（第一節） 業務地位決定采購任務
采購是指不同組織為了實現預定目標，依據各自特征，采取相應管理，獲取所需物品而進行的活動，由任務、對象、類型、模式等要素所構成。采購任務由需要實現的預定目標決定，采購對象由需要獲取的所需物品決定，采購類型由需要依據的各自特征決定，采購模式由需要采取的相應管理決定。采購的要素構成。不論是哪種組織，采購的活動都要圍繞這些要素展開，都會受到這些要素的製約。
不同的組織特征會對采購活動產生不同的影響。組織特征可以通過三個級別的維度來表現：一級維度是運作宗旨，二級維度是運作屬性，三級維度是運作範圍。根據不同的特征，可以把組織歸為兩種類型、多種形態。
采購總監實戰手冊
組織分類表
運作宗旨效益型組織職能型組織
運作屬性生產企業銷售企業服務企業政府機關事業單位社會團體
運作範圍
製造批發物流
加工零售電信
裝配貿易金融
中央
地方
教育公益機構
科技慈善組織
衛生民間協會
通過表我們可以清楚地看出不同組織的各種形態。當然，效益型組織和職能型組織的分類隻是相對的，並不意味著效益型組織不履行職能，或職能型組織不注重效益，兩者之間的區別在於是以效益為主還是以職能為主。即便是非營利性的公益組織，也需要講求效益，隻是效益的分配方式與其他組織不同，不是將所得效益回饋給出資人或合作者，而是用於公益事業的進一步擴展。
采購總監作為組織采購活動的總管和監理，必須了解不同組織的差異，對采購的構成要素要有專業的認知：需要清楚采購的任務、知曉采購的對象、明確采購的類型、熟悉采購的模式。
首先要清楚采購的任務。盡管不同的組織采購的目的並不一致，但采購的任務卻基本相同，都是為了實現預定的目標。而實現預定目標，又必須以組織的運行順暢為前提。因此，采購活動的任務可以概括為四個方麵：一是保證供給，二是把握質量，三是控製成本，四是推進管理。換一個角度看，采購任務又與采購地位不無相關。采購的任務，可以說正是由於采購在企業中的運行起點、質量原點、效益基點、供需交點的業務地位使然。采購任務和采購地位的關係所示。
一、運行起點——保證供給
采購是運行的起點。假如火力發電廠沒有原煤，大型超市貨源斷檔，旅遊公司買不上機票，政府機關缺少辦公用品，高等院校缺乏教學設施，紅十字會購不到救災物資，這些組織也就無法正常運轉。采購是組織運 的前提，沒有采購的供給保證，生產企業就無法進行生產，銷售企業就無法進行銷售，服務企業就無法進行服務，政府機關就無法進行管理，事業單位就無法進行工作，社會團體就無法進行救助。
保證供給是采購的首要任務，要求是準時、適量。首先到貨要準時。
因為如果到貨過早就會產生占用倉庫和占用資金的問題，到貨過晚就會造成生產企業的停產、銷售企業的斷貨、服務企業的延誤，政府部門、事業單位、社會團體的工作也會受到不同程度的影響。其次要數量適當。數量不足所造成的影響與交貨過晚相類似，數量過多的影響與交貨過早相類似，區別隻是影響程度上會更大一些，因為還有一個補貨、推銷或處理的過程。
二、質量原點——把握品質
采購是質量的原點。質量管理專家克勞士比（ＰｈｉｌｉｐＢＣｒｏｓｂｙ）認為，企業近５０％的產品質量問題都可以歸咎在材料的錯誤采購上。事實上，所有組織都會因各自采購價值在總運行成本中的不同比重，而在質量方麵受到不同程度的製約。采購值比重與受製約程度成正比。比如，銷售企業所銷售的商品，絕大部分都是采購後直接轉入銷售，其質量幾乎完全受製於采購品。生產企業的采購值比重雖然不如銷售企業，但卻明顯高於服務企業，因此，采購品質量對其產品質量的製約程度會略低於銷售企業而明顯高於服務企業。職能型組織的情況相對特殊，但也會或多或少地受到采購品質量的製約。
把握品質是采購的關鍵任務，重點是上遊管控。相關的實踐經驗表明，如果企業能把三成的質量管理精力由內部轉向對上遊供應商的質量監控上，企業自身產品的質量水平則可以提高五成以上。對上遊供應商的質量管控，應該從三個方麵入手：一是明確標準，要對產品質量提出具體的要求；二是監控過程，要對供應商的生產進行全程的質量跟進；三是改進問題，對供應商所存在的質量問題要提出改善目標。
三、效益基點——壓縮成本
采購是效益的基點。通常情況下采購支出在企業運營成本中的比例為３０％～９０％。這種比例上的差別主要取決於企業的類型和所處的行業。比如服務企業平均為３０％～４０％，生產企業平均為６０％～７０％，銷售企業平均為８０％～９０％。又比如在生產企業中，印刷和出版業為３９％，化學與合成業為５３％，石油與煤製品業為８６％。在銷售企業中零售業為８５％，批發業為９３％。一般而言，采購支出比例越高，可提供的成本壓縮空間越大。有關研究結果表明，在其他條件不變的前提下，原材料價格降低２％，可以使企業的淨資產回報率增加５０％。