（二）檔案管理應用係統建設
該係統是實現信息交換和共享的平台，首先在該係統的建設中不僅要考慮到當前的需求，同時也要考慮到信息技術的發展趨勢，使校內能夠實現網上歸檔及預處理，各個歸檔部門按照歸檔日期形成相應的電子文件並存儲到應用係統之中，這樣不僅有利於本部門的使用，也實現了文檔一體化。其次應當將檔案管理軟件應用、檔案信息數據庫以及檔案信息網建設結合在一起，使其成為檔案信息服務開展的窗口。當然其中的檔案信息資源的安全問題存在隱患、搜索引擎檢索技術等還有待改善和提高[3]。
（三）檔案信息資源建設
檔案信息資源是整個建設中的核心，這裏將檔案信息資源建設分為以下四個部分：館藏檔案的數字化 、電子文件歸檔 、數字化編研以及信息外部采集。對於館藏檔案數字化需要運用現代化技術建立目錄數據庫及各種檔案信息數據庫；對於電子文件歸檔提倡運用國家檔案信息化建設推薦技術標準，統一規劃的同時加強各部門的指導；對於數字化編研可以利用網絡提供編研信息的利用服務；對於信息外部采集，在確定信息合法性及準確性的基礎上，可以運用網絡搜索及高校間交流方式來進行檔案信息的補充。
（四）檔案信息化建設保障體係
高校信息化建設模式本身具有開放性、共享性及集成性，與傳統的檔案信息管理模式有著本質性的區別，該模式在給我們提供大大的便利的同時也麵臨著管理係統和檔案信息的安全威脅問題。當前的社會網絡技術的發展，使得黑客和病毒也無處不在，因此檔案信息安全體係的建立十分必要。做好高校檔案信息化建設的安全保障，不是單單從某幾個環節出發就可以解決的，而是需要從設計、人員管理、製度建設、技術手段等等方麵建立全麵的保障體係。首先保障檔案實體的安全保管，在此基礎上需建立保密製度，嚴格鑒定上網的檔案目錄及全文信息，同時針對校內外進行開放範圍的區別化。其次，檔案管理係統加強管理，運用身份認證、密鑰等措施進行檔案信息數據庫以及網絡檔案信息傳輸的安全保障。最後還應當完善各項規章製度，用以保障整個工作的順利開展[4]。
通過以上的敘述可以發現高校檔案信息化建設模式中的各個組件都是緊密相連的，它們在相互促進中共同發揮作用，缺少任意一個組件該模式都是不完整的。
四、總結
總之，高校檔案信息化建設是一個集複雜性與係統性於一體的工程，該工程的建設需要從實際出發，充分全麵的進行考慮和實施，從思想上實現快速轉變，並加之行之有效的措施的實施，才能夠為實現現代化檔案工作新模式的建設提供堅實有力的保障。
參考文獻：
[1]王桂華.高校檔案信息化的途徑與模式[J].蘭台世界，2006（15）.
[2]吳奕憲.網絡環境下信息資源建設與服務模式研究[J].情報科學，2001，（10）.
[3]金銀海，金海蘭.淺議高校數字化檔案館的建設[J].沿邊大學學報（社會科學版），2003，（3）.
[4]楊小紅.關於檔案信息化的思考[J].遼寧大學學報，2003，（3）.