3. 指示必須因人因事，采用不同語氣
指示的對象不同，事情的性質不同，當時當地的環境不同，就要區別情況，采用不同的語氣，才能收到良好效果。
（1）商量。“這份報告要得很急，你能抓緊時間，在今天下班前完成嗎？”這種指示，帶有商量的口吻，有一定回旋餘地，對方會覺得領導者親切和藹，如無特殊困難，一般會盡力完成。這也是較為常用的一種方法。
（2）請求。“馬上就要進行財務大檢查了，請你們在今明兩天把各種材料準備好。”這種指示的語氣比較緩和，並扼要解釋了為什麼要這樣做，下屬容易接受。在多數情況下，對多數人，都可采用這種語氣。
（3）教訓。“怎麼這項工作到現在還沒有完成？必須在這周內結束！”這種指示，態度生硬，刺激性強，可以使下屬深感失職，下次再也不敢拖拉了。不過，領導者的這種指責必須有理有據，一般情況下，不要過多地采用這種口吻訓斥下級。
（4）建議。“這份材料要得很急，請你最好在這周內拿出來，如果你一個人幹不完，可請其他人幫助查找資料和謄清，你看怎樣？”這種指示，語氣和緩，征求了對方意見，為對方著想，提出了具體建議，下屬很容易接受。
（5）要求。“馬上把這項工作完成。”這種指示不容商量，必須執行。在緊急情況下，或是下屬工作有拖拉的毛病時，用這種語氣下達指示，效果較好。
4. 指示必須和檢查督促相結合
領導者並不是作完指示就沒事了，還要認真檢查、督促指示的貫徹落實。可以通過調查、詢問、聽彙報、測驗等方法，了解指示的貫徹執行情況。
5. 指示必須通過正確的途徑下達
指示是領導者履行管理職能的一種方式，必須遵循責權統一的原則，通過正確的途徑下達，不要攪亂管理層次。在一般情況下，領導者不能越級下達指示。否則，就會侵犯下屬權限，影響下屬的積極性，損害下屬的威信，最終還是對管理工作不利。依據同樣的原則，除非迫不得已，上級不應直接取消下屬主管人員的指示。
提高管理機構的效率
一個部門和單位工作的效率如何，關鍵在管理機構。如果有一個能夠和諧、高效地研究和解決問題的管理機構，就沒有克服不了的困難，沒有解決不了的問題，工作上也就一定能夠出成績。
怎樣才能使管理機構和諧、高效地研究和解決問題呢？主要應該注意這樣幾點。
1. 意見要盡量表達得清晰明白
為了使管理機構中的每一個成員都能很好地理解你所提出的意見，表達時要力求不用煩瑣的語言，就能把複雜的事物、觀點表達清楚，這既可以避免別人對你的意見產生誤解，又有助於他人了解你整個意見的中心意思。
2. 凡是需要管理機構集體討論和解決的問題，在討論前要做好周詳的準備
要責成有關的部門和人員拿出初步的意見和方案。也可以把幾種意見和方案同時拿出來交給管理機構的成員，給他們一段思考和研究的時間。然後，初步了解一下他們對這些方案有什麼意見和看法，在哪些方麵比較一致，在意見分歧比較大的地方進行初步的溝通。
3. 要及時作出全麵評價
及時作出全麵評價，對於管理機構中的主要領導者來說是十分重要的。在問題討論中，不管每一位成員發表的意見是否被采納，主要領導者在最後的綜合、歸納中，都應當婉轉地給予評價。這樣做能夠造成一種民主氣氛，否則，以後就會有一些人對問題的討論和研究不感興趣。
4. 要注意創造輕鬆、和諧的氣氛
管理班子討論和研究的問題往往是非常規性的，又由於各自所站的角度和所管轄的領域不一樣，認識、看法有分歧是難免的。領導者應當創造一種愉快的氣氛，從而使大家能夠平心靜氣地、輕鬆地討論問題。
5. 要善於抓住問題的關鍵
要保證管理機構研究和解決問題的效率，就必須注意抓住問題的關鍵進行研究討論，不要在細枝末節上爭論。隻要在大的方麵、在關鍵環節上取得一致就可以了，不要企求在所有的方麵、每個細節上都一致。
培養管理機構的素質
組建管理機構時領導者要從專業、年齡、智能、知識等方麵來綜合考慮其結構。
組織發展到一定的規模後，便需要有一個由多人組成的管理機構來承擔整個組織的管理任務，即通常所說的管理班子。作為領導者，可能必須由你來進行“組閣”，那麼你首先應當明白管理機構中的成員各有不同的職能分工，就像機器的零部件一樣，各有不同的規格和作用。製造一台機器需要總體上的設計，那麼由你“組閣”的管理機構同樣也需要總體設計。當你為自己選拔助手時，不僅要看每個人的責任和能力，而且應按照群體優化組合的要求，進行合理搭配，使自己周圍形成一個“全才型”的管理群體，重視其整體的功效。