正文 第30章 采購過程的稽核(1)(2 / 3)

四、驗收環節:履約性

驗收環節的稽核重點是履約性,集中在品種、數量、質量、時間方麵,合同的規定就是相應的標準。

品種稽核主要是檢查供貨的種類是否履約,是不是合同所規定的品種。

數量稽核主要是檢查供貨的數量是否履約,有沒有超供、缺供、斷供的情況。

質量稽核主要是檢查供貨的質量是否履約,能不能達到合同所規定的要求,提供的檢驗文件是否合格。

時間稽核主要是檢查供貨的時間是否履約,是否有提前或延期供貨的現象。

某鋼廠通過加強驗收稽核環節的工作,取得了明顯成效,有三個例證:一是該公司針對產品的特殊性,強化交貨的計量監督,僅在一年內就發現汽車運輸計量不足事件154起,追回貨款15.4萬元。二是在合約中明確質量索賠條款,並在驗貨時嚴格執行,在對一家供應商提供的氧化鐵皮進行化驗後發現,鐵皮中被摻入了富礦粉,平均含鐵量大大低於質量標準,企業隨後運用了索賠條款向該供應商提出了索賠要求,減少了數十萬元的經濟損失。三是通過對55起加工煤分層事件的處理,挽回直接經濟損失9.5萬元。

通過數量和質量稽核,該鋼廠減少了經濟損失。假如不在數量和質量上嚴格把關,不法供應商的行為就有可能得逞,合同的效力也不可能得到顯現,企業的效益就難以得到保障。因此,采購稽核的作用不可低估,僅僅是驗收稽核就可以達到鑒別供應商、維護正當權益、避免經濟損失的多重功效。如果實行了全麵的采購稽核,可取得的功效一定會更多、更大。

五、結付環節:相符性

結付環節的稽核重點是相符性,集中在賬物、憑證、手續三個方麵。

賬物稽核主要是檢查賬單和實物是否相符,入庫數量和實際庫存數量必須保持一致。

憑證稽核主要是檢查付款單據是否相符,要按照財務規定查驗付款申請單、采購合同、物料檢驗單、物料入庫單、發票的對應性,要確定所有單據的合同編號、物料名稱、數量、單價、總價、供應商都相同。

手續稽核主要是檢查付款過程與財務要求是否相符,確保在付款審批、合同核對、支付方法方麵的無誤。

六、評估環節:有效性

評估環節的稽核重點是有效性(效果和效率),集中在管理方麵,包括審批、分工、操作、成果。

審批稽核主要是檢查采購業務的程序是否有效,有沒有未經審批擅自采購的情況,實際采購與審批內容是否相符。

分工稽核主要是檢查業務人員的分工是否有效,是否適應采購的特點,能否起到相互製約的作用。

操作稽核主要是檢查業務的處理過程是否有效,有沒有延誤的情況和違規的現象發生。

成果稽核主要檢查采購是否有效,是否提供了最適合的產品、采購的性價比和增值性是否最高。

星龍灣大酒店在鮮花的簇擁和鞭炮的喧囂中於2001年8月8日正式對外營業。最讓星龍人驕傲和炫耀的是酒店大堂裏的一盞絢麗奪目、熠熠生輝的水晶燈,據說是從奧地利進口,價值高達120萬美元,隻能在國內外少數幾家五星級大酒店才能見到。經過媒體的大肆渲染,開業當天來往賓客都對這盞豪華的水晶燈讚不絕口、稱羨不已,客房入住率超過80%。負責采購這盞燈的王副總經理也因此受到了領導的讚揚。但好景不長,兩個月後這盞高價水晶燈就出了狀況,先是失去了原來的光澤,隨後是部分金屬燈杆有了鏽斑,還有一些燈珠破裂甚至脫落。這一結果引發了外界的議論和領導的重視,事件真相很快就水落石出。原來這盞價值近千萬元人民幣的水晶燈根本不是從奧地利進口的,而是通過南方某地的W公司代理購入的贗品。經查實,這筆交易是由王副總經理一手操縱的,從簽訂合同、驗收入庫到支付貨款都是由他說了算,合同中規定的條款如提供產品驗證證明書等都沒有得到執行。他之所以這樣做是因為收受了W公司的巨額好處費。