正文 第39章 財務信息準確而及時的強製製度(2 / 2)

(1)財務信息的真實性和準確性。真實性和準確性是對財務信息最基本的要求。通常,總部在年初會製定內部審計計劃以保證對下屬事業部及子公司每年都有幾次抽查。計劃的內容包括進行抽查的時間、抽查的財務信息內容。該計劃嚴格對下屬事業部及子公司保密,內部審計部門通過審計對下屬事業部及子公司財務信息的真實性和準確性進行評估並直接向總部報告,該評估結果將直接影響被評估事業部或子公司一把手的年終考評。如果審計部門在進行抽樣調查時發現財務信息出現嚴重失實或被有意隱瞞時,應當立即向總部反饋,確定是否擴大抽樣審計的範圍,必要時請求立即對該公司一把手停職調查,對該公司的資產和經營狀況全麵清查。

(2)財務信息係統的安全性和穩定性。對財務信息係統的安全性和穩定性進行調查也是總部進行定期抽查的內容。財務信息的準確性和及時性不僅僅和公司一把手、信息輸入人員相關,還和設備和軟件有關。相關設備和軟件財務信息係統隨著信息時代的發展不斷更新換代,運用過程中難免存在安全性隱患,部分軟件的性能還需要檢測。為了保證傳到總部的信息是及時可信的,審計部門應當不定期地對下屬事業部及子公司的信息係統的使用狀況以及傳遞的信息進行核實。

2.總部委托專業機構對異地子公司財務信息傳遞真實性的調查

由於人員能力的限製以及地域的限製,有時總部需要委托專業機構對異地事業部及子公司的財務信息傳遞的真實性進行調查。委托外部的力量進行調查有以下好處:

(1)節約勞動力成本。許多事業部及子公司都與總部不在同一個地域,並且有可能事業部及子公司財務信息反映的事件或資產和事業部或子公司也不在同一地方。如果僅僅依托總部的內部審計部門進行審計,往往需要花費大量的交通成本;而由於財務信息係統設計的內容多而繁雜,總部不可能為了對事業部及子公司的財務進行監督配備各種各樣的專業人員,這將使監督成本過於高昂。所以,總部可以對部分事業部及子公司財務信息的真實性委托外部專業機構進行調查。

(2)專業化強與獨立性高。在當今信息化的時代裏,財務信息以及財務信息係統通常涉及財務、計算機設備、軟件設備、互聯網設備等方方麵麵的知識,隻依靠單純的財務人員很難全麵檢測出財務信息係統的設備是否是安全的、穩定的,軟件是否經過篡改。因此,總部有必要選擇專門的機構從事相關方麵的檢測調查,而且外部的調查力量相對於內部審計部門具有更大的獨立性。

3.總部對事業部及子公司反饋財務信息的評判

除了依托內部審計和借用外部力量對財務數據進行真實性調查之外,總部還可以依靠財務信息係統自身的製衡原理對事業部及子公司反饋的信息進行評價。總部可以對比資金信息係統和財務核算信息係統的數據並參考與財務信息係統相連的其他信息庫的數據,如果發現相互之間無法對應甚至出現矛盾,便可以證明傳輸的數據可能已經被篡改或者下屬事業部及子公司並沒有傳輸所有的數據。該方法監測成本最低,但是要求總部的財務人員具有相當的經驗。

三、財務信息傳遞的考核獎懲

總部除了明確下屬事業部及子公司在財務信息傳遞過程中的崗位職責,還應當製定與財務信息傳遞相關的考核製度。

1.對事業部及子公司一把手和財務人員財務信息傳遞的考核

對事業部及子公司一把手和財務人員財務信息傳遞的考核應當與崗位職責及財務信息傳遞製度結合起來。事業部及子公司人員上崗前都要接受關於填寫數據的培訓,培訓合格後方能上崗。財務信息的傳遞采取日清月結的方式,總部可以將財務信息內容分門別類,對每一類信息的傳遞時間都做出強製規定,對於每日輸入的財務信息采取逐級負責考察的方式,事業部一把手對事業部所有輸入信息的及時性和準確性負責。每年年終,在對個人考核的項目中都應當設置信息傳遞的準確性和及時性指標。

2.對事業部及子公司一把手及財務人員作假行為嚴懲並追究刑事責任

總部在對下屬事業部及子公司進行跟蹤和監督過程中,如果發現作假行為應當采取果斷措施嚴厲懲罰。作假行為如果不能及時被發現和製止將導致年終考核的不公平性,總部依照虛假的信息進行資源配置也將導致巨大的資源浪費甚至財務風險。因此,現代公司對下屬事業部及子公司的作假行為應當嚴加提防,一旦發現,視情況的嚴重性對相關人員停職、辭退,如果對事業部及子公司造成巨大損失的,還將追究相關責任人的刑事責任。