現代公司特別注重財務風險的防範,防範財務風險一方麵需要保證公司總部與下屬事業部及子公司信息對稱,公司總部能夠及時知曉下屬事業部及子公司真實的經營狀況,合理調配資源以轉移或化解財務風險;另一方麵,公司應當格外注意保證信息傳遞的過程是安全、保密的,所有的財務信息對公司外部屏蔽,在公司內部財務信息也隻能按照一定的規則實現共享,從而保證信息不會被外部競爭對手獲知,避免由於信息泄漏引起公司財務風險。為了滿足以上兩個要求,現代公司需要建立以授權級次為主導的信息控製製度。
一、財務信息自下而上的直接傳遞
現代公司要求公司的財務信息自下而上直接傳遞,盡可能地減少中間環節。財務信息自下而上的直接傳遞有以下意義。
1.保證總部能及時獲取下屬事業部及子公司的財務信息
現代公司管理的根本是信息管理,公司必須及時掌握真實和準確的信息來控製物流、資金流。財務信息自下而上的直接傳遞就是要盡量減少傳遞的環節,從而減少信息在途時間,保證總部能夠及時拿到第一手反映下屬事業部及子公司經營成果的財務信息。母公司下屬的各個事業部或子公司管理部門出於各自的利益,不願及時提供相關信息,人為製造信息孤島,母公司的高層決策者難以獲取準確的財務信息,搞不清楚下麵的情況。更為嚴重的是,公司各個層麵都在截留信息。信息傳遞的及時性與否必將極大地影響總部對市場的敏感程度,進而影響對下屬事業部及子公司資源支持的效率以及對財務風險的化解能力。因此,總部在建立信息係統時,就應該保證財務信息自下而上傳遞的暢通無阻。
2.避免信息中途的篡改
財務信息自下而上直接傳遞的另一個重要意義是防止信息在中間環節被篡改。信息的準確性是公司進行資源集中統一配置的必要條件,總部配置資源的依據主要依賴於事業部及子公司傳遞的財務信息,如果財務信息中途被人為篡改,必然導致總部做出許多錯誤的資源配置決策,資源的耗費得不到補償,長此以往必然引發嚴重的財務危機。目前,許多公司往往采取信息逐級彙報的方式,信息經過多次彙總後傳到總部,並沒有采取信息從源頭采集,實現“一次輸入,直接傳達”,難免出現信息在傳遞過程中被人為篡改的情況。因此,公司在建立財務信息係統時應當盡可能減少信息傳遞的中間層次。
財務信息自下而上的傳遞依賴於以下幾個條件:
(1)組織架構扁平化。公司組織架構扁平化是保證信息自下而上直接傳遞的必要條件。在多級法人治理結構下,由於權力的分割,每個組織機構都隻對自己的直接上級負責,權力分散,很難建立統一的信息傳遞標準和規則,即使製定了相關的規則,也很難保證規則能夠順利予以實施。
(2)資源集中控製和配置。資源的集中控製和配置是公司實行財務信息自下而上直接傳遞的重要保障。通過資源集中控製,總部能夠調集足夠的資金建立相關的配套設施,由於資源能夠集中在總部,總部就有了統一相關信息傳遞製度的“發言權”,如果下屬事業部及子公司不能保證信息及時正確地傳遞,總部有權力斷絕對其的所有資源支持。此外,由於資源集中到總部控製,總部也有更多權力要求下屬事業部及子公司接受總部對其信息傳遞真實性的審計,下屬事業部及子公司無論是一把手還是財務人員對於信息的真實性直接對總部負責,承擔經濟責任甚至法律責任。