任務：任務是個體從事工作活動的單元。在完成某項職責時通常要經過一係列必需的步驟，每步都有明顯的開始和結束，這些步驟就是任務。具體說，任務也是指安排一名員工所完成的一項具體的工作。例如，打字員打字就是一項任務，包裝工人蓋上瓶蓋也是一項任務。
職務：由許多相同的職位所組成，這些職位的性質、類別完全相同，完成工作所需條件也一樣，如秘書就是一個職務。一種職務可以有一至多個職位。
職務分析（工作分析）：通過與員工交談、工作記錄、實地考察等方法去考察一項工作，明確其責任、工作範圍及任職資格的過程。
工作說明書（職務說明書或工作描述）：指將工作分析的結果，用書麵的形式加以說明整理成文的過程。
工作規範（職務規範）：指完成某一職務所需具備的能力、技巧、知識、學曆和工作經曆等。
總之，工作分析就是為製定組織正確的人力資源管理決策，收集必需的資料，並據此編製工作說明書和工作規範的過程。
二、工作分析的目的與意義
（一）工作分析的目的
1.人力資源規劃
工作分析為戰略性人力資源規劃的製定提供以下的信息：年齡結構、知識結構、能力結構、培訓需求和工作安排。
2.招聘與甄選
工作分析得出的工作說明書為招聘提供清楚的指導性文件，從而對申請人進行招聘和甄選。
3.人力資源開發
工作分析得出的職位規範提供了各項工作所需的特定的知識、技能和經驗；工作說明則描述了衡量員工績效的基本工作內容。所以，工作分析為員工培訓與開發提供了一個可行的方向和道路。
4.績效考核
工作分析中對各崗位要求和職責的準確說明為設計合理的績效標準和考核指標提供了科學的依據。考核的過程就是將員工的實際工作業績同考核指標進行比較，從而得出對員工客觀全麵的評價。
5.薪酬設計
工作分析中對各崗位的重要性的說明為薪酬設計提供了科學的依據。
（二）工作分析的意義
工作分析所得的資料應用比較廣泛，是人力資源管理工作的基礎。它對進一步搞好人力資源管理工作具有十分重要的意義。
（1）工作分析可為人力資源管理決策提供科學的依據。通過全麵而深入的工作分析，可以使企業組織充分了解各項工作的具體內容以及對員工的身心要求，這就為正確地製定人力資源管理決策提供了科學的依據。
（2）工作分析有利於提高部門和員工的工作效率。通過工作分析，使新聘員工和現任員工能清楚了解其工作範圍和職責。同時，工作分析還可以明確顯示各職位之間的關係，用於設計工作及組織機構，可以減少職責的重複和某些工作無人負責的問題。
（3）工作分析可以做到人盡其才。根據工作規範要求，可以製定出每個職位標準與要求，作為招聘員工的資格與條件。同時，可以根據員工的資曆、經驗、知識和技能安排合適的工作崗位，做到人盡其才。
（4）工作分析可為評價員工工作提供標準。工作說明書所列的職務、工作性質、責任輕重、繁簡難易、危險程度及所需的知識技能等，可以作為評價員工工作的依據或標準。
（5）工作分析可以科學評價員工績效。通過工作分析，每一職位的內容都明確界定。把工作說明書上的要求與員工的實際表現比較，就可以評定他們的工作績效。這樣，以工作分析為依據對員工績效進行評價就比較合理，比較公平，從而達到科學評價員工績效的目的。
（6）工作分析可預測組織未來的人力需求。通過工作分析可預測和分析組織未來的人力需求，檢查應增加或減少的員工的編製，甚至增加或減少某些職位。
（7）工作分析可以有效地激勵員工。工作分析可以在培訓、職業開發、安全、工資獎金、人際關係、員工谘詢等方麵提供建設性意見，組織可以在工作分析的基礎上了解員工工作的各種信息，以便全方位地、有效地激勵員工。
工作分析是各項人力資源管理工作的核心，是建立人力資源管理製度的基礎，也是各項人力資源管理程序所必須依據的文件。
（三）工作分析的前提
工作分析要根據工作目標、工作流程、組織戰略和市場環境的變化進行相應的動態調整。通常在下麵三種情況下需要進行工作分析：
（1）當新組織建立，工作分析首次被正式引進時；
（2）當新的工作產生時；
（3）當工作由於新技術、新方法、新工藝或新係統的產生而發生重要變化時。其中，在工作性質發生變化的時候最需要進行工作分析。
根據工作分析提供的各崗位職責和要求等方麵的差異可建立組織中不同工作的相對重要性的排序，並通過量化的形式來確定每個職位的報酬水平。