由於各分部隻對其能夠控製的費用承擔責任，因而，必須分清哪些費用是特定分部可以控製的，哪些費用是特定分部不能控製的。另外，為了判定各分部業務的效益水平，還應區分哪些費用是特定分部業務發生的，哪些費用不是特定分部業務發生的。
可溯費用與共同費用可溯費用可以定義為由於某個特定分部的存在而發生的、因而可以？歸集到該分部的費用。共同費用則是由於公司的整體運作而發生的、因而不能歸集到某個特定分部的費用。舉例來說，可溯費用包括某個分部的直接生產費用、廣告費支出、該分部管理人員的工資、該分部某種產品專用機器設備的折舊費等。共同費用包括公司形象廣告費、最高管理層人員的工資、公司管理設施的折舊費等。
判定一項費用是不是可溯費用的規則是：隻有那些隨著某特定分部的消失而消失的費用才是這個分部的可溯費用。也可以說，隻有那些隨著某分部的設立而發生的費用才是該分部的可溯費用。比如，如果某分部被出售或停止經營，企業無須再支付該分部人員的工資，因此，分部人員的工資便是該分部的可溯費用。另外，雖然該分部停止運作了，但公司總經理的工資肯定還是要照常支付的，因此，總經理的工資便是共同費用。
劃分可溯費用與共同費用是從特定分部的角度進行的。如果我們把一個分部分成更多、更細的分部，那麼原本可溯到某個分部的費用可能變為其下屬分部的共同費用。例如，某分部下分為兩個分部，該分部管理人員的工資對於該分部來說屬於可溯費用，然而，對於下設的兩個分部來說，這些管理人員的工資則屬於共同費用。
有些費用雖然與某個分部的業務具有直接聯係，屬於該分部的可溯費用，但是，該分部卻不能對其發生實施控製。例如，某個分部經理的工資屬於該分部的可溯費用，但該分部經理的工資可能由上級進行控製。因此，從管理的角度出發，我們還應把可溯費用區分為可控費用與不可控費用進行考察。
共同費用對於某個特定分部來說，都是不可控費用。
可控費用與不可控費用可控費用是指在特定時期內、特定分部能夠直接控製其發生的費用，也就是說，特定分部的經理負有管理責任的費用。可控費用的例子包括差旅費、非生產性的人工費用、大多數的營銷費、所購買的存貨的支出，以及長途電話費等。讀者會注意到，我並沒有說這些費用可以在不造成任何後果的情況下加以控製，我隻是說這些費用可以被控製，這表明分部經理可以有意識地做出並實施一項決策來降低這些領域的支出。盡管可能會使企業喪失從造成這些費用的過程中獲得的收益，但是他們仍然可以控製，因為分部經理能夠降低或消除這些費用。可控費用是針對特定分部來說的。一項費用，對某個分部來說是可控的，對另外的分部則是不可控的。例如，耗用材料的進貨成本，采購部門可以控？製，使用材料的生產部門則不能控製。有些費用，對於下級來說是不可控的，而對於上級來說則是可控的。例如，如果你們部門的生產車間裏有一台大型的鑽床，隻要使用它，你們就可能需要為這台鑽床支付折舊費，如果你需要這台鑽床工作，你就無法控製使用這台鑽床的折舊費，然而，公司的高層管理者卻能控製設備折舊費。對於某個分部不能控製的費用叫做不可控費用。不可控費用你可能會馬上想到一些例子，如所得稅、租金或租賃費等。
有些費用是以前決策的結果，如折舊費、租賃費等，在添置設備和簽訂租約時是可控的，而使用設備或執行契約時已無法控製。某些費用在短期內不易受到影響或改變，這些費用往往被認為是不可控製的。然而，這些費用在長期內是可以被調整的，從這個角度來看，它們又可以被看作是可控製的。假如企業租賃了一個庫房，隻要租約未到期，庫房的租金就是不可控費用，一旦租約到期，庫房的租金就變成了可控費用，除非你又簽了一份租賃合同，這樣一來，這些租金又變成了不可控費用。因此從整個企業的空間範圍和很長的時間範圍來觀察，所有的費用都是人的某種決策或行為的結果，都是可控的。但是，對於特定的人或時間來說，則有些是可控的，有些是不可控的。
管理者一般應當使下屬對他們能夠控製的費用負責，如果讓他們去負責他們不能控製的費用，就會產生相反的結果。因此，從組織設計上，為了保證企業內的可控界限明確合理，需要對可控範圍內的管理事項進行完全放權，即做到徹底分權，隻有責任明確、權利落實，才能保證責任者的管理業績可以被衡量，否則會給業績的責任造成不必要的扯皮，分部管理者會出於保護自身權益而將業績不佳的原因歸咎於權力不到位、高層的幹預等，從而難以得到管理業績是好是壞的結論。
在業績評價上應剔除不良環境變動對業績產生不利影響的因素，而將管理者可控的業績進行報告與評價。