１原則的規範。在擬定合同的過程中，必須按照合同法的有關規定，堅持五項原則：一是平等原則，不得將自己的意願強加給對方；二是自願原則，當事人依法自願訂立合同的權利不受幹預；三是公平原則，當事人應公平地確定雙方的權利和義務；四是誠信原則，履行合同要以誠實和信用為基礎；五是守法原則，訂立和履行合同必須遵守法規和社會公德。
２內容的規範。正規的合同應該包括三個部分：首部、正文、尾部，各部分的相關內容如下。
首部：名稱、編號、簽訂日期、簽訂地點、購銷雙方的名稱、合同序言。
正文：商品名稱、品質規格、數量、單價與總價、包裝、裝運、到貨期限、到貨地點、付款方式、保險、商品檢驗、紛爭與仲裁、不可抗力。
除此之外，還可以根據需要選擇保值、價格調整、誤差範圍、法律適應（特定的國家或地區）等條款。
尾部：合同的份數、使用語言及效力、附件、合同生效日期、雙方的簽字蓋章。
在購銷雙方已經簽訂了長期認證合同的前提下，就可以采用相對簡單的訂單合同，隻對需求數量、交貨日期、特殊要求進行表述，其他條款均按照認證合同執行。
３形式的規範。要采用合同法規定的形式訂立合同，並以書麵合同為主，減少其他形式合同的使用。
書麵合同包括合同書、信件、數據電文（電報、電傳、傳真、電子數據交換、電子郵件等）。采用信件或數據電文形式訂立采購合同時，必要時可以要求對方提供確認書，對合同內容予以認可。其他形式包括口頭合同、默示合同、推定合同。
某百貨商場采購部王經理與一家知名品牌化妝品公司的業務員小吳有業務往來，也比較熟悉。有一天小吳在外地打電話給王經理，告訴他有渠道可以提供特價的香皂和洗發水，問王經理是否有興趣。王經理覺得價格很合適就委托小吳代為購買，並把購貨款打入了小吳的私人賬戶，第二天就收到了小吳快遞過來的價值兩萬多元的特價香皂和洗發水，王經理十分滿意。沒過幾天，王經理又接到小吳的電話，告訴他這次可以提供更大批量的特價商品，王經理毫不猶豫地給小吳的賬戶打去了７萬多元，委托他代為購買。結果，幾天過去後不但沒有收到貨，小吳也聯係不上了，王經理隻能報警。一年半以後，公安機關通過網上追逃抓獲了小吳，但王經理彙給他的７萬多元貨款早已被揮霍一空。
王經理與小吳做生意，采用的就是口頭合同的形式，結果給百貨商場帶來了不小的損失。這個案例提醒我們，雖然口頭合同也是《合同法》認定的合同形式，但與書麵合同相比，顯然不定因素更多一些，履約風險也更大一些。因此，企業在簽訂采購合同時，還是采用書麵合同的形式為宜。因為書麵合同具備有據可查的優勢，一旦發生問題，也便於舉證和分清責任，避免口說無憑的風險。
二、合同審批環節重在防範
審批合同環節要注重兩個防範：舞弊的防範、風險的防範。
１舞弊的防範。采購合同中出現舞弊現象的可能途徑，主要包括價格舞弊、數量舞弊、質量舞弊、供應商舞弊。
價格舞弊。常用的手法是高價采購。比如，某公司采購員小張，為了能得到９％的回扣，以２６００元的價格，購買了３０台市價為２０００元的彩電，公司為此多付出１８０００元［（２６００－２０００元／台）×３０台］的貨款，小張則私吞了７０２０元（７８０００元×９％）的回扣。
數量舞弊。常用的手法是超量采購。比如，有的采購人員因為與供應商之間有利益串通，不惜通過加大采購數量的方法來謀取私利，計劃訂購數量為２０００箱的產品卻訂購了４０００箱，多訂購的部分就可以在供應商那裏拿到回扣。這種方法相對隱蔽，一旦被發現，采購人員還可以用各種冠冕堂皇的借口來強辯，比如說成是為了降低成本或增加安全庫存等。
質量舞弊。常用的手法是以次充好或者超標采購。比如，某賓館在裝修時采購員史某收受了供應商的賄賂，簽訂了１０１萬元的燈具采購合同，合同規定，燈具要采用奧地利著名珠寶公司出產的水晶珠，並需要提供相應的檢驗證書。但實際上供應商提供的燈具隻是從國內一家公司購買的、略經加工的玻璃燈具，價值不足４０萬元。事發後，史某對與供應商合夥貪汙的事實供認不諱。再比如，有的采購人員經不住“好處”的誘惑，不顧既定的標準去購買供應商推銷的高質高價產品，使企業蒙受了不必要的損失。
供應商舞弊。常用的手法是把自己或親友的公司確定為供應商。比如某超市采購人員徐某，以老婆的名義開了一家公司，通過與內部相關人員的勾結，把自己的公司列入供應商名單，並利用職權使該公司成為企業所需產品的代理商。由於超市對公司所代理的產品需求量很大，所以沒過多久徐某也成了身價不菲的老板。