實施檔案數字化管理的幾點思考
工作園地
作者：王翠紅
隨著經濟社會迅速發展，檔案管理數字化、信息化已成為檔案管理工作發展的重要趨勢。
1 檔案數字化管理的特點
1.1 占用空間小、儲藏信息量大。檔案數字化管理運用先進的數字存儲技術將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉化為計算機能夠識別的數據，通過計算機等電子設備展現給用戶。占據空間很小的數據庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質文檔一統天下的局麵，嶄新的存儲方式讓傳統檔案館望塵莫及。同時，全球互聯的網絡技術實現了信息共享，用戶通過數字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網上檔案館，更是網上文化和信息交流中心。
1.2 實現了管理模式自動化。通過設計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息係統，無需人工鑒別再分門別類地運輸上架。新型數字化檔案館將傳統檔案館實現了高智能的技術型管理，而相關的工作人員主要任務也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發為主，更有利於促進檔案館信息資源的全麵化和服務優質化。
1.3 查詢資料更加快捷。使用數字化檔案館，短時間內就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶隻要擁有數據終端，比如一台電腦，在操作係統中輸入檔案資料或信息的關鍵字就能立刻查詢到數據庫中存儲的相關信息。更重要的是，檔案數字化管理通過網絡將信息自動呈現在讀者麵前，免去專門跑傳統檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率。
1.4 不同地域、單位建設的數字化檔案館通過網絡的互聯互通，實現了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。
2 檔案數字化管理中存在的問題
2.1 缺少資金支持。任何新設備、新技術的更新都需要強有力的資金支持。建設數字化檔案館所需的設備，一是費用高；二是設備更新淘汰比較快，隨著科技的不斷發展，電子設備更新的周期不斷縮短；三是設備使用磨損影響使用年限，檔案館要服務全社會的查閱需求，使用人數多，必然影響設備的使用壽命。
2.2 缺乏專業化管理人才。目前，大部分檔案館在檔案管理信息化人才隊伍的建設上力度不夠。在人才結構上，既具備專業的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規範的章程和標準，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的職工兼管。並且，大多數檔案館管理人員普遍存在年齡偏大、計算機操作不夠熟練、對數字化檔案館的相關知識一知半解等問題。檔案館在社會上的地位不高，很難吸引優秀人才進入檔案館發展，甚至連內部的優秀人才也因此外流。