5.明確文件的版本和修改情況。質量體係文件規定，文件必須標明當前的版本和文件修改情況。文件更新版本的條件有兩個：一是文件的核心內容發生了重大的修改，二是文件已經修改了多次。具體的標示方法是，用兩位阿拉伯數字表示，前一位表示版本，後一位表示修改次數。如1.8，表示該文件是第一版，已經經過了8次修改。更新版本或修改文件，都要更新文件，由文件管理部門收回舊文件，發放新文件。
我特別讚同質量體係文件的文件版本和修改的做法。我們許多企業的財務係統沒有文件版本和修改控製的概念，往往采取原來的文件不更新，再發布一些補充規定，關於第幾條修改的通知等做法，不能保證文件的有效使用。大家想一下，執行人員手裏有一份文件是有效的，還有好幾份修改和補充規定也是有效的，在執行中搞亂的概率是很大的。
6.明確文件的統一編號規則。利用文件編號可以把文件的分類、級別、編寫部門、順序號等信息簡單明了地表示出來。
7.明確文件編寫、審核、會簽、批準、發放、複製、修改、收回、報廢、銷毀、存檔、借閱、破損和丟失的處理程序。
我們可以檢查一下，我們的財務管製度體係是不是有一個明確的文件管理規定，對上述的這些文件管理環節都有明確、清晰的規定。我想，如果我們能夠把上述的這些文件管理環節都控製住了，我們的財務管理製度體係的文件管理水平就能夠大大提高。
當然，質量體係文件管理的內容遠不止我上麵所列的這七點，我在這裏隻是起一個拋磚引玉的作用，大家如果覺得我說的這些內容，對我們的財務管理製度體係建設具有參考價值的話，可以到書店裏買一本《質量體係文件編製指南》仔細研究研究。
二、對財務管理製度範圍的理解
財務管理製度是企業管理製度的一個重要組成部分，和其他業務係統的管理製度產生一些交叉在所難免，這就需要對財務管理製度的範圍進行界定。一個公司的所有管理製度，從財務管理的角度來看，可以分為如下三個組成部分：
第一部分：財務部門自身的管理製度。什麼是財務部門自身的管理製度？就是和其他業務係統的管理製度沒有交叉，隻有財務部門的財務人員才會製定的管理製度。例如現金管理製度、出納保險櫃的管理製度、財務報表的管理製度、會計檔案管理製度、財務印鑒管理製度、會計科目使用說明等。
第二部分：與財務管理相關性很強的業務管理製度。什麼叫相關性很強？就是這些業務管理沒有製度，或者製度不完善，出現了問題，財務係統也要承擔部分責任。像采購管理製度、倉庫管理製度、固定資產管理製度、應收賬款管理製度等。這些管理製度，有的公司是財務部門來製定，有的公司是業務部門來製定，有的公司是業務部門和財務部門共同來製定。
第三部分：與財務管理相關性不強的業務管理製度。一個企業的所有管理製度，深究起來都與財務相關，因為任何業務管理的結果，最終都會直接或間接地影響到企業的收益。比如食堂衛生管理製度，是為了保證職工飲食安全，如果食堂衛生沒有相應的管理製度，或者製度不完善，造成職工吃了不幹淨的食品，引起疾病，企業也要承擔經濟損失。因此，我們不能說這和財務不相關，隻是這些業務和財務的相關性不強罷了。或者說，這些業務管理沒有製度，或者製度不完善，出現了問題，財務係統不需要承擔責任。這類管理製度還包括計劃生育管理製度、安全保衛管理製度等。
因此，我們在界定財務管理製度的範圍時，既不能狹義地隻界定為財務部門自身的管理製度，也不能廣義地把企業所有的管理製度都界定為財務管理製度。我認為，一個完善的財務管理製度體係，應該包括財務部門自身的管理製度和與財務管理相關性很強的業務管理製度兩部分。
三、對財務管理製度層次的理解
如果是單獨的一個公司，隻要按照界定的財務管理製度範圍，製定相關的製度就行了，不存在財務管理製度的層次問題。現在，我們探討由多個成員公司組成的企業集團財務製度控製問題，就必須把成員公司的財務管理製度，和集團管理成員公司的財務管理製度分為兩個層次，才能把問題搞清楚。
第一層次：單獨一個公司的財務管理製度，也可以稱為集團成員公司的財務管理製度。它主要是規範本公司對各項業務活動的控製。我國已經出版的《會計製度設計》、《財務管理製度設計》、《財務控製製度設計》等著作，對此多有論述，在此不再重複。