是和收入相對應而存在的，企業之所以要發生費用，最終目的是獲取收入（或受益），進而獲得更多的利潤，使資本增值。有些費用與收入直接相聯係，如產品銷售成本與銷售收入之間具有直接的聯係；有些費用則與收入具有間接聯係（使企業受益），如企業管理部門發生的費用。
費用的特點費用是企業在其經營活動中流出企業的資產。費用的發生最終將會伴隨企業資產的減少，這種減少既可能是現金也可能是非現金資產的減少。從這個意義上講，費用本質上是企業的一種資產減少或流出，它與資產流入企業所形成的收入相反。企業現金或者非現金資產的減少，在很多情況下會減少所有者權益。
費用是伴隨股東交易（股東投資、分配紅利等）之外的引起所有者權益減少的交易事項而發生的。同時，費用又是在企業為銷售商品、提供勞務等日常經營活動中產生的。像處置固定資產這種交易事項，可能也會使資產和所有者權益減少，但它不是由於日常的經營活動導致的，因此，這種資產和所有者權益減少的交易並不伴隨費用發生，而使企業發生損失。
費用最終會使企業資產減少，費用最終也會減少企業的所有者權益（留存收益）。費用的發生一般會伴隨資產的減少和所有者權益的同時減少。例如，支付電話費100元，企業的現金資產將減少100元，同時所有者權益也相應減少。因此，支付電話費100元這個交易事項將使費用增加100元。
大家必須知道，並非使資產減少（或負債增加）和所有者權益同時減少的交易事項都會有費用發生。企業與股東之間的交易，也就是我們稱之為股東交易的交易事項，既有資產的減少，又有所有者權益減少，但它卻不產生費用。例如，企業向股東分配紅利，因為對股東分配的是所有者權益，所有者權益是淨利潤轉過來的，也就是說，股東獲得的現金紅利，來源於淨利潤，因此分配給股東的是利潤，它並不從收入中扣除，因而沒有費用發生。必須記住：分配給股東的利潤不是費用，它不影響企業的盈虧。
有些費用與資產（現金、銀行存款、存貨等）的減少同時發生，同時記錄入賬，這時，費用增加，資產減少。如果每一元的費用都在費用發生的同時被實際支付，那麼，問題就非常簡單。但是經濟活動並非如此，對於許多費用，企業不能等到實際支付這些費用時才去記錄它，這些費用必須在支付前記錄入賬，因為企業已經在經營過程中從該費用中受益。費用本質上是伴隨受益而產生的，不是伴隨支付而產生的。
有些費用在其發生的當期並不減少資產，而是伴隨負債（其他應付款、預提費用、應付職工薪酬等）同時發生。這種由費用產生的負債，還要用資產來償付，最終還要減少企業的資產，因此叫做應付費用。應付費用是尚未支付的費用。例如，計提職工教育經費1000元，一方麵產生負債增加的效應——增加對職工教育支出方麵的負債；另一方麵產生費用增加的效應。在企業的資產負債表中要記錄這筆負債，在利潤表中要記錄這筆費用。企業在以後用現金支付職工教育經費、資產流出企業時就償還了這筆負債。所以，這種尚未支付的費用，最終還是要表現為資產的減少。
尚未實際支付的費用必須與相應的負債同時記錄。記錄這一類型的費用和負債是權責發生製會計的一個基本方麵。費用在支付前被記錄，以便費用金額能從銷售收入中減去，正確計算當期利潤。按期計提銀行借款利息就是一個例子。有些借款的利息采取先預提計入費用，待以後再實際支付的方式。預提利息時，費用和負債同時增加。但負債最終還是要用現金來支付。
權責發生製是一種經常使用的會計記賬的原則，指的是收入要在實現的時候，也就是企業認為相應的應收賬款可以回收，就可以在尚未收到現金時被確認入賬，與客戶是否已經支付現金沒有關係。當然，企業最後還是要收回現金；費用要在發生的時候確認入賬，也與是否已經支付沒有關係。權責發生製著重經營活動是否發生，不著重現金是否收到或付出。例如，公司因為一場官司，12月20日從其律師處收到1張訴訟費發票，公司要等到下年才能向其律師支付這筆費用，但該項費用屬於本年度，應當記錄在當年利潤表中。因此，公司其他應付款賬戶當年將增記這筆負債金額。
之所以采用權責發生製會計原則，主要是為了正確計量各個會計期間的利潤，恰當反映每個期間的經營成果。
就如同記錄收入那樣，會計在記錄費用增加的時候，必定會同時記錄資產減少或者負債的增加，如果沒有某項資產的減少或者沒有某項負債的增加，就無法記錄費用的增加。由此可見，收入和費用的發生引起了資產負債表的變化。
與權責發生製相對應的是收付實現製。在收付實現製下，隻有等到收到現金時才確認收入，等到支付現金時才確認費用。
費用和支出的關係有些費用需要支付現金，有些費用則要減少非現金資產。即使需要支付現金的費用，費用發生時，也不一定立即伴隨現金的支出。
支出是指現金的流出。支出分為費用性支出、對外投資性支出和清償性支出。費用和支出不同，本期發生的支出，並不一定形成本期的費用。請記住：不要把本期費用與本期的現金支付聯係在一起。