2.1檔案資料在保存過程中存在較大難
儲存醫院檔案傳統的做法是以紙質為主要的存儲介質，部分以磁帶、影像帶、膠片為介質和部分電子文檔資料。這些存儲介質很容易出現發黃、黴變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。
因此，如何提高醫院檔案資料的存儲質量，並充分滿足醫院檔案管理需要，成為了製約醫院檔案管理發展的重要因素，隻有有效解決檔案資料的存儲問題，才能提高檔案管理工作水平。
2.2檔案資料在管理和查詢過程中存在一定難度
目前很多醫院仍沿用了傳統的以人工為主的檔案管理模式。傳統的檔案資料查詢的流程是：查作者，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址，然後通知庫房調卷，辦理相關手續，查閱非常耗時、耗力。
由於缺乏現代化手段的應用，醫院的檔案管理還停留在手工狀態，不但製約了醫院檔案資料的查詢和應用，還影響了醫院檔案資料的查詢效果。因此，檔案資料的查詢難度問題必須得到有效解決。
2.3檔案材料的利用率低，沒有得到充分利用
紙質檔案具有易損壞、低效率、不便於統計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫院檔案信息方麵，各種處方用藥以及藥效、藥的配伍、藥的副作用都具有統計意義，單純用人工查閱這些原始資料，然後統計這些信息，工作量太大了。
考慮到醫院工作實際，檔案資料數量較多是檔案管理所麵臨的現實因素，如果不采取現代化的分類和查詢手段，醫院檔案資料的查詢和利用難度問題將難以得到有效解決。
3.醫院檔案管理應用信息化手段的具體措施
鑒於醫院檔案管理的現實需要，以及醫院檔案管理中應用信息化手段的必要性，隻有認真分析醫院檔案管理實際，把握醫院檔案管理原則，才能保證醫院檔案管理取得實效。為此，我們應從以下幾個方麵入手，在醫院檔案管理中應用信息化手段：
3.1在醫院檔案的保存過程中積極應用信息化手段
醫院由於檔案信息材料較多，采用傳統保存手段不但需要建立專門的檔案保存室，還要定期對檔案材料進行整理，工作量非常大。並且傳統檔案保存對環境要求較高，一般場所難以滿足實際保存需要。基於這一現實要求，在醫院檔案管理中應用信息化手段，將檔案信息材料經過電子化變成電子文檔，不但節約了檔案保存成本，同時也提高了檔案保存質量，滿足了醫院檔案管理需要，提升了醫院檔案管理水平。
3.2在醫院檔案的管理和查詢過程中全麵應用信息化手段
應用信息化手段之前，在醫院檔案的管理和查詢過程中，主要是根據檔案文件名進行檢索。由於醫院各類檔案資料數量較多，人工檢索的周期很長，給檔案管理和查詢帶來了較大的困難。在這一困難麵前，應用信息化手段是醫院檔案管理的必有之路。基於信息化手段的優勢，在醫院檔案管理和查詢中，積極使用計算機技術和網絡管理手段，是提高醫院檔案信息查詢效果的重要措施，對醫院檔案管理而言具有重要意義。
3.3在醫院檔案的調用過程中有效應用信息化手段