出於保護檔案真實考慮的規定，卻在形式上走向了曆史真實的反麵，這不得不說是一種異化。如此說來，以圓珠筆油墨等易褪色材料書寫而成的檔案，是否在形式真實和內容真實之中隻能選擇其一呢？在計算機技術高度發達的今天，數字化為解決這個問題提供了一條有效的路徑。我們完全可以將這部分檔案以數字形式保存在電腦硬盤中。事實上，這也是目前大多數檔案管理機構正在推進的工作——信息化。
2信息化：一種被規範異化的人類勞動
信息化的目的是造福於社會。在檔案工作中，我將其理解為兩個方麵：一、信息化極大提高了檔案的利用效率和準確率，這是信息化給檔案帶來的最顯而易見的作用；二、信息化將變革檔案管理的整體工作體係，在逐步降低體力勞動量的同時，實現檔案工作向文化層麵的轉變，這股變革力量是緩慢而隱性的，但也是根本性的、符合整個信息發展潮流的。
我們既有的檔案規範卻成為橫亙在檔案工作轉型道路上的一條溝壑，甚至轄製了使信息化的深層次優勢，成為一股異化力量。依據檔案規範來對照檔案實體，其中的案卷質量問題在信息化過程中突現得尤為明顯。掃描工作是當前檔案管理機構信息化推進的主要部分，這項工作一般在文件組卷之後進行。在以往檔案歸檔工作結束後，案卷質量問題往往在利用時才會被發現，甚至有些利用率比較低的文件質量問題，在保管期限之內都不易被察覺。但加入了掃描環節之後，案卷質量問題可能被及時發覺，於是，在收集量本身就成倍增加的同時，又產生了大量需要整改的案卷。以幾何級數增加的工作量不僅使檔案管理人員難以負荷，也背離了信息化減低勞動密集型工作強度、促使檔案工作智性轉型的原初目的。
這裏，需要區分兩種案卷質量問題。一種是明顯影響檔案利用的問題，另一種是不符合規範的問題。具體來說，在歸檔文件上亂塗亂畫屬於前者，而前文所說的圓珠筆書寫問題屬於後者。前一種問題理應整改，否則既妨礙了檔案今後的利用，又破壞了檔案的嚴肅性。但在實際工作中，需要大量返工的往往卻是後一種問題。舉一個工作中司空見慣的例子，即案卷頁碼問題——在檔案的立卷階段，都會在頁腳處編排頁碼，編排的一般要求為連續號碼，不漏號，不重號，這項工作看似簡單，卻由於其需要高度精神集中和連續工作，往往容易出錯。這樣的案卷質量問題在核對掃描張數時會被輕易發現，塗改、重新編碼不僅工作量巨大，也影響檔案的外觀。我們在這個問題上首先應該明確編碼的作用。在檔案中，我們認為頁碼有兩方麵的作用，一是統計一本案卷的頁數，以防在檔案利用中丟失文件；二是標識文件所在的位置，便於利用檢索。在文件數字化之後，頁碼的這兩個作用被完全弱化了。首先，從保證案卷實體完整性方麵來說，已掃描紙質案卷一旦入庫，被再次利用的可能性就大大減小；其次，已掃描文件一般以一一對應的方式掛接到電腦係統中，頁碼實際上已經失去了檢索功能。
3電子文件：一種被規範異化的主流
在我們慣常對曆史的認識中，延續性被認為是曆史真實的第一特性，而檔案僅僅是作為曆史延續性的佐證而存在。以這種方式來觀照既往已經形成的檔案，我們或許可以自欺欺人地將大部分檔案安置於曆史延續性中，並無視那些無法被安插入的文件，甚至將其判斷為“錯誤”。這條一貫暢通無阻的思路卻在電子文件這裏碰了壁，我們既無法將電子文件生硬地納入既往檔案的範疇中，又無法完全無視這種方興未艾的信息載體形式，為了解決這個問題，便隻有在路的斷頭之處停滯不前，實行不尷不尬的“雙套製”。
“雙套製”是目前檔案管理機構普遍采用的一種管理方式，但隨著信息化程度的提高和計算機使用的普及，電子文件成為比紙質文件更原始的信息載體形式。這種真實情狀在檔案中卻無法完全體現出來，我們無法否認，至少在目前，檔案管理中“紙質檔案優於電子檔案”仍舊是一種流行的觀點。
我們究竟是在固守著檔案的本質，還是隻是被囚囿於既有規範中，反而對檔案的本質視而不見？檔案在根本上就是信息的記錄，從甲骨、竹簡、紙質，到電子，檔案的載體是變化著的，但其記錄信息的本質是不變的。規範的目的是保護在時代主流信息載體中檔案的本質，因此，規範必須根據不同的信息載體來進行修正，如果在載體問題上，規範曆來抱殘守缺，我們現在庫房中保存的依舊是一大堆龜甲和獸骨。但“雙套製”依循的恰恰是“龜甲獸骨”的思路，在主流信息載體向數字形態轉化的時候，檔案領域仍舊固守著紙質的陣地。檔案管理者們一邊感歎著職業的邊緣化，一邊卻又對信息發展的新領地望而卻步。