3.2.5 歸檔與查詢利用
調查結果顯示，有1個受訪者(1.56％)認為本單位的檔案工作能夠完全滿足工作需要，有15個受訪者(23.44％)認為本單位的檔案工作能夠滿足工作需要，有32個受訪者(50％)認為本單位的檔案工作能夠部分滿足工作需要。有12個受訪者(18.75％)認為本單位的檔案工作不能夠滿足工作需要，有1個受訪者(1.56％)認為本單位的檔案工作遠不能夠部分滿足工作需要。另有3個受訪者(4.69％)沒有回答此問題。
有3個受訪者(4.69％)認為本單位檔案利用率高，有11個受訪者(17.19％)認為本單位檔案的利用率較高，有40個受訪者(62.5％)認為本單位檔案的利用率一般，有5個受訪者(7.81％)認為本單位檔案的利用率較低，有2個受訪者(3.13％)認為本單位檔案的利用率低。另有3個受訪者(4.69％)沒有回答此問題。
在受訪者中認為單位歸檔率在90％以上的4個，占6.25％；歸檔率在80％左右的15個，占23.44％；歸檔率在70％左右的28個，占45.31％；歸檔率在60％左右的12個，占18.75％；歸檔率在50％以下的1個，占1.56％。另有4個受訪者(6.25％)沒有回答此問題。
有20個受訪者(31.25％)表示本單位的檔案向社會提供利用，有37個受訪者(57.81％)表示本單位的檔案不向社會提供利用，有7個受訪者(10.94％)表示不清楚本單位的檔案是否向社會提供利用。向社會提供利用服務的略少於不向社會提供利用服務的。
在提供利用的檢索工具方麵，3種的9個，占14.06％，2種的12個，占18.75％，1種的21個，占32.81％。另有22個受訪者(34.38％)沒有回答此問題。
3.2.6 信息化及電子文件管理
調查結果顯示，有42個受訪單位(65.63％)使用計算機打印文件，有20個受訪單位(31.25％)沒有使用計算機打印文件。有2個受訪者(3.13％)沒有回答此問題。
在使用計算機打印文件單位中，有31個(48.44％)由起草者自己打印，有3個(4.69％)由單位文印室打印，有9個(14.06％)由社會文印社打印。有21個受訪者(32.81％)沒有回答此問題。
在全部受訪者中對電子文件格式及單位形成電子文件格式不了解的占86.15％，其中許多受訪者錯將光盤、磁帶、軟盤等存貯介質或將圖像、文字、聲像、圖片等文件類型理解成電子文件格式。
調查顯示，在已有的電子文件中文本文件居多，電子表格文件次之，圖形圖像及其他類型的電子文件很少。據對電子文件格式有正確認知的受訪者反映，使用word的占92.14％，使用excel的占59.7％，使用wps的占59.42％。同時使用word、excel的占48.11％，同時使用word、wps的占71.56％，同時使用word、excel、wps的占32.59％。另外有8.58％個受訪單位分別存有jpg、mpg格式和txt格式的電子文件。
調查顯示，有1個受訪者(1.56％)表示本單位存有電子文件，有46個受訪者(71.88％)表示本單位沒有電子文件，有10個受訪者(15.63％)表示不知道本單位是否存有電子文件。
調查顯示，在使用的電子文件存貯介質中，光盤、磁帶沒有，軟盤占3.13％，使用其他存貯介質的占15.63％。沒有說明存貯介質的占81.25％。
在保存電子文件數量上，最少的l件，最多的5件。顯然是錯將電子文件的條目數與存貯介質數搞混。表示本單位沒存電子文件的受訪者中，也有人表示本單位保存1或2件電子文件。
在存有電子文件的單位中，由業務部門負責管理的占53.13％，由辦公室負責管理的占17.19％，由檔案室負責管理的隻占4.69％。這與上麵關於是否有電子檔案的單位數，完全不相符。
在全部受訪單位中，53個沒有實行計算機輔助檔案管理，另有7個受訪者(10.94％)選擇了不知道或沒有回答，隻有3.13％(2個單位)實行計算機輔助檔案管理。在這2個單位中使用軟件的僅l家(excel)，而所有受訪者對應用軟件後台數據庫一無所知。
3.3 受訪者的基本情況3.3.1個人基本信息
調查顯示，受訪者中沒有專職檔案員。其中17人(26.56％)為部門領導，45人(70.31％)為兼職檔案員，2人(3.13％)沒有回答此問題。
4人(6.25％)為男性，56人(87.5％)為女性。4人(6.25％)沒有回答此問題。
年齡在21～30歲的13人，占20.31％；31～40歲的26人，占40.63％；41～50歲的22人，占34.38％；51～60歲的2人，占3.13％。
均為兼職，女性居多，40歲左右的居多。
3.3.2 與學曆、專業有關的信息
調查顯示，受訪者第一學曆為大專4人，占6.25％；中專20人，占31.25％；高中36人，占56.25％。最終學曆為本科的2人，占3.12％；大專13人，占20.31％；中專23人，占35.94％；高中36人，占56.25％。有5個受訪者(7.81％)沒有回答此問題。