正文 第30章 效率到位,執行有效率管理見成效(3)(1 / 2)

從上麵的介紹中我們可以看到,在眾多的公司中,海爾是“當日事當日畢”的一個典型代表。我們並不是要建議其他公司照搬或者模仿海爾的做法,而是要讓公司中的每個人都成為“日事日畢,日清日高”的高素質、高效率的人才。

無論是“日事日畢”還是“日清日高”,其主要的核心還是在於提高工作效率,切實有效地搞好工作的落實。要想達到這個要求,首先就要形成一種不拖拉的工作作風,今天能完成的事絕不拖到明天,該完成的工作盡可能提早完成;其次還要保證工作能夠有序地進行,做到“日清日高”。

“日事日畢”至少包含了兩點關鍵因素:合理的計劃和良好的執行力。

合理的計劃要求你充分掌握自己的情況,並對工作進行正確認識,並充分預測可能的風險;合理的計劃還是執行的前提,不要把計劃製定得很難完成。

現在的工作,往往計劃性十足,按照一個規範的管理流程,在項目初始就執行了多種計劃,首先從工期和質量去考慮,然後再分為安排、溝通、培訓、開發、部署、測試等。在第一次把計劃做完之後,所有人都會認為,看我們這個計劃多麼合理啊,看來我們能夠在指定的時間內完成我們的目標了。

事實真的如此嗎?當然不是,總是有多種因素的影響,讓我們的各種計劃,特別是每天的進度,總是不能盡如人意。諸多的會議總是頻繁召開著,因為我們大家都知道,溝通是多麼重要,但誰也不知道這種會議究竟能起到多大的作用。有些人在努力地工作著,也有些人會丟失了每天的工作方向,不知道自己的目標在哪裏。在擁有了諸多規範和計劃措施以及原則之後,我們把“日事日畢”忘記了。

如果工作沒有時間限定,就如同開了一張空頭支票。隻有懂得用時間給自己施加壓力,才能及時地完成任務。所以最好製定出每日的工作進度表,記下事情,定下期限。每天都有目標,也都有結果,“日清日新”。知道自己每天要去做什麼,才能談得上關注目標,才能發現各種複雜的因素到底是如何影響我們每個人每個時刻的工作的。

所以,從現在起就下定決心拿支筆來,將對自己最有用的建議畫條線,並且把這些建議寫到另一張紙上,再將它放在自己觸目可及的地方,如此可有助自己完成“改革”行動。

(1)列出自己立即可做的事。從最簡單、用很少的時間就可完成的事開始。

(2)持續5分鍾的熱度。要求自己針對已經拖延的事項不間斷地做5分鍾,把鬧鍾設定每5分鍾響一次;然後,著手利用這5分鍾;時間到時,停下來休息一下,這時可以做個深呼吸,喝口咖啡,之後欣賞一下自己這5分鍾的成績。接下來重複這個過程,直到不需要鬧鍾為止。

(3)運用“切香腸”的技巧。所謂“切香腸”的技巧,就是不要一次吃完整條香腸,最好是把它切成小片,小口小口地慢慢品嚐。同樣的道理也可以適用在工作上:先把工作分成幾個小部分,分別詳列在紙上,然後把每一部分再細分為幾個步驟,使得每一個步驟都可在一個工作日之內完成。每次開始一個新的步驟時,不到完成,絕不離開工作區域。如果一定要中斷的話,最好是在工作告一個段落時,使得工作容易銜接。不論是完成一個步驟,或暫時中斷工作,記住要對已完成的工作給自己一些獎勵。

(4)把工作的情況告訴別人。讓關心這份工作的人知道工作的進度和預定完成的期限。注意“預定”這個詞彙,我們要避免用類似“打算”“希望”或“應該”等字眼來說明進度。因為這些字眼顯得過於籠統。告訴別人的同時,除了會讓自己更能感受到期限的壓力外,還能讓自己有聽聽別人看法的機會。

(5)在行事曆上記下所有的工作日期。把開始日期、預定完成日期以及其間各階段的完成期限記下來。不要忘了“切香腸”的原則:分成小步驟來完成。一方麵能減輕壓力,另一方麵還能保留推動自己前進的適當壓力。

(6)保持清醒。以為閑著沒事會很輕鬆嗎?其實,這是相當累人的一種折磨。不論我們每天多麼努力地決定重新開始,也不管我們用多少方法來逃避責任,該做的事,還是得做,壓力不會無故消失。事實上,隨著完成期限的臨近,壓力反而與日俱增。所以,千萬不要拖拉,把今天的事留給明天去做,那樣隻會讓自己有更大的壓力。

在執行中實現效率

19世紀末20世紀初的現代管理之父泰勒,在米德維爾鋼鐵廠開始研究和實踐“泰羅製”的管理製度,此時正值全世界掀起了一次又一次管理浪潮,造就了一個又一個強大的公司。2002年,美國人博西迪和查蘭憑借其在通用電器等優秀公司的管理實踐和研究,撰寫了《執行》一書,迅速在全球掀起了新的一輪“以完成任務為目標的提高效率”為宗旨的執行力旋風。聯想到100多年前泰勒為提高工人生產率所作出的不懈努力,人們不難發現,世界管理的革命似乎又回到了重視如何提高工作效率的起點,100年裏,世界的政治、經濟、文化、技術均已發生了翻天覆地的變化,這種回歸不是簡單的曆史再現,卻不可辯駁地表明:如何正確地做事是公司永恒的難題,世界變化得越快,這個問題就越顯著。