1.現金收付的內部控製製度
現金收付控製是企業內部控製係統中最為重要的環節,它包括現金收入的內部控製和現金付款的內部控製。
(1)現金收入的內部控製。
現金收入的內部控製重點主要在以下幾個方麵:
①聘用可靠、合格和有職業道德的職員。
公司應仔細審查職員是否有不良的個人品質。此外,還需花費大量資金實施培訓計劃。
②合理分工。
指定特定的職員擔任出納或管理出納的人員或現金收入會計。
③合理授權。
隻有指定的職員(如部門經理)才可批準顧客的特殊情況,即同意顧客賒購商品。
④職責分離。
出納和分管現金的職員不得接近會計記錄,記錄現金收入的會計不得兼管現金。《中華人民共和國會計法》也規定出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務賬目的登記工作。
⑤審計。
內部審計人員檢查公司的業務是否與管理政策相符。外部審計人員檢查現金收入的內部控製,主要是確定與現金收入相關的營業收入、應收賬款和其他項目是否準確。
⑥憑證和記錄。
顧客要收到有業務記錄的收據,銀行對賬單要列示現金收入用以核對公司記錄(送款單)。
⑦電子計算機及其他控製。
現金出納經辦業務,要通過電子計算機進行,以受其製約。現金要存放在保險櫃和銀行裏。
(2)現金支出的內部控製。
現金支出的內部控製製度也是非常重要的,與現金收入的內部控製製度相對應,主要注意以下幾個方麵:
①選用可靠、合格和有職業道德的員工。
現金付款應由高層職員管理,大額付款應由財務主管或財務主管助理經辦。
②合理分工。
專門的職員批準需付款的購貨憑證,高級管理人員批準簽發支票。
③合理授權。
大額開支必須由業主或董事會授權,以確保與企業目標相一致。
④職責分離。
計算機程序員和其他經管支票的職員不得接近會計記錄,登記現金支付的會計不得有經管現金的機會。
⑤審計。
內部審計人員主要審查公司業務是否與管理製度一致;
外部審計人員主要審查現金支出的內容是否合理、金額是否準確。
⑥憑證和記錄。
要有供應商開出的發票及其他支付現金所必需的憑證;銀行對賬單上列示的現金支出(支票和電子通彙付款)用以調整公司的賬麵記錄;支票要按順序編號,以說明付款的順序。
⑦電子計算機及其他控製。
空白支票應鎖在保險櫃裏並由不從事會計工作的管理人員負責控製;支票的金額要用擦不掉的墨水由機器印上去,已付款的發票要打孔以避免重複付款。
2.存貨的內部控製製度
存貨是企業的流動資產,包括原材料、輔助材料、燃料、低值易耗品、包裝物及勞動保護用品等。存貨被譽為商業企業的血液,所以存貨的內部控製很重要。
良好的存貨內部控製包括以下幾個方麵:
(1)無論采用什麼盤存製度,每年至少實地盤點一次存貨。
(2)保持高效的采購、驗收和運輸程序。
(3)保管好存貨,以防被盜、損壞和腐爛。
(4)僅允許那些不能接近會計記錄的人員接近存貨。
(5)對貴重商品保持永續存貨記錄。
(6)按較經濟的數量購買存貨。
(7)保持足夠的存貨以防因存貨短缺減少銷售收入。
(8)不要保留過多的存貨,以防將資金拴在不必要的項目上而增加費用。
以上是有關存貨內部控製的基本要求,在一些內部控製製度比較完善的企業,存貨管理更為規範。在實際工作中,管理存貨出入的做法是:存貨的每筆收入與發出都辦理憑證。收入存貨需填製采購材料驗收入庫單、自製原材料交庫單、商品采購入庫單、產品完工交庫單、原材料退庫單等;發出存貨需填製材料領用單、材料發料單、產品銷售發貨單、原材料退庫單等;月末應編製收料彙總表和發料彙總表。
存貨的領用、發出、審核、保管、記賬均要實行分工負責。
存貨不僅要進行金額控製,而且要實施實物控製。會計部門一般控製金額,供應部門或銷售部門分別控製金額和實物,倉庫一般進行實物管理。
每年實地盤點存貨是必要的,因為確認庫存存貨的唯一方法就是盤點。再好的會計係統也會有錯誤,盤點對確定存貨的正確價值是必不可少的。當發現錯誤時,應調整會計記錄,使其與實地盤點數一致。
使存貨經手人遠離會計記錄是必要的職責分離。一個既可接近存貨,又可接近會計記錄的職員會有機會盜竊存貨,並編製會計分錄將其盜竊行為掩蓋起來。例如,在存貨實際被盜時,職員可增加衝銷的存貨數,以使存貨金額降低。
在競爭日益加劇的市場經濟環境中,公司不能將現金過多地拴在存貨上而增加費用。
3.固定資產的內部控製製度
我國國有企業的固定資產流失嚴重,於是關於加強固定資產內部控製的呼聲越來越高。或許您的單位也存在這種由於內部控製不健全導致資產流失的現象,因此,加強固定資產內部控製就成為一件迫在眉睫的事情了。