一、采購預算的四大功能
采購預算的功能表現在四個方麵：一是完成企業計劃，二是加強內部協作，三是決定資源分配，四是控製費用支出。
１完成企業計劃。企業計劃包括戰略計劃和作業計劃，采購預算的編製，不能偏離企業的發展方向和作業目標，必須在企業計劃的框架內製定部門的指標，以確保采購任務的順利完成。
２加強內部協作。編製預算的過程也是企業內部各部門協作的過程，各部門的業務預算既相互獨立，也相互依存，需要有全局觀念，更需要相互配合。比如，采購預算的依據，在生產企業是生產預算，在銷售企業是銷售預算，采購預算不可能脫離生產或銷售依據，憑空編製，必須與生產預算或銷售預算相匹配。
３決定資源分配。業務預算是爭取資源的基礎，預算的大小，會在一定程度上對資源的分配產生影響，左右資源分配的結果。在預算合理的前提下，預算的大小通常與獲得資源的多少成正比。
４控製費用支出。預算一旦獲得通過，就必須嚴格執行，以避免不必要的費用支出，降低采購成本，實現采購目標。
了解采購預算的功能，有助於采購總監在製定預算的過程中，關注企業方向，考慮全局利益，積極爭取資源，合理安排支出。
二、影響預算的五個因素
影響預算的因素主要包括五個方麵：采購環境、標準成本、運行狀況、價格走勢、考評機製。
１采購環境。宏觀經濟的形勢、國家的政策法規、相關的技術動態、市場的變化情況、同行的競爭走向都會對采購活動造成不同的影響。
２標準成本。編製采購預算時，由於價格的不定因素，通常都會用標準成本作為物品價格進行測算，而標準成本與實際進價的差額，就會影響到采購預算的準確性。
３運行狀況。企業生產效率或商品損耗率的高低，都會對采購預算產生影響。以生產企業為例，當生產效率和預算水平發生偏差，出現了物耗過高的情況，所增加的物耗損失，就成為了采購預算的缺口。
４價格走勢。如果不能對計劃期的價格走勢做出準確預估，相關的變化也會造成采購預算上的偏差。
５考評機製。企業的績效考評機製，有時候也會對采購預算產生影響。比如，不少企業都把預算完成情況作為考核部門和個人的指標，而預算的完成情況又往往會受到不可控因素的左右，為了不影響部門或個人的利益，保守的采購主管就會提交一份收縮了的預算。
明辨影響預算的因素，有助於采購總監在審核預算時，多具備一些宏觀視角，多考慮一些相關因素，在考評方麵多提出一些更客觀的標準。
《泉州晚報》２０１２年３月１２日刊登的一篇報道稱，該市２０１１年的外資設備物品進口額達１４億美元，同比增幅超過兩倍。海關資料表明，進口的多為資源性及原料性商品，如原油、農產品、機電產品、初級形狀的塑料、紡織紗線和織物、紙漿等。進口額的成倍增長，主要得益於當地企業借人民幣升值和國外經濟不景氣之機，擴大原材料、機械設備進口量以增強競爭力的普遍做法。針對這種勢頭，記者給出了善意的提醒，因為根據商務部專家分析，從２００２年啟動到２０１１年延續了９年之久的初級產品牛市已開始進入熊市，這一點不會因美國維持寬鬆貨幣政策而改變。在這種基本格局下，企業采購原料要注意防範價格跳水的風險，別在高位買得太多，以免增加企業經營成本。
這篇報道針對泉州企業的普遍做法，從價格走勢的角度敲響了警鍾，可以說是很及時也很到位。這篇報道對采購預算也同樣有著提醒的作用，因為如果缺乏對價格走勢的準確判斷，就勢必會造成采購預算的失誤。
三、製定預算的六種方法
常用的預算方法有六種：固定預算、彈性預算、零基預算、增量預算、滾動預算、概率預算。各種方法的定義、特點、條件，請見表。
采購預算方法一覽表
方法定義特點條件
固定預算
是指在編製預算時，隻把預算期內正常的、可實現的某一固定業務量水平作為唯一基礎的預算方法。
按照可能實現的經營活動水平，確定相應的固定預算數。編製相對簡單但局限性較大，缺乏可比性。
隻能針對一種業務，且業務量水平比較穩定，不能同時進行多種業務量的預算。