企事業單位檔案管理存在問題與對策
工作園地
作者：趙傑
1 企事業單位的檔案管理中存在的問題
1.1 企事業單位的檔案管理人員素質較低。很多企事業單位都擁有一支比較穩定的檔案管理人員隊伍和檔案幹部隊伍，但這支隊伍的專業素質和文化程度並不高，不能適應新形勢下檔案管理工作的實際需要。尤其是在計算機技術迅速發展的今天，能夠進行檔案信息開發和檔案信息深入研究的專業化的人才格外匱乏，這些都給企事業單位的檔案管理工作帶來了極大的挑戰。
1.2 領導層不重視。領導幹部的思想觀念比較落後，對檔案的認識程度不高。有的企事業單位領導隻把檔案管理當做一種保管性的寫寫抄抄的工作，認為檔案管理工作不能夠為單位帶來經濟效益，不把檔案管理工作放在重要地位，不能適應當前檔案管理工作的發展要求。
1.3 檔案管理不規範。很多企事業單位在進行檔案管理過程中都存在著不規範的問題，比如，案卷標題和檔案號不規範，組卷混亂現象廣泛存在，部門案卷沒有卷內目錄，等等。不便於檔案信息的查詢與整理，給以後的工作帶來諸多不便。很多企事業單位仍然采取傳統的管理模式，沒有采用先進的管理技術和管理手段，數字檔案和電子文件較為少見，嚴重影響了檔案管理的工作效率。
1.4 硬件設施比較落後。很多企事業單位的檔案管理硬件設施較為落後，有的單位甚至不設檔案室，有些檔案室條件比較差，潮濕、狹小，檔案長期處於該環境下遭受著蟲蛀和黴變，這不但影響到檔案的整潔和美觀，而且導致檔案信息的不完整，給檔案管理、檔案的利用帶來不好後果。
2 改進企事業單位檔案管理工作的對策
2.1 加強培訓，提高檔案人員素質。企事業單位檔案管理人員素質的高低直接影響到檔案管理工作的效率和水平，企事業單位要加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案人員的業務素質和工作水平。加強檔案管理人員的培訓主要應該從以下幾個方麵入手。
第一，加強法製觀念和檔案意識的灌輸。企事業單位應該加強法製觀念的灌輸，不斷提高企事業單位檔案管理人員的法律意識，使其在法律範圍內做好本職工作，提高工作質量。同時，還應該提高檔案管理人員的檔案意識，讓其認識到檔案管理的重要性和價值，從而能夠增強責任感和使命感，保證檔案管理工作的順利高效完成。
第二，加強檔案管理人員政治素養和業務能力的培訓。政治素養指的是檔案管理人員的政治態度、政治理論水平以及職業道德修養等。要提高業務素質，首先應該加強理論知識的培訓，讓檔案管理人員學習跟檔案管理工作相關的理論知識，擴充其知識麵。另外，還應培養檔案管理人員的現代化設備操作能力，能夠運用先進的技術處理檔案管理過程中出現的問題，提高檔案管理工作的效率和水平。
2.2 完善檔案管理設施，確保檔案完好無損。完善檔案設施是加強檔案管理的必備條件。企事業單位應該結合自身的需要，完善複印機、計算機、監控、防火、防盜、防潮等設備，實現本單位檔案管理工作的科學化和現代化。同時還應該保持設備和庫房的整潔，達到無黴、無毒、無蟲蛀、無雜物，禁止易爆易燃物品在檔案室的存放，檔案室的溫度應該達到國家的標準。另外，還應該對檔案進行定期的清點和檢查，確保檔案信息的完整，檔案的不丟失和不損傷，等等。
2.3 使用現代化的檔案管理手段。信息技術的飛速發展是當前的重要特征，信息化和現代化也是當前社會發展的重要趨勢，企事業單位的檔案管理工作應該實現管理手段的信息化和現代化，提高檔案管理的水平。企事業單位在進行檔案管理時要借助於計算機和網絡技術。
2.4 加強檔案管理的業務建設。檔案記錄了本單位珍貴的曆史，檔案能夠反映出本單位在不同時期所發生的變化，做好檔案管理工作至關重要，企事業單位應該不斷提高檔案管理的水平。加強檔案管理工作的業務建設應該從以下幾個方麵入手：第一，收集全麵可靠的文件材料，建立一個內容豐富、種類齊全、結構合理的檔案管理體係；第二，嚴格按照檔案管理的標準進行歸檔整理，做到檔案管理的分類科學，使得檔案管理符合規範；第三，堅持檔案記載的完整，清收數據，字跡規範。
檔案人要腳踏實地，熱愛崗位，要有強烈的責任感和知難而進的幹勁，才能做好本職工作，從而才能提高企事業單位的檔案管理水平和效率。
（作者單位：鄭大五附院 來稿日期：2013-06-18