升點在哪裏,為ERP係統的實施工作統一了目標。
第四步:高層業務訪談 由ERP實施顧問對公司的高層進行“Step by Step”的業務訪談,通過訪談過程清晰地捕捉公司高層的管理目標,對ERP係統應用的核心關注點; ERP實施顧問可以對具體的業務關注點給出建議思路A、B、C和利弊分析,甚至是標杆企業的應用案例。結束訪談之後, ERP實施顧問能根據公司高層的意見,提出ERP項目實施目標作為ERP藍圖編製的指南。
明確目標也為ERP項目確定了基調,能在後續的業務部門調研訪談過程中保證聚焦於目標,同時在各個業務部門對於具體業務流程實現有爭議時,也有了處理爭議的最高原則,有助於快速推進項目達到目標。
第五步:業務解決方案彙報 ERP實施顧問在完成了業務解決方案,並與相關的業務部門負責人基本達成一致之後,需要展開業務解決方案的高層彙報。
方案彙報的目標是讓公司高層知道其關注的核心業務問題,將在ERP中如何解決,也就是解決方案與管理要求的是否匹配的問題,還有需要公司高層決策的難點問題,如公司沒有相應的部門和崗位進行項目經營計劃的管控,是否需要增補相應崗位,按照方案建議完善組織架構……
公司高層評審業務解決方案的過程,其實也是對ERP係統藍圖評審的過程。隻有審核通過了ERP藍圖,ERP項目才能進一步向前推進實現,也隻有這樣才能確保ERP係統在上線之後不會出現流程不通、數據不準、責任不清的問題。
第六步:確認上線目標 完成了係統上線準備工作之後,ERP項目小組需要再次向公司高層進行彙報。
公司高層需要了解的內容是業務解決方案中的核心業務點是否能夠兌現?高層的管理思想是否在係統能夠真正落地?操作習慣、業務人員工作壓力等項目風險是否有考慮到,是否有相應的應對策略?業務流程是否能夠真正流轉起來?公司的組織機構、流程與製度是否能夠滿足係統應用?
公司高層需要決策支持的工作是明確係統上線涉及的人員與配合時間點,給予係統上線的資源保障;征求各業務部門意見,審核項目的驗收標準,如果各業務部門有不同意見,需要給出原則性意見,在完成驗收標準修訂後審核同意;提出自己關注的核心內容,判斷是否達到預期目標。
如此,可以讓公司高層及時了解到項目的當前進展,判斷係統是否可以上線,並及時解決上線過程中的資源保障、業務分歧等問題,為ERP係統上線鋪平道路。
第七步:項目驗收彙報 這個環節可以理解為是“慶功與總結”環節,係統上線之後,高層需要了解的內容包括:係統應用的效果如何?哪些業務部門用的好,哪些業務部門用的不好,為什麼?後續的ERP係統推進措施是什麼?係統驗收之後的ERP維護應該怎麼做?哪些管理環節得到了改善?哪些管理工作還可以通過係統的深入應用來落地?各個業務部門對係統應用的反應如何?
在明確了上述內容,並且得到了較為滿意的答案之後,公司高層就需要決定是否進行ERP項目驗收了。而隻有ERP係統驗收之後,才可以將ERP項目小組解散,將ERP係統轉入到IT部門進入到運維階段,並且需要製定相應的ERP應用提升計劃,對ERP係統進行持續的深入應用。