發言計劃的內容應當包括；
基本觀點及其確切的表達形式；
基本思想的論證以及適當的解釋和說明；
論證說明提出的觀點、意見的作用，優點和不足，解釋其原因；
基本觀點的小結。
善於聽取意見
調查研究表明，聯係工作或交往時，采用口頭交談的方式比書麵方式大約多花費兩倍的時間。
直接工作聯係或交往，可采用非正式會談和正式會談兩種方式。這些工作交往形式的共同點是建立雙邊聯係的必要性。為此，承擔聯係工作的人就應當善於表達意見和善於聽取意見。交往的效果就取決於此。
心理學家確定出，有時我們聽別人講了許多話，可是什麼也沒聽見，常常會感到直至他們講話停止，才聽到了聲音。
為了在會議上聽懂和理解別人發言的內容，必須始終保持高度的精神集中，而這是一種繁重的腦力勞動。隻有做到這一點，才能很好地理解別人發言的內容和思想觀點，並進一步分析好和記住他們的某些重要觀點。
保持連續不斷的精神集中對許多人來說不是輕而易舉的事，這是由於許多原因造成的。例如，注意力被分散了，分散注意力的因素可能是發言人的外貌，他的嗓音、發音等等，也就是非同一般的外界因素。腦力活動的高速度可能幹擾思維知感，因為我們思考問題的速度比說話的速度快3倍，所以，我們在聽別人發言的時候，我們的腦子有很多休息時間，稍不留神就可能離開發言而注意到其它的事情上。
有時可能出現對他人的思想產生反感的情況，這時就很難注意傾聽他的發言。在會議上發言時，需要注意聽眾的反應，為吸引他們的注意力，可以使用必要的反問和重複。如果考慮了這些因素對知覺的影響，就能夠研究和學會提高聽取發言的效果，同時也易於克服聽力的幹擾、和室內溫度、噪音、疲倦等因素的幹擾。此外，還需要學會排除思想意識上的幹擾，這種幹擾妨礙正確地理解、領會別人的思想，例如漠不關心，抱有成見，產生憂慮，對熱情洋溢的發言過分緊張等，都會幹擾正確理解發言者的觀點、內容。
有經驗的發言人、報告人還很注意轉變、誘導聽眾習慣的作用，例如，轉移聽眾對發言者外貌、嗓音或舉止態度的缺點的注意力，改變聽報告時不看報告人的習慣，改變聽眾對小事（腳步聲、幹咳聲）的劇烈反應等。當發言人提出與自己相反的思想或講話中用詞令人不快時產生反感，改變聽眾輕率評價議論、倉促拒絕聽完發言的習慣。在聽眾大腦“開小差”時，改變他們佯裝注意聽講的習慣；以及誘導聽眾詳細地記錄發言的要點等。
係統地分析了上述各種因素後，專家們歸納出有效地聽取發言的一些辦法，這就是：聽眾的積極姿態，在任何情況下都堅持聽完發言的精神，在聽取發言的過程中，保持聚精會神，目光集中，善於分析演講者的發言要點等，有助於集中注意力，提高聽取演說的效果。當人們預先知道演說很長，需要很多時間，就容易產生不願意聽完的思想。這時可能有兩種情況，一種情況是，聽眾認為發言確實沒有價值，不值得注意聽下去，因此注意力轉向其它事情上去了；第二種情況是，聽眾開始時很注意地聽取發言，但隨後感到發言確實沒有意思，才不注意認真聽講了。
主持座談會
主持座談會是一種藝術，它和當眾發表演講的藝術一樣，是可以通過學習、鍛煉而掌握的。采取一定的措施可以提高座談會的效果。為了使座談會開得生動、活躍，使參加者產生興趣，不僅需要內容適宜，而且需要形式恰當，座談時應當目視發言人，不時加以簡短的評語，微微地點頭，或以某種方式表現出對交談的興趣等；這樣做有助於消除談話時的拘束，使座談會順利地進行。應當注意，當提出座談的具體問題時，要做到不拘束、不勉強。恰當地提出問題，能夠使座談討論氣氛變得輕鬆、坦率，可以從各種觀點來探討問題，更確切地表達思想、意見和經驗，從而做到更全麵地了解情況，講明重要的事實，得出結論，做出決策。
隻要座談會的參加者都能積極地采取各種措施來實現上述要求，那麼，座談會就一定取得圓滿成效。
電話交談
心理學的研究表明，長時間用電話交談並不能簡化工作問題的解決，所以，領導者必須恰當地、正確地利用電話來交談；電話接通後很快地答話，自我介紹，說明工作單位，（要電話的人自我介紹）；要心平氣和、文明禮貌地進行交談，不要打斷別人的談話，要注意聲調、語氣，保持冷靜、不要輕易動怒；不要在預約別人來開會或處理緊急工作時打電話；如果在交談過程中要求提供證據，那麼就應當預先通知交談者，給予時間，準備好材料之後再通話。