工作研究
作者：趙佳森
【摘要】照片檔案同文字檔案一樣具有重要的憑證和查考作用。但由於人們對照片檔案的作用缺乏足夠認識，致使照片檔案的管理一直是一個薄弱環節。隨著辦公自動化的日益普及和新型信息介質的不斷湧現，照片檔案的數量日益增多、內容日漸豐富、作用愈益重要。照片檔案作為高校檔案的重要組成部分，對高校的各項工作起著舉足輕重的作用。
【關鍵詞】高校照片檔案管理服務
當今社會已經進入了“讀圖時代”，人們不知不覺中已形成這樣一種閱讀習慣，看新聞喜歡有照片的，看書刊喜歡有圖片的，看展覽已經不再習慣單調冗長煩悶的文字，可見，無論是報刊雜誌還是展覽，最能吸引人眼球的始終是照片。從人們的閱讀習慣和喜愛偏好可以看出，照片的作用在現今社會日益顯著。
高校照片檔案是反映學校從創辦到發展，從教學研究到科學管理，從師資隊伍建設到桃李滿天下的最直觀最形象的真實寫照。照片檔案雖然從載體上與其他檔案有所不同。但與其他檔案之間卻有著密切的聯係。在為學校有效地進行領導決策和各項業務活動時，不僅需要依靠大量的文字檔案，同時也需要照片檔案。在日常教學與科學研究工作中取得成績後會形成許多重要照片，當上級領導來學校檢查教學質量、評估學科建設時，學校往往要提供許多材料進行彙報，如果在提供的文字材料中再增加一部分重要的照片，可以使人感到真實、直觀、形象。也會增加說服力。
一 照片檔案的收集範圍
凡是在學校活動中直接形成的，具有保存價值的照片都屬於收集範圍，大致包括以下內容：上級領導來校視察、參觀、檢查工作的照片；反映學校重大活動（重要會議、慶典等）、重大事件的照片；學校召開的國際、國內學術會議的照片；國內外知名人士、校外代表團來校訪問、講學以及本校領導、專家、教師出國訪問、講學、進修的照片；反映學校不同曆史時期的典型建築物、校園風貌、校園規劃及基本建設的照片；反映學校教學、科研活動，實驗室建設，學科建設及獲獎證書的照片；論文答辯，學生重要社團活動，曆屆運動會、軍訓的照片；反映學校曆史沿革的照片；各種表彰、授獎大會形成的照片；曆屆畢業生合影。
二 照片檔案的保管
由於照片檔案製成材料的特殊性，照片檔案的保管更困難，要求更高，同時隨著長期處於利用過程中及其自然損壞，照片檔案始終處於逐步損壞的過程中，為盡可能減少人為損壞因素，保管中應采取如下措施：
一是照片、底片入庫前要認真檢查，嚴格按照照片檔案管理規範，對汙損的照片進行翻拍複印等必要的處理，對沒有底片的照片進行翻拍，製成翻拍底片，嚴格把好照片檔案入檔關。同時對庫存的照片檔案每兩年檢查一次。二是將經常利用和永久性保存的照片檔案複製一套，原件按照照片檔案的保管要求裝入照片、底片共用的質地較好的照片檔案裝具，複製照片則按照照片檔案管理要求分類整理，配上文字說明，編上流水號，方便利用。三是通過計算機掃描係統將照片影像轉換成數字信息，輸入到計算機中。數碼相機拍攝的照片，也輸入到計算機中，以圖片文件的形式存放，建立以圖片、文字（文字說明包括檔案類別、編號、標題、簡要說明及六要素等）為信息單元的數據庫，並儲存在光盤中，放入消磁櫃中保存。這種方式保管降低了檔案原件利用率，延長其使用壽命。四是控製適宜的溫濕度。保存照片檔案的適宜溫濕度為：溫度以14℃～24℃，相對濕度45％～60％。同時，要做好檔案庫房的防潮、防光、防塵、防有害氣體等工作。
照片檔案的管理工作應該嚴格按照時間、內容來分類，把照片在全宗內按年度來分，同一年度的照片再按照內容分類。同一內容的照片還可以按照同一主題來分類，將同一主題的照片進行編號。這樣，就形成了一個“全宗號—年度—類別—專題”的組卷形式。完整的照片檔案應該包括照片、底片、說明三個部分，而其中的說明又包括符號說明和文字說明。在編寫照片檔案說明時應包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素。說明要真實可信、準確無誤、詳盡概括地體現照片影像的全部信息，力求簡潔通順、言簡意賅、字數要求在100字以內。確保照片檔案的保存和利用價值。