確定企業的表單體係，有兩個具體要求：第一是係統，應包括所有環節，以便於控製整個采購過程。第二是簡捷，在滿足功能的前提下盡可能化繁為簡，以確保表單的數量和範圍的合理性。否則，就有可能麵臨整天埋頭於表單之中，卻無法有效監控進程的尷尬。
３追求完善。追求完善，主要依靠有效的管理方法。前麵所介紹的目標管理法、六倍標準差法、循環改進法，都是已經被實踐證明的成功管理模式，尤其適用於實現目標、降低缺陷、持續改善方麵的管理，應該成為采購總監追求完善的必備工具。
但在應用這些工具時應該注意三點：第一要抓住關鍵，包括目標、責任、進程；第二要克服障礙，包括思想認識、工作方法、應用時機；第三要順應特點，包括圍繞計劃、協調關係、關注提升。否則，就難以達成預期的目的。
關於采購管理的優化，還可以借用和引申一位專家為成功采購所總結的三個關鍵詞：眼界、信任、堅持。首先，要開闊眼界，從整合的視角來統籌采購要素，尋求最佳組合，提供有利條件。其次，要在合作過程中建立起信任，以自律和法規為基礎，通過相互間的合作獲得共贏的結果。最後要在追求完善的過程中學會堅持，不管遇到什麼困難，都要積極去協調、去解決，用耐心和恒心迎接最終的成功。
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