此外，出納人員在辦理收款或付款業務後，應當在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。
四、會計憑證的傳遞、整理、裝訂與保管
1.會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞，是指從會計憑證的取得或填製起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送過程。
由於經濟業務的內容不同，會計憑證的傳遞程序和時間也不盡相同。及時進行會計憑證的傳遞，不僅對財務核算有著重要的意義，還有利於發揮會計監督的作用。會計憑證傳遞程序的確定，要視經濟業務的特點、手續而定。一般應從以下幾個方麵著手進行。
（1）確定會計憑證的傳遞環節
企業應當根據本單位經濟業務的特點、內部組織機構和人員分工情況，規定會計憑證的傳遞所必須經過的環節，既能保證各有關部門和人員對會計憑證進行必要環節的處理與審核，又能避免在不必要的環節停留，從而使經營活動高速、有效地運行。
（2）規定會計憑證的傳遞時間
企業應當綜合考慮各環節的工作內容和工作量，以確保會計憑證能夠及時、準確地傳遞，並且明確規定各個環節的停留時間，以免打亂正常的會計工作秩序。
（3）完善會計憑證交接手續
為防止會計憑證在傳遞過程中出現遺失、毀損或其他意外情況，企業應建立會計憑證的交接簽收製度，從而保證會計憑證的完整性。
2.會計憑證的整理
會計憑證登記完畢後，會計人員應當按照分類和編號順序整理，查看有無缺號、重複編號等情況，並檢查記賬憑證所附原始憑證是否齊全。
3.會計憑證的裝訂
當期完成會計憑證的各項工作後，會計人員就應當進行相應的裝訂工作。會計人員應當按照記賬憑證的編號順序，連同所附的原始憑證或原始憑證彙總表，折疊一致，排列整齊，加具封麵、封底，裝訂成冊，並且在裝訂線上加蓋封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章，然後進行存檔。
如果原始憑證的數量過多，不便一起裝訂，不必附在記賬憑證後麵，可單獨將原始憑證抽出來，裝訂成冊。在裝訂成冊的封麵上要注明記賬憑證的日期、種類、編號，同時在記賬憑證的封底注明“附件另訂”以及原始憑證的名稱、編號等。
所有會計憑證都應當加具封皮（包括封麵和封底），一般采用較為結實、耐磨、韌性較強的牛皮紙。記賬憑證的封麵應當詳細注明單位名稱、憑證種類、憑證編號的順序號碼、憑證所反映的經濟業務發生的日期、憑證的起止號碼、本劄憑證的冊數和張數，另外要有相關經辦人員的簽章。
記賬憑證封麵的格式是統一的，如圖2-3所示。
記賬憑證封麵
日期年月份
冊數本月共冊本冊是第冊
張數本冊自第號至第 號共張
附記
會計主管：裝訂人：
圖2-3記賬憑證封麵
記賬憑證的封底格式如表2-7所示。
表2-7抽出附件登記表
抽出日期
年月日
原始憑證號碼抽出附件的
詳細名稱抽出理由抽取人簽章會計主管簽章備注
正式裝訂時，需要的裝訂工具包括憑證封皮、鐵錐或裝訂機，以及線繩、鐵夾、膠水等，應當按照以下順序進行裝訂。
第一，裁開憑證的封麵和封底，分別附在憑證的前麵和後麵，然後拿出一張質地相同的紙放在封麵上角做護角線。
第二，在封皮的左上角用鉛筆畫一個邊長為5厘米的分角線，並且把這個直角分成兩個45°角，如圖2-4所示。
圖2-4記賬封皮分角線劃分
第三，在分角線合適的位置上打兩個孔作為裝訂線眼。這兩個孔的具體位置，可以在距左上角的頂端2～4厘米的地方，如圖2-5所示。
圖2-5記賬憑證分角線的打孔位置
第四，用縫毛衣針引線繩沿著虛線的方向穿繞兩孔若幹次，並且在憑證的背麵打結。如圖2-6所示。
圖2-6記賬憑證的穿線
第五，將放在最上方的牛皮紙裁成一條大約寬6厘米的包角紙條，先從記賬憑證的背麵折疊成紙條進行粘貼。如圖2-7所示。
圖2-7記賬憑證的背麵包角線條
第六，從正麵折疊紙條，粘貼成相應的標準，該標準如圖2-8所示。
圖2-8記賬憑證的正麵折疊紙條
第七，做包角後的記賬憑證。具體做法是把正麵未粘貼的包角紙條向後折疊，裁減掉一個三角形，並且與背後的包角紙條重疊、粘牢。如圖2-9所示。
圖2-9包角後的記賬憑證形狀
第八，待晾幹後，在憑證本的側脊上注明“×年×月第×冊共×冊”的字樣。參與裝訂的相關會計人員應當在裝訂線封簽處進行簽字或蓋章。
4.會計憑證的保管
會計憑證是重要的檔案和曆史資料，企業應按照《會計檔案管理辦法》的要求，妥善保管，不得丟失和任意銷毀。
會計憑證裝訂成冊後，由財務部門指定專人負責保管，但出納人員不得兼管會計檔案。年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後應由財務部門編造清冊移交本單位檔案部門保管，並製定嚴格的調閱製度。一般情況下，本單位會計憑證不得外借。因特殊情況，其他單位需要調閱時，需經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，其他單位可以複製，並在專設登記簿上登記，提供人員和接收人員共同簽名或蓋章。本單位人員調閱時，也要辦理相關手續。