文秘人員的素質加強探討
管理縱橫
作者：張惠勳
【摘要】新時期新要求，文秘人員的素質建設需要一手抓“實踐”，一手抓“教育”，以形成良好的素質建設體係。本文立足文秘人員的素質現狀，從文秘人員的思想、業務、培養學習等方麵，闡述了新時期文秘人員素質建設的若幹措施。本文旨在強調文秘工作的重要性，並通過若幹措施的提出，促使新時期文秘人員素質建設的有效開展。
【關鍵詞】文秘 人員 素質 強化
文秘工作是各部門的樞紐，是領導的 “左右手”，其工作好壞直接影響到領導的工作效率。從實際來看，文秘工作陷入 “尷尬”的境地，文秘人員在思想認識、業務能力等方麵，都存在一定程度的問題。同時，新時期下，多元化的發展機製對文秘人員的素質提出了更高要求，尤其是在思想、業務能力等方麵，是建設高素質、高水平文秘隊伍的基礎。本文筆者結合多年的工作經驗，就新時期如何提高文秘人員素質建設，闡述幾點看法。
一、文秘人員在思想上要適應
從實際來看，文秘工作存在一些錯誤認識： ①認為文秘工作流於形式，表現為可有可無，人員更換頻繁；②認為文秘人員的發展空間狹窄，無上升的發展前景； ③認為秘書工具比較簡單，就是單純的跑跑腿腿、收拾收拾，存在較大的隨意性。所以，在新時期下，文秘人員的素質建設，首要任務就是強化文秘人員的思想認識，在思想上要適應，具體如下：
（1）增強責任感。文秘工作不是流於表麵的 “打雜”，而是在處理各類文件的同時，能夠處理相關的問題，並為領導提供有效的各種信息，是領導的助手、參謀，需要確立全方位的服務理念，增強崗位的責任感，以提高文秘人員的工作效率。
（2）增加緊迫感。文秘工作具有重要的地位，是領導的 “左右手”，發揮著重要作用。新時期下，企業處於轉型期，快節奏的運轉情形，強調了文秘人員的高素質。所以，對於文秘人員而言，需要具有緊迫感，以更好地投注到新時期的服務中去。
（3）增強光榮感。秘書工作是實現個人價值的重要平台，有著較好的發展空間。秘書人員是各部門的紐帶，是整合企業信息資源，提高領導工作效率的有力推手。所以，要增強文秘人員的光榮感，轉變傳統的錯誤認識，以滿腔熱情投身到文秘事業。
二、文秘人員在業務上要精通
現代文秘工作強調業務的精湛性，尤其是新時期下，高效而信息化的工作係統，更加需要文秘人員有著良好的業務能力。從實際來看，新時期的新元素，對秘書人員提出了新要求。所以，要強化文秘人員的業務能力，需要多方麵有力條件的形成： ①正確而有效的思想政治教育； ②領導層的重視及支持；③完善的管理製度； ④有力的教育培訓工作。其中，關鍵在於文秘人員要轉變服務理念，以正確的思想為導向，適應領導的工作需求，尤其是工作方式方法的適應，這主要體現在“四個轉變”上，即由傳統的文件收發、會議通知等適宜的處理向“及辦事又出策略”的方向轉變； 由單一的辦事理念向“科學管理”的方向轉變； 由老態的服務模式向 “現代化辦公設備”的服務方向轉變。隻有務實秘書工作的方方麵麵，抓住 “四個轉變”不放手，才能推動文秘工作的發展建設，進而更好適應新時期的工作需求。