在資源使用權與資源控製權分離後,財務信息對於高層進行決策發揮著重要作用。因此,所有的大型公司包括跨國公司都在不遺餘力地建設自己的財務信息係統,良好的財務信息係統讓龐大的母子公司體係具備敏感的神經係統,使其經營更具靈活性和協調性。
一、財務信息係統建立的原則
不同公司的財務信息係統可能由於公司規模不同,涉及的領域不同,公司所在的國家不同,治理結構的不同,甚至資源調度和分配的模式存在一定的差異性,但是為了真正充分發揮財務信息係統反饋和監控的作用,各公司在建立自己的財務信息係統時,應當堅持以下幾個共性的原則。
1.強製性原則
強製性原則是建立財務信息係統的首要原則,該原則也是各個公司在建立信息係統和應用信息係統時最容易忽視的原則。強製性原則體現在以下幾個方麵:
(1)財務信息係統中組織機構的設置應當遵循強製性原則。為了保證來自每個事業部及子公司信息數據都處於一個標準下,以便於彙總統計、分析,每個事業部及子公司都必須設置同樣的崗位、人員,管理機構應該相對獨立地行使職權。每個事業部及子公司的經營活動都必須毫無例外地納入總部統一的財務信息係統當中,事業部及子公司任何人員不得幹預該組織機構的設置及人員調配。
(2)財務信息係統硬件、軟件配置應當遵循強製性原則。為了保證數據的統一性,以及數據的傳輸質量,財務信息係統在建立的過程中,應當由總部統一協調。硬件的購買以及軟件的配置都必須符合總部的強製性的規定,下屬事業部及子公司在沒有得到總部授權的情況下,不得擅自更換財務信息係統的硬件以及軟件。
(3)財務信息收集、傳遞方式應當遵循強製性原則。組織機構設置以及軟硬件的配置隻是財務信息係統建立的外部條件,財務信息係統核心的環節是相關人員對信息的收集、輸入和傳遞,總部必須建立財務信息收集和傳遞的相關製度,將其納入工作製度和考核獎懲製度,保證信息傳遞的流暢。
2.及時性原則
及時性原則是建立財務信息係統的第二個原則,該原則是總部及時了解下屬事業部及子公司的經營狀況並進行實時監控的必要條件。及時性原則體現在以下幾個方麵:
(1)財務信息係統的建立應當遵循及時性原則。為了保證總部對每個事業部及子公司的監控,每當總部重新設立一個事業部或子公司時,都必須同步建立財務信息係統。保證新事業部或新子公司一開始進行經營活動,財務信息係統就能夠同時運作,相關的財務信息就可以傳遞到公司的總部。
(2)財務信息的收集應當遵循及時性原則。財務信息是有時間價值的或者說是有一定的時效性,為了保證總部能及時知曉事業部及子公司的經營活動,每個事業部或子公司必須及時收集相關的財務信息。
(3)財務信息的傳遞應當遵循及時性原則。財務信息的收集和彙總工作集中在事業部及子公司,如果事業部及子公司為了自身的利益掩蓋不利的經營結果而延遲對相關信息的傳輸或者因為係統的原因,信息經過多個層次才能夠傳達給上層,必然導致總部對信息了解滯後。因此,總部建立信息係統時,應當考慮減少傳遞的層次,避免人為原因導致的信息傳遞延遲。
3.準確性原則
準確性原則是建立財務信息係統的第三個原則,是各個公司建立信息係統時重點考慮的原則。準確性原則體現在以下幾個方麵:
(1)財務信息係統的信息出自一門。在建立信息係統的過程中,為了保證信息的準確性,避免信息層層傳遞,多次輸入導致的信息失真,必須將各種信息分門別類,信息從源頭輸入,從而避免信息的失真。
(2)財務信息係統之間相互映射與製約。為了避免信息輸入者在信息係統中輸入錯誤的數據或者為了私利隱瞞或篡改數據,應當保證各個信息係統之間的相互獨立性,源於不同的財務信息係統的數據能夠相互映射,一旦某一係統信息出錯或篡改,通過其他信息係統,公司的高層能夠及時發現,追究相關責任人的責任。
(3)財務信息係統人員對信息的準確性負責。為了加強相關人員的責任心,應當形成輸入數據的人員對輸入數據的準確性負責的製度,該製度是財務信息係統建立的必要組成部分。
二、財務控製信息係統的構成
不同公司由於所處的業務領域不同,所處的發展階段不同,同時業務流程也可能存在差異,財務控製信息係統的構成可能不盡相同。在設計財務控製信息係統時,總部可以根據實際情況適當增加或減少信息係統的組成部分,根據效益和成本的原則擴充或刪減財務控製係統的功能。但是,為了保證財務控製信息係統能夠起到財務監控的作用,該係統應當至少由幾個模塊組成。