目前，各公司從節省空間和經費的立場出發，認識到毀棄沒有價值的資料的重要性，開始普遍采用文件夾保存資料。這種方式分類清楚，易於查找，沒有價值的資料可以及時毀棄，需要存檔的及時存檔。
使用文件夾保存資料，可以把每一個文件夾都整齊並排地放在文件櫃裏或者辦公桌的右下方的抽屜裏，這種方式叫做文件櫃式或垂直式保存法。
a文件夾一般是用硬殼紙對折而成的。在對折處寫上資料的名稱或類別。
b文件分類一般隻分大類和中類，用硬紙板將不同類別的文件分開，對於各類文件夾要標明它們的區間位置。
c使用文件夾保存資料，一般就不用鐵釘來裝訂，但各種票據、日報及簡報仍可以用鐵釘裝訂。
d資料標簽要貼在文件夾上，不同類別的資料要用不同顏色的標簽，這樣就便於查找，不容易混淆。
2.文件夾的排列方法
a文件夾在文件櫃裏要按從右到左的順序排列。
b文件夾一般是16開，如果資料大於這個尺寸，就將資料對折起來放進去。
c文件夾原則上不裝訂，需要裝訂的資料一定要在左上角對齊裝訂，否則看不清這些資料裏麵的頁數。
d如果資料需要折起來，就要從正麵往背麵折。如果折成兩折還不好放，再將外麵的那一半對折一次。
3.Windows中的文件分類管理
a如果你想顯示文件夾裏文件的詳細資料，你可能知道選擇資源管理器中的查看詳細資料選項(名稱、類型、大小及修改時間)。遺憾的是這些文件的分類僅僅是通過Microsoft(微軟)或者是其他應用軟件的一些說明創建的。很多說明性的廣告文字占用了大量的磁盤空間(舉個例子，每個Office文件，類型處都標有Microsoft)，並且這個文件的分類並不見得合理。
b一個管理文件的好方法就是用Power Desk 4，一個免費的替代Windows資源管理器的軟件，可以從On track網站上直接下載。根據Windows文件分類選項，Power Desk添加了通過文件擴展名的分類功能。
c你還可以通過文件分類選項編輯文件說明的類型，比如你可以把你的圖片說明由“Bitmap Image”改成“bmp”，“GIF Image”改成“gif”，“JPEG Image”改成“jpeg”。也可以將它們整編分類改成“Images bmp”，“Images gif”，“Images jpeg”這樣所有的圖片就按類型排列在一起了。
凡事留心，尤其要在看似微不足道的小事上留心，培養做事善始善終的習慣，對一個人的影響是深遠的。作為優秀的員工，在平時瑣碎的工作中，將文件、檔案等物品分類管理好、保存好，重要的文件建立備份，是十分必要的。
健康管理：掌握工作和生活的平衡
工作中，學會控製自己的情緒
貝多芬曾說過：幾隻蒼蠅咬幾口，絕不能羈留一匹英勇的奔馬。每一位優秀人物的身旁總會縈繞著各種紛擾，對它們保持沉默要比尋根究底明智得多。我們應當保持一種溫和平靜的心態，從容地麵對工作和生活中的紛擾。
每個人的工作中，都難免有不如意之事，有時是因為眾多煩瑣事務纏身，有時也可能是他人的不合理舉動讓人們震怒，有時是因為與同事或領導一時之間的誤解。這種情緒雖然可以理解，但是萬萬不可陷入此種情緒之中，誤了更為重要的本職工作。
一個能控製自己情緒的人，會具有推動社會的偉大力量。這種巨大的力量可以實現他的期待，達到他的設計。如果一個人的意誌力堅固得跟鑽石一樣，並以這種意誌力引導自己朝著設計前進，那麼所麵對的一切困難，都會迎刃而解。而相反，不擅長控製自己情緒的人則會讓自己的人生變得一團糟。
有一場舉世矚目的賽事，台球世界冠軍已走到衛冕的門口。他隻要把最後那個8號黑球打進球門，凱歌就奏響了。就在這時，不知從什麼地方飛來一隻蒼蠅。蒼蠅第一次落在握杆的手臂上。有些癢，冠軍停下來。蒼蠅飛走了，這回竟飛落在了冠軍鎖著的眉頭上。冠軍隻好不情願地停下來，煩躁地去打那隻蒼蠅。蒼蠅又輕捷地脫逃了。冠軍做了一番深呼吸再次準備擊球。天啊!他發現那隻蒼蠅又回來了，像個幽靈似的落在了8號黑球上。冠軍怒不可遏，拿起球杆對著蒼蠅捅去。蒼蠅受到驚嚇飛走了，可球杆觸動了黑球，黑球當然也沒有進洞。按照比賽規則，該輪到對手擊球了。對手抓住機會死裏逃生，一口氣把自己該打的球全打進了。