辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理的問題探討
科技研究
作者：王瓊
摘 要：我國信息技術高度普及的形勢下，辦公自動化也開始在文書工作領域中推廣開來，辦公自動化已經成為了文書檔案歸檔整理的新方向，為了能夠保障工作效率和質量，全麵的推進辦公自動化的進程，快速有效的完成文書檔案歸檔與整合，及時反饋各種文案信息，是現階段文書工作者必須認識的一點，而掌握辦公自動化技術，就成為了現階段相關工作人員必須具備的專業技能，本文針對目前辦公自動化條件下檔案歸檔整理中存在的問題進行分析研究，並提出了具體的解決對策。
關鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理問題；探究分析
文書檔案管理是企事業單位發展中重要的信息整合環節，是各種資料實現整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對於一個單位或者是企業的發展來說有著不可替代的意義，是企事業單位各項重大事件的記錄載體，也是未來各項決策製定的依據，在辦公自動化普及和推廣的趨勢下，企事業單位文書檔案整理工作質量也逐漸提高，同時其中所存在的問題也一一暴露出來。為了能夠更好的推動辦公自動化進程，全麵分析其中存在的問題，並製定合理的解決措施是非常必要的，隻有這樣才能夠符合新時代發展的要求，推動企事業單位的可持續發展。
一、當前文書檔案歸檔存在的主要問題
通過對大量的實踐調查分析發現，現階段我國辦公自動化係統的普及程度已經很高，但是大部分的企業使用的內部局域網，很多外部文件並不是通過電子文檔的形式傳輸的，因此在文件法律效力方麵需要進一步加強，另外由於計算機本身存在一定脆弱性，比如計算機病毒入侵，網絡中斷等問題，因此文檔歸檔的主要形式依舊是紙張。這樣以來在辦公自動化推行的過程中，紙質文檔與電子文檔就成為了兩個主要的工作內容。這兩個方麵的工作，工作人員都可以依據原有的工作模式開展，比如電子文件可以在網上進行分類，立卷、擬寫案卷提名等，然後紙質文件則是依據辦公自動化的程序進行，同時依據機上已經建好的案卷，將案卷目錄，文件目錄以及封麵、備考表等打印出來，並將這些紙質的文件實體依據打印目錄進行排列，標致頁碼並裝訂。這樣的方法實現了傳統做法與辦公自動化的結合，但是新的問題又出現了，那就是工作人員的工作量太大，工作效率與質量都無法得到有效保障，進而導致工作人員被各種繁重的公務所困，無法精力充分利用到編研方麵。
二、實現文書檔案歸檔自動化的必要性
自動化的文書檔案管理係統是以網絡信息化及現代化為目標，而進行的新型技術運用，其發展的基礎是為了促使係統的各個層麵，都能夠達到標準的管理性能，實現在管理工作中的先進性及合理性，促使檔案管理工作更加規範全麵。采用辦公自動化係統後，由於計算機對於文字信息的處理能力十分強大，文書檔案管理工作在計算機的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統計也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時通過係統的指示操作，完成對各類數據的統計清查與檢索，得出所需的相關資料，真正意義上實現檔案業務的自動化辦公。