在一般的情況下,對采購合同是否履約的認定主要集中在名稱、時間、規格、數量、質量五個方麵。要對供貨名稱、供應時間、產品規格、貨物數量、外在質量進行查驗,隻有當這五個方麵完全符合合同條款的要求時,才能接收並認定相關合同已經履約。如果發現有與合同條款不符的情況,接收人員應該及時與主管部門聯係,落實解決辦法。
當然,貨物驗收的實際情形會相對複雜,有的時候一個合同要分幾次完成,有的物品還需要進行專門的質量或成分檢測,但不論過程多麼複雜,履約查驗的準則都是一樣的,就是所供應的物品都要與采購合同的相關條款要求保持一致。
判斷合同是否履約,不能采取“一刀切”的方法。並不是說有某些條款不能達標,這個合同就被定為未能履約,應該根據實際的情況區別對待。有些問題可以彌補,在彌補後就可以視同為已經履約;隻有當出現的問題難以彌補時,才能做出未能履約的結論。
二、單據核實要以遵守財務規章為準則
當某一個合同已經履約,就應該進行相應的貨款結算。貨款結算的要任務是單據核實,必須以遵守財務規章為準則。
在一般情況下,需要核實的單據有五種,分別是付款申請單、采購合同、物料檢驗單、物料入庫單、對應的發票。必須按照相關的財務規章對單據進行認真核實。核實的重點在三個方麵:首先是單據的匹配性,五種單據必須保持六個一致(包括合同編號、物料名稱、數量、單價、總價、供應商);其次是單據的規範性,格式、填寫內容、發票類型都要符合標準;最後是單據的真實性,發票、檢驗單、入庫單都不得弄虛作假。
嚴格遵守財務製度,可以讓企業有效地規避在貨款結算方麵的風險,保證資金的安全。
三、對策定奪要以維護長遠利益為準則
當某一個合同被確定未能履約時,就應該進入糾紛處理板塊,並進行相關的對策定奪。
對策的定奪,必須以維護長遠利益為準則,要在分析利弊得失的基礎上,選擇對企業最為有利的方法和途徑。
解決糾紛通常有五個渠道:按照合同執行、雙方協商解決、第三方調解、仲裁機構仲裁解決、司法機關依法解決,企業可以根據具體情況做出明智的選擇。
1按照合同執行。按照事先在合同中明確的違約責任和免責事項執行,由違約方向另一方支付違約金,或向相關責任方提出索賠或要求理賠。
2雙方協商解決。對未在合同中明確規定的事項,雙方經過協商後妥善解決,必要時可以對原有合同進行變更或解除。
3第三方調解。在雙方對爭議和糾紛協商未果的情況下,可通過雙方認可的第三方進行調解,達成一致。
4仲裁機構仲裁解決。當雙方對爭議或糾紛的處理不能達成一致時,任何一方都可按照相關法規提出仲裁申請,仲裁結果對雙方都有約束力。
5司法機關依法解決。在雙方爭執不下的情況下,任何一方都可以按照合同法規定向法院提出對另一方的起訴,由法院根據相關事實和法律依據作出判決。
中國華銳風電曾經是美國超導公司最大的客戶,2010年華銳的訂單占超導公司營業收入的70%以上。但在2011年4月,美國超導公司發布公告稱:3月31日華銳風電拒收了該公司貨物(15兆瓦和3兆瓦風機核心電控組件),並對價值約5600萬美元的合同延期付款。
此後不久,美國超導公司在華的生產企業——蘇州美恩超導有限公司就華銳風電涉及8個采購合同拒絕收貨向北京市仲裁委員會提出仲裁申請,要求對方支付429億未付貨款以及總計近6500萬元的貨款利息、經濟賠償等費用。而華銳風電則聲稱:是因為對方提供的產品質量未達到合同標準才拒絕收貨,並已掌握了相關的核心證據,因此反請求北京仲裁委員會,要求對方賠償79億元損失。
這是一個企業通過仲裁方法解決糾紛的案例,目前雙方仍在等待最終的判決。但不管結果如何,雙方曾經有過的夥伴關係也將不複存在。無論誰占上風,事實上都將是兩敗俱傷,因為華銳風電將因此失去穩定的貨源,而超導公司將為此失去固有的市場。這種結局可能並不是雙方的初衷。采購總監可以從這個案例中得到一些領悟,就是在定奪解決糾紛的方法時,必須以維護企業的長遠利益為準則,要權衡利弊、考量得失,否則,就有可能陷入得不償失的泥潭。